Wie werden SEPA-Lastschriften bei Verträgen abgewickelt?

Die Mitgliedsbeiträge deiner Kunden kannst du bequem per SEPA-Lastschrift einziehen. OptiOffice erzeugt dir dafür eine Datei mit allen fälligen Beiträgen, die du bei deiner Bank hochlädst. Wichtig dabei: Für Verträge und für normale Rechnungen gibt es jeweils eine eigene SEPA-Datei. Die Beiträge aus Verträgen ziehst du unter Personen → Verträge ein, Rechnungen dagegen im Rechnungsbereich, dazu steht mehr im Artikel Wie kann ich Rechnungen per Lastschrift/SEPA einziehen?.

Was du dafür brauchst

Bevor du loslegst, brauchst du ein Geschäftskonto, über das du Lastschriften einziehen darfst, sowie eine Gläubiger-Identifikationsnummer (trägst du unter den Einstellungen ein). Außerdem muss dir von deinen Kunden ein SEPA-Mandat vorliegen. Im Vertrag des Kunden muss die Zahlweise auf Lastschrift stehen und die Bankdaten müssen vollständig hinterlegt sein. Fehlt bei jemandem die IBAN, siehst du nur in dem Protokoll.

Die SEPA-Datei erstellen

Sind die Bankdaten vollständig, reicht unter Personen → Verträge ein Klick auf den Button SEPA-Datei, und OptiOffice erzeugt daraus die Datei mit allen fälligen Beiträgen. Es entsteht eine XML-Datei, die du anschließend herunterlädst.

Du kannst auch mehrere Zahlungszyklen in einem Lauf einziehen, falls bei einem Kunden einmal ein Beitrag offengeblieben ist. Wie das funktioniert, steht im Artikel Kann man mehr als einen Zahlungszyklus in einer SEPA-Datei einziehen?

Bei der Bank einreichen

Die heruntergeladene Datei lädst du im Online-Banking deiner Bank hoch. Bei den meisten Banken geht das direkt im Online-Banking. Einige Banken bieten das nicht an, dann brauchst du eine Bankingsoftware. Auf dem Mac funktioniert dafür „MoneyMoney“ gut, unter Windows nutzen viele „StarMoney“.

Nach dem Einzug als bezahlt markieren

Das ist der Schritt, der am häufigsten vergessen wird und der wichtigste, damit es nicht zu Abrechnungsfehlern kommt. Sobald du die Datei bei der Bank eingereicht hast, markierst du sie in OptiOffice als bezahlt. ABER immer erst nach dem einreichen bei der Bank und diese die Datei akzeptiert hat.

Vergisst du, die letzte Datei als bezahlt zu markieren, warnt dich OptiOffice in der Regel beim Erstellen der nächsten SEPA-Datei mit einem entsprechenden Hinweis. Nimm diesen Hinweis ernst, denn sonst stimmen die Fälligkeiten nicht mehr.

Sobald die SEPA-Datei als bezahlt markiert wurde passieren zwei Dinge. Die Fälligkeit springt automatisch einen Zahlungszyklus weiter, und die Zahlung wird beim Kunden im Vertrag hinterlegt. Das siehst du direkt im Vertrag des Kunden im unteren Bereich. Dort kannst du bei Bedarf auch manuell eine Zahlung über eine andere Zahlweise eintragen oder eine Rücklastschrift erfassen.

Die SEPA-Formatversion aktuell halten

Ein Punkt, der seit Kurzem wichtig ist: Die Banken schalten die älteren SEPA-Formatversionen ab Mitte November 2026 ab. Für Lastschriften ist dann die Version 008.001.08 maßgeblich. Prüfe deshalb einmal, dass bei dir in den SEPA-Einstellungen die neue Formatversion eingestellt ist, sonst weist deine Bank die Datei ab dem Stichtag ab. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung dazu findest du im Video Neue Sepa-Version für den Bankeinzug.

Tipps aus der Praxis

Prüfe evtl. vor dem Lauf die Bankdaten der neuen Kunden. Nur Verträge mit der Zahlweise Lastschrift und vollständiger IBAN landen in der Datei, fehlt die Bankverbindung, fällt der Kunde heraus.

Markiere die letzte Datei immer als bezahlt, bevor du die nächste erstellst. Das hält die Fälligkeiten sauber und ist genau die Stelle, an der sonst Abrechnungsfehler entstehen.

Kommt ein Einzug als Rücklastschrift zurück, trägst du das im Vertrag ein und gehst dann den Weg über eine Mahnung, nachzulesen im Artikel Wie gehe ich mit einer Rücklastschrift um, die bei einem Mitglied im Vertrag entstanden ist?

Wenn dich die Statistik und der tatsächlich eingezogene Betrag einmal unterschiedlich anschauen, liegt das meist an noch nicht als bezahlt markierten Läufen oder an Rücklastschriften, siehe Der Abbuchungsbetrag SEPA ist nicht identisch wie die Statistik.

Weiterführende Artikel

• Wie kann ich Rechnungen per Lastschrift/SEPA einziehen? – der Einzug bei normalen Rechnungen
• Kann man mehr als einen Zahlungszyklus in einer SEPA-Datei einziehen? – offene Beiträge nachziehen
• Wie gehe ich mit einer Rücklastschrift um, die bei einem Mitglied im Vertrag entstanden ist? – wenn ein Einzug zurückkommt
• Zahlungserinnerung oder Mahnung bei Verträgen und Rechnungen – das weitere Vorgehen nach einer Rücklastschrift
• Was ist der Unterschied zwischen Abbuchungsdatum und Nächster Fälligkeit? – wann genau eingezogen wird
• Neue Sepa-Version für den Bankeinzug – die Umstellung der Formatversion
• Verträge / Mitgliedschaften anlegen – Grundlage für den Beitragseinzug

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