Wie bekommt der Kunde seinen Termin automatisch in seinen Kalender

Kurz gesagt: Die Terminbestätigung, die der Kunde per E-Mail bekommt, enthält eine Kalenderdatei. Ein Klick darauf trägt den Termin automatisch in seinen Kalender ein, das funktioniert mit allen gängigen Kalendern.

So kommt der Termin in den Kalender des Kunden

Für den Kunden sind es nur drei Schritte:

1. Die Terminbestätigung in seinem E-Mail-Postfach öffnen.
2. Die angehängte Kalenderdatei (eine .ics-Datei) antippen bzw. anklicken.
3. Im Kalender bestätigen – der Termin wird mit Datum, Uhrzeit und Titel automatisch eingetragen.

Am Handy reicht meist ein Tippen auf den Anhang, am Rechner öffnet sich die Kalender-App mit dem fertigen Termin zum Speichern.

Voraussetzung: Die Terminbestätigung muss ankommen

Damit der Kunde die Kalenderdatei erhält, muss ihm überhaupt eine Terminbestätigung zugeschickt werden. Achte deshalb beim Eintragen des Termins auf zwei Dinge:

• Aktiviere die Schaltfläche hinter dem Teilnehmer, damit die Bestätigung versendet wird.
• Stelle sicher, dass im Kontakt eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

Ist beides erfüllt, geht die Bestätigung mit der Kalenderdatei automatisch an den Kunden raus.

Welche Kalender funktionieren

Die Kalenderdatei ist eine .ics-Datei – ein Standardformat, das alle gängigen Kalender verstehen. Dazu zählen zum Beispiel:

• Apple Kalender (iPhone, iPad, Mac)
• Google Kalender (Android, Web)
• Microsoft Outlook
• Mozilla Thunderbird

Der Kunde muss also nichts einrichten, sein Kalender erkennt die Datei automatisch.

Gut zu wissen

Kommt beim Kunden keine Kalenderdatei an, prüfe zuerst, ob die Terminbestätigung überhaupt versendet wurde (siehe Abschnitt oben) und ob die E-Mail eventuell im Spam-Ordner gelandet ist.

Der Kalendereintrag ist eine Momentaufnahme: Ändert sich der Termin später, aktualisiert sich der bereits gespeicherte Eintrag beim Kunden nicht von selbst. Der Kunde sollte dann die neue Bestätigung erneut hinzufügen und den alten Eintrag löschen.

Weiterführende Artikel

• Wann wird die Terminerinnerung an Kunden versendet?
• Wie lassen sich Termine aus OptiOffice in einen anderen Kalender importieren?

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