OPTIOffice

Mitgliederverwaltung Software

Das Kundenverwaltungsprogramm für die Gesundheitsbranche

OPTIOffice ist eine intuitive Software zur Mitgliederverwaltung, die Profis aus den Bereichen Personaltraining und Physiotherapie sowie Fitnessstudios optimal im Alltag unterstützt.

Einfach Alles Verwalten

Genau, was du willst. Exakt, was du brauchst.  

Mit OptiOffice kannst du vieles, was mit anderen Systemen nicht möglich ist. Es ist eine Software, mit der du alles für dein Unternehmen erledigen kannst.

Mitgliederverwaltungssoftware für maximale Effizienz

Mit nur einer einzigen Mitgliederverwaltung Software haben engagierte Therapeuten, Fitness- und Personaltrainer sowie viele andere Führungskräfte in der Gesundheitsbranche alle Verwaltungsaufgaben im Griff. Statt in verschiedenen nicht kompatiblen Programmen mit großem Zeitaufwand zu arbeiten, hast Du mit einer Software den ständig aktuellen Überblick über die aktiven und passiven Teilnehmer Deiner Kurse, sodass alle Rechnungen korrekt und pünktlich versendet werden.

Frau arbeitet mit Laptop

Eine Software – großer Nutzen!

Fluktuation senken

Behalte deine Kunden jederzeit im Blick. Biete OptiOffice als Zusatzservice an und verbessere dadurch deine Kundenbindung.

Zusatzumsatz generieren

Erstelle professionelle Trainings- und Ernährungspläne. Verkaufe Onlinekurse und steigere deinen Umsatz.

Wachstum beschleunigen

Konzentriere dich auf das wesentliche in deinem Business. Vergeude keine Zeit für unnötige Verwaltungsaufgaben.

Image verbessern

Professionelles Auftreten gegenüber deinen Kunden. OptiOffice zum Ausdrucken, App oder Einbindung auf deiner Webseite.

All-in-one-Lösung

Mitgliederverwaltung, SEPA-Lastschrift, Onlinekalender, App, Rechnungen, Termine, Newsletter und vieles mehr…

Online-Software

Kein Download und keine aufwändige Installation notwendig! Einfach anmelden und du kannst direkt loslegen. 

Läuft auf allen Endgeräten

Ob PC, Mac, Tablet oder vom Smartphone. OptiOffice ist Responsive und unterstützt dich zudem mit einer tollen App.

Preis/Leistung

Eine intuitive Software mit vielen großartigen Funktionen zu einem unschlagbaren, kleinen und fairen Preis. 

Warum OptiOffice?

Wir verstehen die Herausforderungen, denen Personaltrainer, Studiobetreiber und Therapeuten täglich gegenüberstehen. Deshalb haben wir OptiOffice entwickelt, um eure täglichen Abläufe einfacher, strukturierter und effizienter zu gestalten.

Es geht darum, wie du dein Unternehmen mit mehr Leichtigkeit, Professionalität und
Zeitersparnis führen kannst.

OptiOffice macht mühsame Verwaltung zum Erlebnis.

Zeitersparnis für die wichtigen Aufgaben im Studio

Als leidenschaftlicher Personaltrainer liebst Du das Arbeiten mit Deinen Kunden. Wenn Du OPTIOffice für dich die zeitraubenden Arbeiten wie die Verwaltung Deiner Klienten und alle Buchungsaufgaben inklusive der Kontrolle der SEPA-Lastschriften erledigen lässt, hast Du noch mehr Termine für neue Kunden frei. Mit dem Einsatz der OPTIOffice Mitgliederverwaltung entscheidest Du wieder selbst über Deinen Zeitplan.

OPTIOffice ist nämlich mehr als nur ein leicht bedienbares Kundenverwaltungsprogramm. Die hochmoderne Online-Software bietet Dir auch das einfache Management Deiner gesamten Terminplanung, Deiner Buchhaltung inklusive der Mitglieder Verwaltung, das Aufstellen von neuen Trainings- sowie Ernährungsplänen für Deine Kunden.

Entscheide selbst, wo Du arbeiten möchtest!

Endlich eine Lösung, die auf allen Endgeräten funktioniert – OptiOffice ist komplett responsive!

  • Schneller Zugriff auf wichtige Informationen
  • Verwalte Deine Kunden bequem von unterwegs
  • Jederzeit Einsicht auf Deine Notizen egal, wo Du bist
  • Nutze die OptiOffice Apps für mehr Komfort
Mitgliederverwaltung Check-In

Mit der Mitgliederverwaltungssoftware effizienter arbeiten

Die OPTIOffice Software zur Mitgliederverwaltung überzeugt mit einer Vielzahl funktioneller Online-Anwendungen, die immer in aktualisierter Variante zur Verfügung stehen.

Zeitsparende Kundenverwaltung

Mit der integrierten Kunden- & Mitgliedermanagement-Funktion hast du stets den perfekten Überblick über deine Kunden und Mitglieder. Verwaltungsaufgaben werden vereinfacht und du kannst mehr Zeit für das Training oder die individuelle Betreuung deiner Kunden aufwenden.

Leichte Terminbuchung

Die Buchung und Planung von Terminen war noch nie so einfach. Unsere intuitive Terminbuchungsfunktion ermöglicht deinen Kunden eine schnelle und unkomplizierte Buchung von Trainingseinheiten.

Automatisiertes Rechnungssystem

Durch den automatisierten Rechnungsprozess sparst du Zeit und minimierst das Risiko von menschlichen Fehlern. Einnahmen und Ausgaben behältst du so stets im Blick.

Modernes Online-Coaching & -Marketing

Mit OptiOffice kannst du deine Online-Präsenz stärken und vielfältige Online-Coaching und -Marketing Maßnahmen durchführen. So baust du den Kontakt zu deinen Kunden aus und gewinnst neue dazu.

Personalisierte Business App

Mit OptiOffice kannst du eine eigene Business App erstellen und damit deinen Kunden ein einzigartiges Benutzererlebnis bieten.

Flexibilität

Unsere Lösung ist online basiert und läuft auf allen Endgeräten – PC, Mac, Tablet oder Smartphone. So bist du immer flexibel und kannst jederzeit und überall auf deine Daten zugreifen.

Eigene Business App in Minuten startklar

Digitalisierung ist in aller Munde. Geh auch du mit der Zeit und biete deinen Kunden den digitalen Service an. Begeistere deine Kunden oder Mitglieder mit deiner eigenen App.

  • Die OptiOffice-App bietet dir und deinen Kunden die mobile Freiheit
  • Individuelle Vorgaben für mehr Flexibilität
  • Einfach festlegen was dein Kunde mit der App machen darf
  • Trainingstracking, Terminvergabe, Messungen anlegen und vieles mehr…
  • Auf Wunsch bekommst du deine eigene App im App Store

Die wichtigsten Funktionen im Überblick!

OptiOffice bringt dein Business weiter. Deine tägliche Arbeit wird smarter.

Terminplanung einfach gemacht!

Der wohl einfachste Kalender

Mithilfe des Kalenders von OptiOffice lassen sich Termine leichter verwalten und Dir bleibt mehr Zeit für die angenehmen Dinge des Lebens. Ein Klick in den Kalender, Kunde auswählen, fertig! Uns war wichtig, Termine machen muss schnell und einfach gehen.

Voller Terminkalender dank Online Terminbuchung

Kennst du das? Dein Team verbringt viel Zeit mit Terminverwaltung per Telefon oder E-Mail, anstatt sich um wertvollere Aufgaben im Studiobetrieb zu kümmern?

Das muss nicht sein! Lass deine Kunden auf deiner Homepage die Termine selber buchen. Die Integration ist kinderleicht. Gib deinen Kunden die Flexibilität sich Rund um die Uhr Termine zu buchen und erhöhe Deine Auslastung. Egal ob über die Homepage-Integration, Kundencenter oder die KundenApp.

  • Terminplaner in Deine Homepage einbauen
  • Kunden können selber Termine Online buchen
  • Mehr Auslastung durch Wartelisten-Funktion
Weniger Terminausfälle durch Benachrichtigungen
Die wohl effektivste Maßnahme gegen Terminausfälle ist eine automatische Terminbestätigung und eine Terminerinnerung. Indem Du Deine Kunden an den nächsten Termin erinnerst, senkst du die No-Shows um ganze 75%! Mit OptiOffice kannst Du gegen Terminausfälle was tun – ohne Aufwand und ganz automatisch per E-Mail oder SMS.
Automatische Abrechnung direkt aus dem Termin
Die Abrechnung erfolgt entweder beim Buchen des Termins oder nach dem Termin, über den TerminCheck.
Durch die Verknüpfungen der Leistungen innerhalb der Terminart, kann OptiOffice nach ausführen des TerminChecks, die Leistung entsprechend abrechnen.

Hat Dein Kunde ein entsprechendes Paket (z.b. 10er Karte) oder eine Mitgliedschaft, bei der diese Leistung enthalten ist, wird automatisch vom Kontingent eine Einheit abgezogen. Sollte der Kunde kein gültiges Kontingent haben, wird automatisch eine Rechnung erstellt.

Erstelle Dienstpläne für einen reibungslosen Ablauf
Organisiere und verwalten Deine Mitarbeiterinformationen aus einem zentralen Tool heraus. Plane Arbeitszeiten und behalte den Überblick durch den Personalplan in OptiOffice.

Die intelligente OPTIOffice Terminplanung sorgt nach dem schnellen Eintragen der Termine nicht nur optisch ansprechend für den optimalen Überblick. Mit dieser Anwendung erfolgt auch die automatische Abrechnung jedes absolvierten Termins. Sogar die Erstellung der Dienstpläne Deiner Mitarbeiter gelingt Dir mühelos..

Vollautomatisierte Rechnungserstellung

Die vollautomatisierte Rechnungsstellung, die Dein perfekt geführter Terminkalender Dir ermöglicht, umfasst auch das Versenden der Rechnungen per E-Mail. Sowohl Rechnungs- als auch Mahnungsversand erfolgen mit nur einem Klick. Genauso schnell nutzt Du die Dir erteilten SEPA-Lastschriften, um Deine offenen Rechnungsbeträge einzuziehen.

  • Perfekter Überblick über alle Rechnungen
  • Brillante Verknüpfung mit dem OptiOffice Kalender
  • Ein Klick reicht für die Rechnungserstellung
  • Automatisierte Rechnungserstellung & trotzdem flexibel
  • Rechnungen mit einem Klick per Mail versenden
  • Einfaches Mahnsystem mit Pfiff!
  • Ein Klick und Rechnungen mit SEPA-Lastschrift einziehen

Kunden- & Mitglieder einfach verwalten und betreuen

Mit der Kundenverwaltung Software OPTIOffice hast Du die Daten Deiner Kunden stets aktuell im Blick. Kurse, Sonderangebote, Pakete, Termine, SEPA-Mandate und sogar Anfragen stehen Dir rund um die Uhr zur Verfügung. Schließlich haben Deine Kunden über das Kundencenter Zugang zu ihrem eigenen Datenbestand. Dieses Loginsystem ist auch für die raffinierte Kunden- & Trainer-App nutzbar. Kommunikation hat bei OPTIOffice für eine optimierte Betreuung Deiner Klienten oberste Priorität.

  • Alle Daten & Fakten zum Kunden an einer zentralen Stelle
  • Verwalte Pakete & Mitgliedschaften
  • Mitgliedschaftsbeiträge einfach mit SEPA-Lastschrift einziehen
  • Kundencenter mit Loginsystem für Kunden
  • Kunden- & Trainer-App für noch bessere Betreuung
  • Besserer Verkauf durch einfaches Leadsystem

Zahlen & Fakten in Perfektion!

Alle Deine Zahlen und Daten, die für Dein Studio wichtig sind, zeigt Dir die Software zur Mitgliederverwaltung in einer Vielzahl von Darstellungen. Du erkennst anhand von Listen, Balkendiagrammen und Tortensymbolen den Stand Deiner wirtschaftlichen Aktivitäten. Mithilfe der täglichen Auswertung kannst Du frühzeitig Dein Engagement forcieren oder eine Neuausrichtung wählen.

  • Erkenne Stärken & Schwächen in Deinem Business
  • Erhalte eine Vielfalt übersichtlicher Auswertungen
  • Erkenne frühzeitig, was funktioniert und was nicht
  • Verbessere dein Marketing
  • Gewinne leichter Neukunden

Check In-/Out mit OptiOffice

Du behältst die Kontrolle über den Zugang Deiner Kunden zu Deinen Räumlichkeiten oder zu Deinem Online-Angebot, denn die Mitgliederverwaltungssoftware beinhaltet auch ein vielseitig einsetzbares Check In-/Out-System. Deine Kunden können sich am Kartenleser mit Magnetkarte und Chipkarte oder auch manuell mit einem Code anmelden. Oder Du wählst die kostensparende Alternative der App, für die Du nur ein QR-Lesegerät benötigst.

Mit dem Kassensystem abkassieren

Sogar den Verkauf von Merchandise-Artikeln wie Handtücher, Ratgeberbücher oder Getränke und Snacks organisierst Du günstig und einfach mit dem Kundenverwaltungsprogramm von OPTIOffice. Ein Bondrucker und eine Touchscreen-Kasse reichen aus, um Kunden die Zahlung in Bar, mit Karte oder auf Rechnung zu ermöglichen. Jeder Kasssenvorgang inklusive Gutschriften wird direkt gesetzlich korrekt im Kassenbuch erfasst. Du organisierst Dein Kassensystem mit minimal wenig Geräten und Aufwand, denn die Mitgliederverwaltung Software übernimmt alle wesentlichen Aufgaben.

  • Funktioniert mit jedem Bondrucker
  • Zahlung in Bar, Karte, Rechnung oder Gutschrift möglich
  • Direkte Verbindung mit dem Kassenbuch
  • gesetzeskonform (TSE-Erweiterung möglich) > Mehr Infos

Trainingsplanung war noch nie einfacher

Bei der Zusammenstellung von individuellen Trainingsplänen für Deine Kunden greifst Du bei OPTIOffice auf einen Katalog von über 800 Standardübungen zurück, die Du mit Deinen eigenen Geheimtipps kombinieren kannst. Jede Übung ist mit Erläuterungen und nachvollziehbaren Bildern in zahlreichen Layouts zum Ausdrucken im System integriert. Über eine Suchfunktion findest Du jederzeit mit einem Klick die für Deinen Kunden passenden Sequenzen, die Du mit der Funktion Drag&Drop inklusive der Angabe der Wiederholungen zusammenstellst. Die App sorgt auch beim Training mithilfe von Tracking und Dokumentation für den optimalen Erfolg Deiner Kunden.

  • umfangreicher Übungskatalog mit über 800 Übungen
  • Integriere Deine eigenen Übungen super einfach
  • Filterfunktion erleichtert die Übungsauswahl
  • Alle Übungen mit vorgefertigten Texten und Bildern
  • Nutze unterschiedliche Layouts für den Ausdruck
  • Tracking und Dokumentation der Trainingseinheit mit der App

Digitalisiere deinen Check-Up!

Die praktischen Check-Up-Listen der Mitgliederverwaltung Software OPTIOffice helfen Dir sowohl als Studioleiter und Therapeut als auch als Mitarbeiter im betrieblichen Gesundheitsmanagement. Der Nutzen der Standardformulare für die Anamnese, für Bewertungsbögen und für Tests, die Deine Kunden nach Absolvierung einer Trainingseinheit gerne mitmachen, ist auch für Deine Dokumentation sehr groß. Schließlich sorgt der vorformulierte Haftungsausschluss auf Deinem Anmeldebogen für Deine Sicherheit.
  • Einfach vorgefertigte Fragen oder Tests verwenden
  • Eigene Fragen und Tests erstellen
  • Anamnese-Bögen erstellen, so wie Du es brauchst
  • Ganz einfach Vorlagen für die Wiedernutzung speichern
  • CheckUp am Tablete mit dem Kunden durchgehen
  • Haftungsausschluss hinzufügen, ausdrucken und Kunden begeistern

Mit wenigen Klicks zum Ernährungsplan!

Für jeden Kunden einen eigenen perfekt zum Gesundheitszustand passenden Ernährungsplan zusammenzustellen, ist mit der Kundenverwaltung Software ganz leicht. Zahlreiche Rezepte und über 70.000 Lebensmittel stehen in der Datenbank zur Verfügung, um einen individuellen Plan für vollschlanke, für sehr dünne oder für gesundheitlich empfindliche Kunden zu erstellen. Jüngere Menschen benötigen mehr Kalorien als Senioren. Deine Kunden werden sich über den persönlichen Ernährungsplan mit exklusiven Rezepten nach ihrem Geschmack freuen.

  • Umfangreiche Rezeptdatenbank
  • über 70.000 Lebensmittel
  • Rezepte ganz einfach selbst erstellen
  • Innovativer Ernährungsplaner

Dein Online-Business mit OptiOffice

Als engagierter Trainer fokussierst Du immer auf die Bedürfnisse Deiner Kunden. Damit Du Deine Kunden und auch sie Dich jederzeit schnell erreichen kannst, hilft Dir die Software Mitgliederverwaltung OPTIOffice mit einer Vielzahl von Kommunikationswegen.

Bleib mit deinen Kunden in Kontakt

Die Kommunikation zu deinen Kunden / Mitglieder war noch nie so wichtig wie jetzt. Mit unserer Newsletter-Funktion erreichst du deine Kunden.

Onlinebuchung für dein Online Streaming

Hinterlege in den Terminen deinen Link zu deinem virtuellen Trainingsraum. Dein Kunde bucht den Termin entspannt von zuhause.

Passwort geschützter Kundenbereich

Ganz einfach kannst du auf deiner Webseite einen geschützt Bereich erstellen. Deine Kunden melden sich dort oder in der App an.

24 Stunden mit Deinem OnlineShop verkaufen

Mit deinem eigenen Online-Shop kannst du deine Dienstleistungen und Produkte rund um die Uhr vollautomatisiert verkaufen.

KundenApp für den besonderen Service

Biete Deinen Kunden eine KundenApp an. Sei immer in der Hosentasche beim Kunden und griffbereit. Ermögliche mehr Flexibilität und Komfort.

Trainingsbetreuung durch Trainingspläne

Erstelle schnell professionelle Trainingspläne. Deine Kunden können direkt mit der App trainieren und dokumentieren den Trainingserfolg

Videokurse erstellen und Dein eigenes Netflix anbieten

Verkaufe über den Shop Videokurse. Mit automatisierter Abrechnung und Versendung der Zugangsdaten für Deinen geschützten Mitgliederbereich.

Online-CheckUp für modernes Arbeiten

Lass die Anamnese Deinen Kunden vom Sofa aus machen. Die Antworten siehst Du direkt in der Kundenakte. Auch an den Haftungsausschluss ist gedacht.

Personaltrainer die OptiOffice erfolgreich einsetzen

Als Betreiber einer Personal Trainings Lounge ist der reibungslose Ablauf Grundlage für ein professionelles Arbeiten. Nach mehreren getesteten Software war OptiOffice die beste Lösung, die mir und meinen Trainern bis heute optimale Unterstützung im Arbeitsalltag bietet. Die Nutzung ist einfach und intuitiv. Daher kann ich die Software uneingeschränkt weiterempfehlen.

SEBASTIAN AUTHENRIETH

Inh. PT-Lounge Kornwestheim

Als Inhaber einer Personal Training Lounge ist mir meine Zeit sehr wichtig. Daher ist diese App und das OptiOffice System sehr hilfreich! Durch die optimale Steuerung der Termine, schnelle Onlineterminbuchung für meine Kunden ist es für mich goldwert. Meine Kunden finden es super, ich investiere meine Zeit in Training oder andere organisatorische Maßnahmen. Super Betreuung und schnelle Reaktionszeit. Top!

KONSTANTIN WIESNER

Inh. PT-Lounge Erding

Mit OptiOffice habe ich mir ein Programm ins Studio geholt, welches alle Bereiche abdeckt. Trainingsplanerstellung für EMS oder Personaltraining ist total easy, auch die Kalender- und Rechnungsfunktionen sind einfach gestaltet. Alles greift ineinander. Ich bin froh mich für OptiOffice entschieden zu haben. Bei Fragen und Anregungen steht immer jemand zur Verfügung.

ANNA WIEGMANN

Inh. Fitness Lounge

OptiOffice bezahlt sich von allein!

Denn mit einer Stunde deiner Zeit kannst du so viel mehr erreichen! Durch die Nutzung von OptiOffice kannst du wöchentlich mindestens drei Stunden mehr einsparen.

  • unschlagbare Konditionen für mehr Arbeitserleichterung
  • bleib flexibel – OptiOffice ist monatlich kündbar
  • immer aktuelle Version – automatisch kostenlos Updates
  • persönlicher Support über E-Mail, Telefon und Facebook-Gruppe
  • umfangreicher Hilfebereich mit vielen Erklärvideos & FAQ
  • Hilfe bei der konzeptionellen Umsetzung
  • Unterstützung der OptiOffice-Community

14 Tage lang testen – ganz ohne Risiko 

Die Zeitersparnis durch die Abwicklung aller Verwaltungsaufgaben durch die Kundenverwaltung Software OPTIOffice ermöglicht Dir neue Termine für neue Kunden. Daher amortisieren sich die Kosten für die intuitive Software Mitgliederverwaltung innerhalb sehr kurzer Zeit. Nach der Probezeit von 14 Tagen endet die Lizenz automatisch. Zudem hast Du dauerhaft eine Kündigungsfrist von nur einem Monat, damit Du immer flexibel bist. Nach Wunsch kannst Du weitere nach Maß auf Deine Bedürfnisse zugeschnittene Module wie den SMS-Service für die Terminerinnerung Deiner Kunden hinzubuchen.

Dein OptiOffice kannst Du erweitern

Mit unseren Zusatzmodulen kannst Du den Funktionsumfang von OptiOffice erweitern und noch vielseitiger arbeiten. OptiOffice kann noch mehr und ist anpassbar.

Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer.

Häufig gestellte Fragen

Mit der optimierten Präsentation Deines Angebots lädst Du Kunden zum Buchen von Streaming-Kursen an, nachdem sie ihren Anamnese-Bogen online ausgefüllt haben. Am PC auf Deiner Homepage und auf dem Tablet in der App nutzen Deine Kunden 24 Stunden lang an sieben Tagen in der Woche überall auf der Welt Deine Angebote vom Training bis zum Ernährungsplan. Schließlich kannst Du jede Deiner Leistungen mit nur einem Klick so exakt abrechnen, dass alle Daten bereits perfekt für den Steuerberater vorliegen.

Die Lizenz kosten nur eine geringe monatliche Gebühr bei einer kurzen Kündigungsfrist.

Im Helpdesk werden viele Fragen beantwortet. Zudem stehen die Mitarbeiter von OPTIOffice für Fragen auch bezüglich der Updates zur Verfügung.

Dein Steuerberater kann Deine Buchungen importieren.

OPTIOffice funktioniert auf allen Endgeräten.

Experten die OptiOffice erfolgreich einsetzen

Ich bin einfach begeistert. Dieses Programm ist alltagsfreundlich, kinderleicht und trotzdem so komplex, dass alle meine Erwartungen an eine High-End Lösung übertroffen wurden. Dank OptiOffice sind wir noch professioneller und schneller geworden. Weiter bin ich mir sehr sicher, dass das Preis-Leistungsverhältnis absolut unschlagbar ist.

CHRIS BELL

SHENTISPORTS® Founder

Mir als Leiter einer großen Ausbildungsorganisation ist es besonders wichtig, dass meine Teilnehmer sich auf ihr Kerngeschäft (optimale Kundenberatung) konzentrieren. Dafür bietet OptiOffice die ideal Unterstützung. Terminplanung, Abrechnungstool, Check-Up und sogar Trainingsplanerstellung… was will man mehr?

STEPHAN MÜLLER

Inhaber Gluckerkollege, PT-Lounge

Mit OptiOffice habe ich nicht nur eine Komplettlösung für mein Kerngeschäft PREMIUM PERSONAL TRAINING ® und meine damit verbunden administrativen Tätigkeiten gefunden, sondern auch ein hochmotiviertes Team, das auf meine Wünsche zeitnah und unkompliziert eingeht. Ich kann die Software jedem  Personaltrainer empfehlen!

TIMO BARTEL

FA. Spielraum in Darmstadt

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