Die Handhabung bei Gutscheinen (z.B. Geschenkgutschein) und Guthaben (z.B. Verzehrguthaben) ist etwas detailliert, da einiges steuerrechtlich beachtet werden muss. In Teil 1 findest du alle Infos zu Gutscheinen und in Teil 2 das Thema Guthaben für bestehende Kunden.

Teil 1 – GUTSCHEINE

Anlegen eines Gutscheines:

1. Gehe im Bereich OFFICE -> Einstellungen zu -> Leistungen
2. Klicke auf den Button „Leistung hinzufügen“ und trage alle Details zum Gutschein ein
3. Der Steuersatz muss zwingend mit 0,00% angelegt werden (Da noch nicht klar ist, was der Kunde bei dir kauft – Training, Getränk, etc.)
4. Bei „in Kasse anzeigen“ sollte die entsprechende Schaltfläche auf „JA“ gesetzt werden

5. Verkaufe den Gutschein (den du gerade angelegt hast) im Bereich OFFICE -> Kasse über den Button „Artikel verkaufen“

• Das kannst du entweder mit der Zahlweise „Bar„, „EC-Karte“ oder „Rechnung“ machen.
• Hier brauchst du keinen Kontakt auswählen, wenn noch nicht klar ist, wer der Empfänger des Gutscheins ist.

Einlösen des Gutscheines:

1. Der Kunde (der den Gutschein geschenkt bekommen hat) kommt in dein Studio und möchte den Papiergutschein einlösen.
2. Diesen übernimmst du.
3. Wenn es den Kunden noch nicht in den Kontakten gibt, legst du ihn bitte an.
4. Danach gehst du zu seiner Kundenakte.
5. Gehe in den Bereich „Guthaben“.
6. Klicke auf den Button „+Einzahlung hinzufügen“ und trage den Betrag ein.
7. Klicke auf „Speichern“.
8. Danach kannst du den Papiergutschein zerreißen.
9. Damit ist das Einlösen erledigt und der Betrag als GUTHABEN beim Kontakt hinterlegt.

In Teil 3 findest du alle Infos, wie dieses Guthaben nun angewendet werden kann.

Teil 2 – GUTHABEN

Falls ein Kunde einen Betrag z.B. als Verzehrguthaben bei sich hinterlegen möchte, kannst du diesen nach der Einzahlung (z.B. in bar oder per Überweisung) direkt beim Kontakt in OptiOffice eintragen:

1. Du gehst zu seiner Kundenakte.
2. Gehe in den Bereich „Guthaben“.
3. Klicke auf den Button „+Einzahlung hinzufügen“ und trage den Betrag ein.
4. Klicke auf „Speichern“.
5. Damit ist der Betrag als Guthaben beim Kontakt hinterlegt.

Bei einer Bareinzahlung empfiehlt sich in jeden Fall eine Quittung zu erstellen, sodass die Einzahlung für beide Seiten dokumentiert wird.

Teil 3 – GUTHABEN ANWENDEN

Jetzt möchte der Kunde z.B. ein Training/Getränk etc… davon erwerben:

• Dazu gehst du in die Kasse (Office-> Kasse)
• Klicke „Artikel verkaufen“
• Wähle den Kunden aus den Kontakten aus.
• Wähle Guthaben aus (wenn das nicht automatisch passiert).
• Lege den Artikel in den Warenkorb.
• Verkauf abschließen.

In der Kasse kannst du über den Button „GUTHABEN EXPORTIEREN“ eine eigene CSV von Kassenbewegungen mit Guthaben herunterladen.

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