Punktesystem: flexible Abrechnung für dein Studio

Normalerweise rechnest du in OptiOffice konkrete Leistungen ab, also zum Beispiel Personal Training, Gruppentraining oder einen Kurs. Du kannst stattdessen aber auch mit einem Punktesystem arbeiten. Dabei verkaufst du nicht einzelne Leistungen, sondern Punkte, die dein Kunde flexibel für alles einsetzen kann, was du anbietest.

Der Vorteil liegt in der Flexibilität für den Kunden. Statt auf eine bestimmte Leistung festgelegt zu sein, wählt er mit seinem Punkteguthaben frei, ob er damit ins Gruppentraining geht oder ein Personal Training bucht. Aufwendigere Leistungen kosten dann einfach mehr Punkte als günstigere. Das eignet sich für dein komplettes Angebot genauso wie für einen einzelnen Teilbereich deines Studios.

Den Punkt als Leistung anlegen

Grundlage des ganzen Systems ist eine einzige Leistung, die für einen Punkt steht. Die legst du unter Office → Einstellungen → Leistungen an, zum Beispiel unter dem Namen „Punkt“. Du kannst sie auch studioeigen benennen, etwa „Vital Punkt“ oder „Credit“. Der Preis, den du dieser Leistung gibst, ist der Preis für einen einzelnen Punkt. Hinterlegst du zum Beispiel 19 €, zahlt ein Kunde, der genau einen Punkt kauft, auch diese 19 €.

Diesen einen Punkt verknüpfst du anschließend überall dort, wo abgerechnet wird, also in deinen Terminarten, deinen Paketen und deinen Verträgen. Er ist damit die gemeinsame Währung, über die am Ende alles läuft.

Festlegen, wie viele Punkte eine Terminart kostet

Jetzt entscheidest du je Terminart, wie viele Punkte sie kosten soll. Dazu verknüpfst du in der Terminart den Punkt als Leistung und trägst bei der Stückzahl ein, wie viele Punkte eine Buchung zieht.

Zum Beispiel verknüpfst du ein Gruppentraining mit einem Punkt und ein Personal Training mit fünf Punkten. Bucht ein Kunde das Gruppentraining, kostet ihn das einen Punkt, beim Personal Training sind es fünf. Über die Punktzahl bildest du also ab, dass die eine Leistung aufwendiger ist als die andere. Wie viele Terminarten du anlegst und mit wie vielen Punkten du sie versiehst, bleibt völlig dir überlassen.

Abgezogen werden die Punkte über den TerminCheck. Sobald du ihn für den gebuchten Termin ausführst, wird die hinterlegte Punktzahl beim Kunden verrechnet. Hat er ein Paket oder eine Mitgliedschaft mit Punkteguthaben, werden die Punkte von dort abgezogen. Hat er kein Guthaben, werden ihm die Punkte stattdessen in Rechnung gestellt.

Hier einmal beispielhaft mit 2 Punkten für diese Terminart:

Punkte über Pakete und Verträge verkaufen

Damit deine Kunden überhaupt Guthaben haben, verkaufst du ihnen Punkte, und das läuft genau wie bei jeder anderen Leistung über Pakete und Verträge.

Über ein Paket gibst du eine feste Menge Punkte als Guthaben aus, zum Beispiel eine Zehnerkarte mit 10 Punkten zu einem festen Preis. Kauft der Kunde das Paket, werden ihm die 10 Punkte gutgeschrieben, von denen er anschließend bei jeder Buchung abbucht.

Über einen Vertrag gibst du Punkte laufend aus, zum Beispiel eine Mitgliedschaft mit 10 Punkten pro Woche. Die Begrenzung stellst du dabei über die Limitierung der Leistung ein, also wie viele Punkte dem Kunden je Zeitraum zustehen. So bekommt er für seinen monatlichen Beitrag ein regelmäßiges Punkteguthaben.

Als Beispiel hier einmal im Vertrag, 4 Punkte die Kalender Woche:

Unter den Leitungen im Vertrag sieht dass dann so aus:

Unter den Paketen sieht dass dann so aus:

Was du dabei beachten solltest

Eine Sache nimmt dir OptiOffice dabei nicht ab. Dem Kunden wird nicht automatisch angezeigt, wie viele Punkte eine bestimmte Terminart kostet. Diese Preisliste in Punkten musst du selbst kommunizieren, etwa auf deiner Website, im Studio oder direkt bei der Buchung. Sonst weiß der Kunde zwar, dass er Punkte hat, aber nicht, was ihn welche Buchung kostet.

Tipps aus der Praxis

Halte die Punktwerte einfach und bei runden Zahlen. Ein System mit 1, 2 und 5 Punkten lässt sich für Kunden viel leichter überblicken als krumme Werte.

Rechne vorher einmal durch, was ein Punkt wert sein soll. Da sich alle Leistungen auf diesen einen Preis beziehen, legst du mit dem Punktpreis indirekt die Preise deines ganzen Angebots fest. Wähle ihn am besten so, dass die gängigen Leistungen am Ende zu deinen bisherigen Preisen passen.

Mach die Punktwerte für deine Kunden gut sichtbar. Weil sie nicht automatisch im System erscheinen, ist eine klare Übersicht, was wie viele Punkte kostet, der wichtigste Baustein, damit das System im Alltag rund läuft.

Weiterführende Artikel

• Video zum Punktesystem
• Leistungen und Produkte anlegen – Grundlage für die Leistung „Punkt“
• Pakete – Punkte als Guthaben verkaufen
• Verträge / Mitgliedschaften anlegen – Punkte laufend über eine Mitgliedschaft ausgeben
• TerminCheck und Abrechnung – wie die Abrechnung über Vertrag, Paket und Rechnung abläuft

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