Wie kann ich Rechnungen per Lastschrift/SEPA einziehen?

Wenn du Beiträge oder Rechnungen nicht einzeln überwiesen bekommen, sondern selbst einziehen möchtest, läuft das in OptiOffice über eine SEPA-Lastschrift. OptiOffice erzeugt dir dafür eine Datei mit allen fälligen Beträgen, die du bei deiner Bank hochlädst. Den ganzen Ablauf findest du im Hauptreiter Office → Rechnungen.

Was du dafür brauchst

Bevor du loslegst, brauchst du ein Geschäftskonto, über das du Lastschriften einziehen darfst, sowie eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Außerdem muss dir von deinen Kunden ein SEPA-Mandat vorliegen, und bei den betroffenen Kunden müssen vollständige Bankdaten hinterlegt sein. Fehlt bei jemandem die IBAN, kannst du das nur im SEPA-Protokoll einsehen oder merkst es erst, wenn das Geld nicht kommt.

Eine Rechnung auf Lastschrift stellen

Du gehst zunächst in die Rechnung, die du einziehen möchtest. Sie sollte bereits fällig gestellt sein, also eine Rechnungsnummer und ein Datum haben. Falls du den Unterschied zwischen offen, fällig und bezahlt noch nicht kennst, steht dazu mehr im Artikel Rechnungen verwalten und organisieren.

In der Rechnung änderst du nun zwei Dinge. Du stellst die Zahlweise von Rechnung auf Lastschrift um, und du setzt das Zahlungsziel von „Zahlbar in 7 Tagen“ auf „sofort“. Das Sofort ergibt hier Sinn, weil du den Betrag ja selbst einziehst und der Kunde nicht erst überweisen muss. Anschließend speicherst du.

Ein wichtiger Punkt dabei: Sobald die Zahlweise auf Lastschrift steht, zieht die Rechnung deinen Lastschrift-Text statt des normalen Überweisungstextes. Prüfe deshalb, dass dieser Text sauber hinterlegt ist und den Kunden nicht zur Überweisung auffordert, sonst überweist er womöglich zusätzlich und du hast die Zahlung doppelt. Wo du diesen Text pflegst, steht im Artikel Textvorlagen.

Die SEPA-Datei erzeugen

Zurück in der Übersicht siehst du jetzt alle Rechnungen, die per Lastschrift eingezogen werden sollen. Über den Button SEPA-Datei erzeugst du daraus die Einzugsdatei. Möchtest du nur bestimmte Rechnungen einziehen, nimmst du vorher einfach die Häkchen bei den nicht gewünschten raus, andernfalls werden alle markierten genommen.

Nach dem Klick auf SEPA-Datei erscheint ein Download-Button. Darüber lädst du die Datei auf deinen Computer herunter. Über SEPA Protokoll bekommst du zusätzlich eine Übersicht, welche Beträge in diesem Lauf enthalten sind.