Termine stornieren und die Warteliste nutzen

Wenn ein Kunde einen Termin nicht wahrnehmen kann oder du selbst einen Platz in einem Termin frei machen musst, ist das in OptiOffice schnell erledigt. Spannend wird es, wenn für den Termin eine Warteliste besteht, denn dann kann der frei gewordene Platz direkt mit einem anderen Kunden nachbesetzt werden. Je nachdem, wer den Platz frei macht, läuft das automatisch oder mit einem kurzen Klick von dir. In diesem Artikel erklären wir dir beide Wege.

Die Warteliste findest du direkt in der Terminmaske unter Office → Kalender, wenn du den jeweiligen Termin öffnest. Dort gibt es einen eigenen Bereich „Warteliste“, in dem die wartenden Kunden auf ihren Plätzen stehen.

Der Kunde sagt selbst ab

Storniert ein Kunde seinen Termin selbst, rückt OptiOffice automatisch den nächsten Kunden von der Warteliste nach. Du musst dafür nichts weiter tun, der frei gewordene Platz wird direkt neu vergeben.

Der nachgerückte Kunde bekommt dann automatisch eine Terminbestätigung, sofern diese Benachrichtigung bei dir aktiviert ist. So weiß dein Kunde sofort, dass er von der Warteliste in den Termin aufgerückt ist.

Du entfernst selbst einen Kunden aus dem Termin

Nimmst du einen Kunden selbst aus einem Termin heraus, wird der Platz nicht automatisch nachbesetzt, hier hast du die Entscheidung in der Hand. Du kannst den freien Platz aber mit wenigen Klicks aus der Warteliste auffüllen.

Öffne dazu den Termin und gehe zum Bereich „Warteliste“. Beim jeweiligen Platz wählst du den Kunden aus und bestätigst ihn über den kleinen grünen Haken daneben. Damit wird der Kunde von der Warteliste in den Termin übernommen und bekommt direkt eine Terminbestätigung, sofern diese Benachrichtigung aktiviert ist.

Tipps aus der Praxis

Ob deine Kunden eine automatische Terminbestätigung erhalten, hängt an deinen Benachrichtigungs-Einstellungen. Wenn das Nachrücken für dich funktioniert, der Kunde aber keine Mail bekommt, lohnt sich ein Blick in die Einstellungen für die Terminbenachrichtigungen.

Wenn du einen Kunden nur kurzfristig aus einem Termin nimmst und den Platz bewusst frei lassen möchtest, lass die Warteliste einfach unangetastet. Der grüne Haken rückt wirklich nur dann jemanden nach, wenn du ihn anklickst.

Weiterführende Artikel

• Einstellungen für die Terminbenachrichtigungen – wann und wie Kunden eine Bestätigung erhalten
• Wie kann ich die Teilnehmer-Plätze von Terminen oder Kursen ändern? – Plätze pro Terminart festlegen
• Kunde sagt Termin zu spät ab, kann ich ihn aus dem Termin nehmen und trotzdem abrechnen? – Absage und Abrechnung

Stichwörter: Termin stornieren, Termin absagen, Warteliste, Nachrücken, Platz frei, Teilnehmer entfernen, grüner Haken, Terminbestätigung, Benachrichtigung, Kunde aus Termin nehmen