Umgang mit Gutscheinen und Guthaben

Gutscheine wie ein Geschenkgutschein und Guthaben wie ein Verzehrguthaben laufen in OptiOffice beide über das Guthabenkonto des Kontakts, haben aber eine steuerrechtliche Besonderheit, die du kennen solltest. Die Grundidee ist einfach: Ein verkaufter Gutschein bleibt zunächst steuerneutral, wird beim Einlösen zu Guthaben beim Kunden, und dieses Guthaben wird später an der Kasse für eine konkrete Leistung oder ein Produkt verbraucht, das dann seinen eigenen Steuersatz hat.

Die einzelnen Schritte spielen sich an drei Stellen ab, nämlich bei den Leistungen, in der Kasse und in der Kundenakte.

Einen Gutschein anlegen

Den Gutschein legst du wie eine normale Leistung an, unter Office → Einstellungen → Leistungen über den Button Leistung hinzufügen. Dort trägst du die Details zum Gutschein ein.

Wichtig ist der Steuersatz. Der muss zwingend auf 0,00 % stehen. Der Grund ist, dass beim Verkauf des Gutscheins noch nicht feststeht, wofür der Kunde ihn später einlöst, also ob für ein Training, ein Getränk oder etwas anderes. Die Umsatzsteuer fällt deshalb erst an, wenn das Guthaben tatsächlich für eine konkrete Leistung eingesetzt wird. Damit du den Gutschein anschließend verkaufen kannst, setzt du außerdem „in Kasse anzeigen“ auf Ja.

Einen Gutschein verkaufen

Verkauft wird der Gutschein unter Office → Kasse über den Button Artikel verkaufen. Als Zahlweise kannst du Bar, EC-Karte oder Rechnung wählen. Einen Kontakt musst du dabei nicht auswählen, wenn noch gar nicht feststeht, wer den Gutschein am Ende geschenkt bekommt.

Einen Gutschein einlösen

Kommt ein Kunde mit einem Papiergutschein zu dir und möchte ihn einlösen, nimmst du den Gutschein an. Gibt es den Kunden noch nicht in deinen Kontakten, legst du ihn zunächst an.

Anschließend gehst du in seine Kundenakte in den Bereich Guthaben, klickst auf +Einzahlung hinzufügen, trägst den Betrag ein und speicherst. Danach kannst du den Papiergutschein entwerten. Der Betrag ist nun als Guthaben beim Kontakt hinterlegt und steht für künftige Käufe zur Verfügung.

Guthaben direkt hinterlegen

Möchte ein Kunde einen Betrag direkt als Guthaben hinterlegen, etwa ein Verzehrguthaben, funktioniert das genauso. Nachdem er den Betrag eingezahlt hat, zum Beispiel bar oder per Überweisung, gehst du in seine Kundenakte in den Bereich Guthaben, fügst über +Einzahlung hinzufügen den Betrag hinzu und speicherst. Damit ist der Betrag als Guthaben beim Kontakt hinterlegt.

Bei einer Bareinzahlung solltest du in jedem Fall eine Quittung erstellen, damit die Einzahlung für beide Seiten dokumentiert ist.

Guthaben anwenden

Wenn der Kunde später etwas von seinem Guthaben erwerben möchte, also zum Beispiel ein Training oder ein Getränk, gehst du in die Kasse über Office → Kasse und klickst auf Artikel verkaufen. Du wählst den Kunden aus den Kontakten aus und wählst Guthaben als Zahlweise, falls das nicht automatisch geschieht. Dann legst du den Artikel in den Warenkorb und schließt den Verkauf ab. Der Betrag wird vom Guthaben des Kunden abgezogen.

Über den Button Guthaben exportieren in der Kasse kannst du dir zusätzlich eine eigene CSV-Datei mit den Kassenbewegungen rund um das Guthaben herunterladen, zum Beispiel für deine Buchhaltung.

Tipps aus der Praxis

Lege den Gutschein immer mit 0,00 % Steuersatz an. Das ist kein Detail, sondern steuerlich notwendig, weil die Umsatzsteuer erst beim Einlösen für die konkrete Leistung entsteht.

Beim Verkauf eines Geschenkgutscheins musst du keinen Kontakt zuordnen. Das ist praktisch, weil zu diesem Zeitpunkt meist noch gar nicht feststeht, wer ihn bekommt. Zugeordnet wird erst beim Einlösen, wenn das Guthaben beim beschenkten Kunden hinterlegt wird.

Erstelle bei Bareinzahlungen eine Quittung. So ist die Einzahlung sauber dokumentiert, für dich und für den Kunden.

Nutze den Export für deine Buchhaltung. Über Guthaben exportieren bekommst du die Guthaben-Bewegungen als eigene CSV, ohne sie von Hand zusammensuchen zu müssen.

Weiterführende Artikel

• Leistungen und Produkte anlegen – den Gutschein als Leistung anlegen
• Kasse – Gutscheine verkaufen und Guthaben einlösen
• Kasse-Buchungskorrektur – Korrekturen an Kassenbuchungen
• Wie bekommt der Steuerberater meine Rechnungen? – Daten für die Buchhaltung bereitstellen

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