Urlaubsregelung für Kunden: Gutschriften und Terminbuchungen verwalten

Ist ein Kunde längere Zeit im Urlaub, gibt es zwei Dinge zu regeln: Du kannst ihm für die nicht genutzten Termine eine Gutschrift gewähren und gleichzeitig verhindern, dass er während seiner Abwesenheit neue Termine bucht. Beides lässt sich in OptiOffice mit wenigen Schritten einrichten.

Gutschrift für nicht genutzte Termine

Kann ein Kunde während seines Urlaubs seine regulären Termine nicht wahrnehmen, kannst du ihm diese Termine gutschreiben:

1. Lege ein Paket mit den Terminen an, die der Kunde während seiner Abwesenheit nicht nutzen kann.
2. Stelle dem Kunden dieses Paket zur Verfügung.
3. Markiere die betroffenen Termine als genutzt – entweder direkt in den Paketen oder über den Termincheck.

So bleibt die nicht genutzte Zeit dem Kunden erhalten und kann später eingelöst werden.

Terminbuchungen während des Urlaubs verhindern

Damit der Kunde in seiner Urlaubszeit keine neuen Termine bucht, öffnest du Kundenakte bearbeiten und wechselst in den Reiter Allgemein. Dort hast du zwei Möglichkeiten:

• Terminbuchung deaktivieren: Der Kunde kann sich weiterhin in der App anmelden, aber keine neuen Termine mehr buchen.
• Appzugang sperren: Der Kunde kann sich gar nicht mehr in der App einloggen.

Welche Option passt, hängt davon ab, ob der Kunde die App während des Urlaubs noch für andere Dinge nutzen können soll.

Wichtig zu beachten

Beide Funktionen – Terminbuchung deaktivieren und Appzugang sperren – sind nicht zeitlich begrenzt. Sie sind entweder aktiv oder inaktiv, und es gibt keine automatische Reaktivierung nach dem Urlaub.

Setze dir deshalb am besten einen Erinnerungstermin in deinem eigenen Kalender, um die Einstellung nach der Rückkehr des Kunden wieder zurückzusetzen.

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