Wie können wir dir helfen?
Kundendaten einpflegen
Es gibt in OptiOffice mehrere Wege, deine Kundendaten einzupflegen. Je nachdem, ob du ganz neu startest, von einer anderen Software wechselst oder einzelne Kontakte ergänzen möchtest, bietet sich eine andere Methode an.
Kontakte manuell anlegen
Im Hauptreiter Personen → „Kontakte“ findest du die Übersicht all deiner Kontakte innerhalb von OptiOffice. Stelle dir diese Auflistung wie ein Adress- und Telefonbuch vor. Hier sammeln sich alle Kontakte, mit denen du im Laufe deiner unternehmerischen Tätigkeit zu tun hast oder hattest.
Durch Klick auf „Kontakt hinzufügen“ gelangst du zur Bearbeitungsmaske. Hier kannst du alle dir zur Verfügung stehenden Kundendaten eingeben – von Name und Anschrift über Kontaktdaten bis hin zu Bankverbindung und Bemerkungen. Du hast auch die Möglichkeit, ein Bild vom Kunden hochzuladen.
Tipp: Achte darauf, die E-Mail-Adresse korrekt einzutragen. Tippfehler in der E-Mail-Adresse führen später dazu, dass Rechnungen, Terminerinnerungen oder Zugangsdaten für die App nicht beim Kunden ankommen.
Die Kundenakte im Überblick
Sobald ein Kontakt angelegt ist, findest du in der Kundenakte auf der linken Seite ein Menü mit sämtlichen Bereichen. Hier ein Überblick, was du dort alles findest:
Kontaktdaten – Über den Button „Bearbeiten“ kannst du das Profil jederzeit mit weiteren Daten ergänzen oder aktualisieren.
Termine – Hier siehst du alle Termine des Kunden auf einen Blick: stattgefundene, ausgefallene und geplante Termine. Du kannst nach Terminart filtern und siehst auch, wie oft der Kunde im Monat da war.
Historie – Die Historie dient als Dokumentation für sämtlichen Kundenkontakt. Du kannst hier z. B. festhalten, was beim Training besprochen wurde, ob der Kunde Beschwerden hatte oder was ihr vereinbart habt. Einfach auf „Hinzufügen“ klicken, Titel und Text eingeben, und optional auch eine Datei anhängen.
Finanzen – Hier findest du sämtliche Transaktionen mit dem Kunden: offene Forderungen, bereits bezahlte Beträge und einen Gesamtüberblick über den Umsatz, den der Kunde bisher eingebracht hat.
CheckIn – Wenn du das CheckIn-System in den Einstellungen aktiviert hast, bekommst du hier eine CheckIn-Historie: wann war der Kunde da, wie lange war er im Studio.
Aufgaben – Hier kannst du Aufgaben für den Kunden anlegen, z. B. „Kunde anrufen“ oder „Vertrag verlängern“. Die Aufgabe bleibt so lange bestehen, bis jemand auf „Erledigt“ klickt – danach verschwindet sie aus der Übersicht und wandert in die Historie.
Training – Hier findest du die Trainingspläne, die du für den Kunden erstellt hast, und kannst direkt in den jeweiligen Trainingsplan hineinnavigieren.
Anamnese / CheckUp – Alle CheckUps und Anamnesebögen, die du mit dem Kunden durchgeführt hast, findest du hier zur Einsicht.
Befunde – Hier kannst du ärztliche Befunde, Arztberichte, Blutbilder oder ähnliche Dokumente als PDF hochladen und dem Kunden zuordnen.
Pakete – Die Paketverwaltung zeigt dir, welche Pakete der Kunde hat, wie viele Einheiten bereits genutzt wurden und was er noch offen hat. Die Einheiten werden über den TerminCheck automatisch heruntergerechnet.
Mitgliedschaften – Hier hast du den Überblick über alle Verträge des Kunden: Vertragseingang, Vertragsbeginn, Zahlungen, Leistungen und ob bereits eine Kündigung oder Ruhezeit eingetragen ist. Du kannst hier auch Startpakete oder Zusatzleistungen hinzufügen und einen Vertrag als PDF hochladen.
Guthaben – Du kannst dem Kunden Verzehrguthaben hinzufügen. Wenn der Kunde z. B. in der Kasse etwas kauft, wird das automatisch vom Guthaben abgezogen. Hier siehst du eine Auflistung aller Verzehrungen und das verbleibende Restguthaben.
Sonderpreise – Hier kannst du individuelle Preise für bestimmte Leistungen hinterlegen. Wenn ein Kunde z. B. normalerweise 93 € für ein Personaltraining zahlen würde, du ihm aber 85 € berechnest, trägst du das hier ein. Beim TerminCheck wird dann automatisch der Sonderpreis herangezogen.
Kontakte organisieren: Kontaktgruppen und Kontaktstatus
Um bei vielen Kontakten den Überblick zu behalten, bietet OptiOffice zwei Möglichkeiten zur Sortierung:
Kontaktgruppen sind die vielseitigere der beiden Optionen. Du kannst sie z. B. nutzen, um Kunden nach Kursart einzuteilen (z. B. „EMS-Kunden“, „Jumping-Kunden“, „Kooperationspartner“). Kontaktgruppen findest du an vielen Stellen in OptiOffice wieder und sie lassen sich auch beim Datenimport direkt mit importieren. Die Einrichtung funktioniert unter Office → Einstellungen → Kontaktgruppen.
Kontaktstatus ist eine zusätzliche Filterebene, um deine Kontakte noch weiter zu separieren – z. B. nach „Interessent“, „Stammkunde“ oder „Ehemaliger“. Du kannst für jeden Status eine Farbe und einen Text hinterlegen. In der Kontaktliste kannst du dann über den Filter „Status“ gezielt nach bestimmten Status filtern. Die Einrichtung findest du unter Office → Einstellungen → Kontaktstatus.
Beide Optionen lassen sich beliebig erweitern – du kannst so viele Gruppen und Status anlegen, wie du möchtest.
Kundendaten per CSV importieren
Wenn du bereits Kundendaten aus einer anderen Software oder aus einer eigenen Liste hast, kannst du diese gesammelt per CSV-Datei importieren. Das spart dir viel Zeit, besonders wenn du viele Kontakte auf einmal anlegen möchtest.
Unter Office → Einstellungen → Datenimport findest du verschiedene Import-Optionen. Wir empfehlen für die meisten Fälle die Kombi-Import-Datei ganz oben – damit kannst du nicht nur Kontaktdaten, sondern auch Bankverbindungen, Vertragsinformationen, Kontaktgruppen, CheckIn-Kartennummern und Guthaben in einem Schritt importieren. Die softwarespezifischen Imports weiter unten können in der Regel nur Kontaktdaten übernehmen.
So gehst du vor:
- Klicke auf den Button, um die Kombi-Import-Vorlage (CSV-Datei) herunterzuladen.
- In der Vorlage findest du viele Spalten und einen Max Mustermann als Beispiel. Orientiere dich an ihm, um zu sehen, welche Daten wo hingehören.
- Kopiere die Daten aus deiner Export-Datei spaltenweise in unsere Vorlage – also Vorname in die Spalte Vorname, Nachname in die Spalte Nachname usw.
- Lass den Mustermann und die Spaltentitel (die fett gedruckte erste Zeile) unverändert stehen. OptiOffice braucht diese Titel, um die Daten der richtigen Stelle in der Datenbank zuzuordnen.
- Spalten, die du nicht mit Daten füllen kannst, einfach leer lassen – nicht löschen!
- Speichere die fertige Datei als CSV-Datei ab (nicht als normale Excel-Datei).
- Gehe in OptiOffice zurück zu Office → Einstellungen → Datenimport, klicke auf „Datei auswählen“ und importiere die Datei.
Hinweise zu Vertragsdaten im Import
Wenn du Mitgliedschaften mit importierst, gibt es ein paar Dinge zu beachten:
Beim Zyklus-Betrag muss der Betrag zum Abbuchungsrhythmus passen: Buchst du wöchentlich ab, muss hier der Wochenbetrag stehen. Buchst du monatlich ab, der Monatsbeitrag. Buchst du jährlich ab, der Jahresbeitrag.
Die Nächste Fälligkeit ist das Datum, bis wann der Kunde bereits bezahlt hat. Hat der Kunde z. B. bis zum 31.10. bezahlt, trägst du den 01.11. ein. Hat er bis zum 13.06. bezahlt, trägst du den 14.06. ein. Dieses Feld hat nichts damit zu tun, wann du abbuchen möchtest – dafür gibt es das Feld „Lastschrift zum“. OptiOffice rechnet dann ab der nächsten Fälligkeit zyklus- und taggenau weiter.
Der Zahlungszyklus muss nach dem Import einmalig in der jeweiligen Vertragsvorlage manuell angepasst werden. Die Änderung gilt dann automatisch für alle Kunden mit diesem Vertrag. Das Gleiche gilt für Kündigungsfristen und Vertragsverlängerung.
Ruhezeiten können leider nicht importiert werden und müssen manuell bei den Verträgen der Kunden hinterlegt werden.
Wichtig für Apple-Nutzer
Wenn du auf einem Mac arbeitest, verwende für die Bearbeitung bitte Numbers. Damit OptiOffice die Umlaute korrekt importieren kann, musst du die CSV-Datei wie folgt exportieren:
Ablage → Exportieren → CSV → Textcodierung auf „Westeuropäisch (Windows Latin 1)“ stellen.
Wenn du stattdessen die Standardeinstellung verwendest, werden Umlaute wie ä, ö und ü nach dem Import als fehlerhafte Zeichen angezeigt.
Daten aus anderen Systemen übernehmen
Wenn du von einer anderen Studiosoftware zu OptiOffice wechselst, kannst du in den meisten Fällen deine Kundendaten exportieren und über den CSV-Import übernehmen. Die gängigen Systeme bieten eine Export-Funktion für Stammdaten im Excel- oder CSV-Format an. Von dort kopierst du die Daten einfach in unsere Import-Vorlage.
Für den Wechsel von Magicline gibt es eine eigene ausführliche Anleitung: Magicline Import: Komplette Anleitung für die Datenübertragung zu OptiOffice
Bitte beachte: Termine können nicht per Import übertragen werden und müssen manuell angelegt werden. Mehr dazu im Artikel Können Termine beim Datenimport in OptiOffice importiert werden?
Was kann nicht importiert werden?
Einige Daten müssen nach dem Import manuell ergänzt oder angepasst werden:
- Zahlungszyklus (einmalig in der Vertragsvorlage einstellen)
- Kündigungsfristen und Vertragsverlängerung (in der Vertragsvorlage prüfen)
- Ruhezeiten (händisch bei den Kundenverträgen eintragen)
- Termine (manuell im Kalender anlegen)
- Startpakete und Zusatzleistungen (manuell im Vertrag hinzufügen)
Kontakte exportieren
Du kannst deine Kontaktliste jederzeit als CSV-Datei aus OptiOffice exportieren. Das kann nützlich sein für Backups, den Wechsel zu einem anderen System oder für die Weiterverarbeitung in Excel. Den Export-Button findest du direkt in der Kontaktübersicht. Eine Übersicht aller Export-Möglichkeiten findest du im Artikel Welche Daten kann ich aus OptiOffice exportieren bzw. herunterladen?
Serienfunktion für Massenänderungen
Die Serienfunktion ist ein nützliches Werkzeug, wenn du Änderungen oder Ergänzungen bei mehreren Kontakten gleichzeitig vornehmen möchtest – z. B. eine Kontaktgruppe für mehrere Kunden auf einmal zuweisen oder den Kontaktstatus ändern. Du findest die Serienfunktion in der Kontaktübersicht.
Doppelte Kontakte vermeiden
Wenn du Daten importierst, achte darauf, dass Kontakte nicht doppelt angelegt werden. Falls das doch passiert, gibt es die Möglichkeit, doppelte Kontakte zusammenzuführen. Mehr dazu im Artikel Kontakt ist doppelt angelegt. Was tun?
Hilfe beim Import
Solltest du Schwierigkeiten mit dem Import haben, kannst du uns die fertige Datei auch einfach per E-Mail an mail@optioffice.de senden – wir helfen dir gerne dabei.
Weiterführende Artikel
- Wie funktioniert der Datenimport? – Ausführliche Erklärung aller Spalten in der Import-Vorlage
- Magicline Import – Anleitung für den Wechsel von Magicline zu OptiOffice
- Können Termine beim Datenimport importiert werden?
- Kontakt ist doppelt angelegt. Was tun?
- Umgang mit der Kundenakte – Erklärvideo
- Welche Daten kann ich aus OptiOffice exportieren?
- Ich habe aus Versehen Daten gelöscht. Was kann ich tun?
- Aktualisieren sich Kundendaten wenn ein Kunde online über den Shop kauft?
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