Wie können wir dir helfen?
Wozu ist der TerminCheck? Wir funktioniert die Abrechnung der Termine?
Der TerminCheck ist das zentrale Werkzeug für die Abrechnung deiner Termine in OptiOffice. Statt jede Leistung manuell zu berechnen, übernimmt der TerminCheck das automatisch für dich – er prüft im Hintergrund, ob der Kunde einen Vertrag oder ein Paket hat, zieht entsprechend eine Einheit ab oder erstellt eine Rechnung. Richtig eingerichtet, spart dir das enorm viel Zeit im Alltag.
Du findest den TerminCheck unter Kalender → TerminCheck.
Wann erscheint ein Termin im TerminCheck?
Sobald ein Termin in der Vergangenheit liegt, taucht er automatisch im TerminCheck auf. In den Studioeinstellungen unter Kalender → TerminCheck kannst du festlegen, ob nur bereits vergangene Termine angezeigt werden oder auch Termine, die in den nächsten Minuten stattfinden. So kannst du den TerminCheck auch schon kurz vor Terminende ausführen, ohne warten zu müssen.
Wie funktioniert der TerminCheck?
Wenn du einen Termin im TerminCheck abcheckst, stehen dir verschiedene Optionen zur Verfügung:
Anwesenheit
Zuerst gibst du an, ob der Kunde da war oder nicht. Das ist nicht nur für die Abrechnung wichtig, sondern auch für die Statistik – so hast du später einen Überblick, wie oft ein Kunde tatsächlich trainiert hat.
Abrechnungsoptionen
Nach der Anwesenheit wählst du, wie abgerechnet werden soll:
Abrechnen: Die Standardoption. OptiOffice prüft automatisch die Verknüpfungen und rechnet entsprechend ab (siehe nächster Abschnitt).
Nicht abrechnen: Der Termin wird als stattgefunden markiert, aber es findet keine Abrechnung statt. Praktisch, wenn du z. B. einem Kunden eine Gratiseinheit gibst.
Barzahler: Die verknüpfte Leistung wird direkt über die Kasse als Barzahlung abgerechnet.
EC-Karte: Die verknüpfte Leistung wird direkt über die Kasse als EC-Kartenzahlung abgerechnet.
Gutschrift erstellen: Es wird die Leistung unter Personen -> Kunde gutgeschrieben und wird dann wie ein Paketpunkt verrechnet bei einem anderen oder neuerlichen Termin
Ausfallhonorar: Wenn der Kunde nicht erschienen ist oder zu spät abgesagt hat, kannst du das in der Terminart hinterlegte Ausfallhonorar in Rechnung stellen. Der Betrag wird dem Kunden als Gutschrift auf sein Guthabenkonto gebucht.
Die automatische Abrechnungslogik
Wenn du auf „Abrechnen“ klickst, läuft im Hintergrund eine dreistufige Prüfung ab. OptiOffice schaut sich an, welche Leistung in der Terminart verknüpft ist, und prüft dann der Reihe nach:
Schritt 1 – Vertrag prüfen
Hat der Kunde einen aktiven Vertrag, in dem genau diese verknüpfte Leistung enthalten ist? Und hat er in diesem Abrechnungszeitraum noch Kontingent übrig? Wenn ja, wird eine Einheit vom Vertrag abgezogen. In der Kundenakte unter Mitgliedschaften siehst du dann, wie viele Einheiten bereits genutzt wurden (rot markiert) und wie viele noch offen sind (grün markiert).
Schritt 2 – Paket prüfen
Wenn kein passender Vertrag vorhanden ist, prüft das System als nächstes: Hat der Kunde ein Paket (z. B. eine 10er-Karte), in dem diese Leistung enthalten ist und das noch nicht aufgebraucht oder abgelaufen ist? Wenn ja, wird eine Einheit vom Paket abgezogen.
Schritt 3 – Rechnung erstellen
Wenn weder ein passender Vertrag noch ein passendes Paket gefunden wird, erstellt OptiOffice automatisch eine Rechnung über den in der Leistung hinterlegten Einzelpreis.
Wann wird trotz Vertrag eine Rechnung erstellt?
Es gibt Situationen, in denen ein Kunde zwar einen Vertrag hat, das System aber trotzdem eine Rechnung erstellt. Das passiert in folgenden Fällen:
Die Leistung stimmt nicht überein. Die in der Terminart verknüpfte Leistung ist nicht dieselbe wie die im Vertrag hinterlegte. Das ist der häufigste Fehler – oft wurde die Leistung nur gleich benannt, aber nicht dieselbe Leistung ausgewählt. Nutze den LinkCheck unter Office → Einstellungen → LinkCheck, um das zu überprüfen.
Das Kontingent ist aufgebraucht. Der Kunde hat in diesem Abrechnungszeitraum bereits alle ihm zustehenden Einheiten genutzt (z. B. 4x pro Woche, alle vier schon verbraucht).
Der Vertrag ist im Ruhezustand. Wenn für den Kunden eine Ruhezeit eingetragen ist, wird der Vertrag pausiert und Leistungen werden in Rechnung gestellt, falls der Kunde trotzdem kommt.
Der Termin liegt außerhalb der buchbaren Zeiten. Wenn im Vertrag z. B. festgelegt ist, dass der Kunde nur nachmittags kommen darf, der Termin aber vormittags stattfindet, wird ebenfalls eine Rechnung erstellt.
Das Gleiche gilt sinngemäß für Pakete: Ist ein Paket abgelaufen, aufgebraucht oder die verknüpfte Leistung stimmt nicht überein, wird eine Rechnung erstellt.
Kunde sagt zu spät ab – trotzdem abrechnen
Wenn ein Kunde einen Termin zu spät absagt (also innerhalb der Stornofrist), kannst du die Einheit trotzdem abrechnen. Dafür klickst du in den Termin und auf das runde Symbol neben seinem Namen. Damit wird der Kunde in den Ausfalltermin verschoben und die Leistung wird ganz normal über den TerminCheck abgerechnet – entweder vom Vertrag, vom Paket oder als Rechnung.
Alternativ kannst du in der Terminart ein Ausfallhonorar hinterlegen. Wenn du den Termin dann als „ausgefallen“ markierst, wird dieser Betrag in eine Rechnung überführt.
Voraussetzung: Leistungen richtig verknüpfen
Damit der TerminCheck korrekt abrechnet, muss an drei Stellen exakt dieselbe Leistung verknüpft sein: in der Terminart, im Vertrag (Mitgliedschaft) und im Paket. Es reicht nicht aus, wenn die Leistung nur gleich benannt ist – OptiOffice erkennt den Zusammenhang nur, wenn es wirklich dieselbe Leistung ist, die du einmal unter Office → Einstellungen → Leistungen angelegt hast.
Das ist der häufigste Fehler bei der Abrechnung und führt dazu, dass Kunden Rechnungen bekommen, obwohl sie eigentlich einen Vertrag oder ein Paket haben. Eine ausführliche Anleitung dazu findest du im Artikel Leistungen richtig verknüpfen für den TerminCheck.
Du kannst deine Verknüpfungen jederzeit über den LinkCheck überprüfen: Office → Einstellungen → LinkCheck. Dort siehst du auf einen Blick, ob alle Leistungen in Terminarten, Verträgen und Paketen korrekt miteinander verknüpft sind.
TerminCheck bei Gruppenterminen
Bei Gruppenterminen (Kursen) funktioniert der TerminCheck genauso – nur dass er für jeden einzelnen Teilnehmer separat prüft. Das heißt, wenn in einem Kurs fünf Kunden eingetragen sind, durchläuft jeder Kunde die dreistufige Prüfung (Vertrag → Paket → Rechnung) individuell. Ein Kunde mit Vertrag bekommt seine Einheit abgezogen, ein anderer ohne Vertrag bekommt eine Rechnung – alles automatisch in einem Durchgang.
Tipps aus der Praxis
Führe den TerminCheck regelmäßig aus. Am besten am Ende jedes Tages oder spätestens am Folgetag. Je länger du wartest, desto mehr Termine stauen sich auf und die Übersicht leidet.
Prüfe die Verknüpfungen nach jeder Änderung. Wenn du eine neue Terminart anlegst, einen Vertrag änderst oder ein neues Paket erstellst, lohnt sich ein kurzer Blick in den LinkCheck.
Nutze die Statistik. Der TerminCheck liefert auch die Daten für deine Statistik – stattgefundene und ausgefallene Termine. Nur abgecheckte Termine fließen in die Auswertung ein.
Bei Unstimmigkeiten in der Kundenakte prüfen. Wenn ein Kunde eine Rechnung bekommt, obwohl er einen Vertrag hat, schau in seiner Kundenakte unter Mitgliedschaften nach: Ist der Vertrag aktiv? Stimmt die verknüpfte Leistung? Ist das Kontingent noch nicht aufgebraucht? Ist eine Ruhezeit eingetragen?
Häufige Fragen
Kann ich einen TerminCheck rückgängig machen? Einen bereits ausgeführten TerminCheck kannst du nicht direkt rückgängig machen. Du kannst aber die erstellte Rechnung stornieren oder die abgezogene Einheit im Vertrag/Paket manuell korrigieren.
Was passiert, wenn ich „Nicht abrechnen“ wähle? Der Termin wird als stattgefunden markiert und taucht in der Statistik auf, aber es wird keine Einheit abgezogen und keine Rechnung erstellt.
Muss ich den TerminCheck für jeden Termin einzeln ausführen? Nein, du kannst mehrere Termine gleichzeitig abchecken. Der TerminCheck zeigt dir alle offenen Termine und du kannst sie der Reihe nach durchgehen.
Weiterführende Artikel
- Leistungen richtig verknüpfen für den TerminCheck – Die wichtigste Grundlage für korrekte Abrechnung
- LinkCheck – Kann ich überprüfen wie Leistungen verknüpft sind?
- Leistungen und Produkte anlegen
- Terminarten anlegen
- Kunde sagt Termin zu spät ab – kann ich trotzdem abrechnen?
- Was ist bei Verträgen der Unterschied von Limits nach Terminart oder nach Leistung?
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