Wie können wir dir helfen?
Textvorlagen
Fast alles, was OptiOffice automatisch an deine Kunden schickt oder ausdruckt, greift auf einen hinterlegten Text zurück. Die Zahlungsaufforderung auf der Rechnung, die Mahnung, die Terminbestätigung, der Geburtstagsgruß, die AGBs im Onlineshop und der Zusatztext auf dem Kassenbon kommen alle aus den Textvorlagen. Wenn du die einmal sauber einrichtest, klingt jede automatische Nachricht nach deinem Studio und nicht nach Standardsoftware.
Du findest sie unter Office → Einstellungen → Textvorlagen. Links liegen die Vorlagen, rechts das Briefpapier und das Bild für die Geburtstags-Mail.
So arbeitest du mit den Vorlagen
Die Vorlagen liegen als aufklappbare Liste vor dir. Du klickst eine an, das Textfeld öffnet sich, du schreibst deinen Text hinein und speicherst oben über Speichern. Das Speichern gilt für die gesamte Seite, du kannst also mehrere Vorlagen hintereinander bearbeiten und am Ende einmal speichern. Umgekehrt heißt das aber auch, dass deine Änderungen weg sind, wenn du die Seite ohne Speichern verlässt.
Platzhalter sind Begriffe mit einer Raute davor, die beim Versenden automatisch durch die echten Daten ersetzt werden. Bei „Rechnung oben“ steht zum Beispiel #tagen für das Zahlungsziel aus der Rechnung, im Haftungsausschluss stehen #anrede, #titel, #vorname und #nachname für die Daten des Kunden. Welche Platzhalter dir in welcher Vorlage zur Verfügung stehen, wird dir direkt über dem jeweiligen Textfeld angezeigt, und die Namen sind selbsterklärend. Erfinde keine eigenen Platzhalter, denn was nicht angezeigt wird, wird auch nicht ersetzt und steht später wörtlich in der Mail.
Rund um Rechnungen
Rechnung oben (Sie): Der Text, der auf der Rechnung über der Auflistung der Positionen steht. Hier gehört die eigentliche Zahlungsaufforderung hin, üblicherweise mit #tagen für die Zahlungsfrist.
Rechnung oben (Lastschrift, Sie): Dieselbe Stelle, aber für Rechnungen, deren Betrag du per Lastschrift einziehst. Der Text muss zwingend ein anderer sein, denn hier soll der Kunde ja gerade nicht überweisen. Stattdessen weist du darauf hin, dass der Betrag von seinem Konto eingezogen wird. Das ist eine der häufigsten Stolperfallen, denn wenn du hier den Überweisungstext stehen lässt, überweisen einzelne Kunden zusätzlich und du hast doppelte Zahlungen im System.
Rechnung unten (Sie): Der Text unterhalb der Positionen. Gut geeignet für Hinweise, die nicht zur Zahlung gehören, etwa den Dank für die Buchung oder einen Hinweis auf die Öffnungszeiten.
Rechnung Mahnung 1, 2 und 3: Die drei Mahnstufen für offene Rechnungen. Formuliere die Stufen wirklich unterschiedlich, sonst verlieren sie ihre Wirkung. Die erste Stufe darf freundlich sein und im Zweifel davon ausgehen, dass die Rechnung schlicht untergegangen ist. Die dritte Stufe sollte klar benennen, was als Nächstes passiert.
Verträge Mahnung 1, 2 und 3: Dieselbe Logik, aber für rückständige Vertragsbeiträge. Die sind getrennt, weil die Situation eine andere ist. Bei einem Vertrag steht meistens eine Rücklastschrift dahinter, und der Kunde trainiert oft weiter bei dir, während er im Rückstand ist. Der Ton darf hier also ein anderer sein als bei einer offenen Produktrechnung. Wie du die Mahnstufe im Vertrag setzt, steht im Artikel Zahlungserinnerung oder Mahnung nach Rücklastschrift bei Verträgen.
Rechnung Storno: Der Text für die E-Mail, die rausgeht, wenn du eine Rechnung stornierst. Halte ihn kurz und sachlich und schreib dazu, ob der Kunde noch etwas tun muss oder ob sich die Sache damit erledigt hat.
Betrag erhalten: Der Text für die E-Mail, mit der du bestätigst, dass eine Rechnung bezahlt wurde. Diese Mail wird unterschätzt. Sie kostet dich nichts und erspart dir Rückfragen von Kunden, die sich nicht sicher sind, ob ihre Überweisung angekommen ist.
Rund um Verträge und Termine
Begrüßung zum Vertrag: Ein zusätzlicher Text, der optional in die E-Mail eingefügt wird, wenn ein Kunde einen Vertrag abschließt. Der Moment direkt nach dem Abschluss ist der beste, um dem Kunden zu sagen, wie es weitergeht.
Kündigungsbestätigung (Sie): Der Text, mit dem du eine eingegangene Kündigung bestätigst. Nenne darin auf jeden Fall, zu welchem Datum die Mitgliedschaft endet, denn genau danach wird sonst hinterher gefragt, hier wieder die Platzhalter beachten.
Ruhezeit: Ein ergänzender oder zusätzlicher Text für die E-Mail-Benachrichtigung zur Ruhezeit.
Terminbestätigung: Der Text der Bestätigungsmail nach einer Terminbuchung. Nutze die Gelegenheit für die Dinge, die deine Kunden sonst nachfragen, etwa was sie mitbringen sollen, wo sie parken oder wie kurzfristig sie noch absagen können.
Haftungsausschluss: Die Erklärung, mit der ein Kunde bestätigt, dass er freiwillig und auf eigene Verantwortung trainiert, sich gesund fühlt, den Check-Up oder Anamnesebogen wahrheitsgemäß ausfüllt und bei Beschwerden sofort den Trainer informiert. Der mitgelieferte Standardtext deckt das ab und arbeitet mit den Platzhaltern für Anrede, Titel, Vor- und Nachname. Prüfe ihn trotzdem einmal mit Blick auf dein Angebot, denn ein EMS-Studio hat andere Risiken abzudecken als ein Yogastudio.
Geburtstagsgrüße
Verschickt wird der Gruß nicht von allein. Auf dem Dashboard findest du eine Liste der anstehenden Geburtstage, und dort gibst du den Versand frei. Ab diesem Zeitpunkt gehen die Mails dann automatisch raus. Das ist bewusst so gebaut, denn so hast du die Möglichkeit, einzelne Kontakte zu überspringen, etwa Karteileichen oder Kunden, die gerade gekündigt haben.
Rechts auf der Seite lädst du unter Bild der Geburtstags-Mail die Grafik hoch, die in der Mail erscheint. Ab Werk ist dort eine bunte Torte hinterlegt. Wenn dein Studio einen klaren Markenauftritt hat, lohnt sich hier ein eigenes Bild, denn diese Mail ist eine der wenigen, die Kunden wirklich aufmerksam lesen.
Rechtstexte für den Onlineshop
AGBs, Widerrufsbelehrung und Datenschutzerklärung hinterlegst du hier zentral. Sie werden im Onlineshop angezeigt, wo deine Kunden sie vor dem Kauf bestätigen müssen, und sind über den Fußbereich des Shops jederzeit erreichbar.
Bei den AGBs gibt es eine Besonderheit, die im Support regelmäßig für Verwirrung sorgt. Die AGBs an dieser Stelle gelten für alles, was im Onlineshop gekauft wird, also Produkte, Pakete und Termine. Die AGBs für Mitgliedschaften liegen dagegen nicht hier, sondern im jeweiligen Vertrag unter AGBs für den Online Abschluss. Das ist sinnvoll, weil sich Vertragsbedingungen je nach Mitgliedschaft unterscheiden, du solltest es aber wissen, sonst wunderst du dich, warum deine Änderung beim Vertragsabschluss nicht ankommt. Widerrufsbelehrung und Datenschutzerklärung werden dagegen zentral von hier gezogen und gelten für beides.
Zur Widerrufsbelehrung gehört seit dem 19. Juni 2026 auch der verpflichtende Widerrufs-Button, dazu steht alles im Artikel Widerrufs-Button einbinden. In dem OnlineShop gibt es unten in der Fußzeile schon eine Widerspruchsmöglichkeit.
Diese drei Texte sind rechtlich verbindlich. Lass sie im Zweifel von jemandem prüfen, der sich damit auskennt, statt sie von einer anderen Website zu kopieren.
Kassenbon Zusatztext
Kassenbon Zusatztext ist ein zusätzlicher Text, der mit auf den Kassenbon gedruckt wird. Weil der Platz auf einem Bon begrenzt ist, funktionieren hier nur kurze Zeilen. Ein Dank für den Einkauf, die Öffnungszeiten oder ein Hinweis auf den Onlineshop passen gut, ein ganzer Absatz nicht.
Briefpapier
Rechts auf der Seite hinterlegst du dein eigenes Briefpapier für Rechnungen. Es gibt zwei Plätze, Briefpapier und Briefpapier 2 (optional), sodass du zum Beispiel mit zwei verschiedenen Logos arbeiten kannst.
Das Format ist vorgegeben. Du lädst ein JPG oder PNG in DIN-A4-Größe hoch, optimal mit 300 DPI, also 2480 x 3508 Pixel. Weicht die Auflösung stark davon ab, wird das Ergebnis beim Druck unscharf oder verschoben. Beim Ausdrucken musst du im Browser gegebenenfalls die Hintergrundgrafiken aktivieren und den Druckrand deaktivieren, sonst fehlt das Briefpapier auf dem Papier, obwohl es in der Vorschau da ist.
Welches der beiden Layouts verwendet wird, entscheidest du nicht hier, sondern im Kontaktprofil des Kunden. Dort weist du eines der beiden zu oder wählst „kein Briefpapier“, dann greift das Standardlayout von OptiOffice. Mehr dazu im Artikel Briefpapier hinterlegen.
Eigene Textvorlagen für Rechnungen
Ganz unten auf der Seite liegt ein zweiter, anders funktionierender Bereich. Über Textvorlage hinzufügen legst du beliebig viele eigene Rechnungstexte an, jeweils mit einer Bezeichnung und dem Text (Sie-Form). Die Bezeichnung siehst nur du, sie dient dazu, die Vorlage später wiederzufinden.
Der Unterschied zu den Vorlagen weiter oben ist wichtig. Die oberen Vorlagen greifen automatisch, diese hier wählst du beim Erstellen einer Rechnung bewusst aus. Damit deckst du Sonderfälle ab, die nicht auf jede Rechnung gehören, etwa einen Hinweis auf Barzahlung, einen abweichenden Text für Paketkäufe oder einen Vermerk für Firmenkunden. Details dazu stehen im Artikel Diverse Textvorlagen für Rechnungen nutzen.
Tipps aus der Praxis
Richte die Textvorlagen früh ein, nicht irgendwann. Solange dort die Standardtexte stehen, verschickt OptiOffice sie trotzdem. Es ist deutlich unangenehmer, einem Kunden hinterher zu erklären, warum er eine Mahnung mit Beispieltext bekommen hat.
Prüfe besonders sorgfältig die Lastschrift-Variante. Der Überweisungstext auf einer Lastschriftrechnung führt zuverlässig zu Doppelzahlungen und damit zu Rückerstattungen, die dich Zeit kosten.
Schick dir jede geänderte Vorlage einmal selbst. Leg dir einen Testkontakt mit deiner eigenen Adresse an und löse damit eine Rechnung, eine Terminbestätigung und eine Mahnung aus. So siehst du sofort, ob die Platzhalter korrekt ersetzt werden und ob der Text im Mailprogramm noch gut aussieht.
Schreib in der Anrede, die du wirklich verwendest. Da die Vorlagen bis auf den Geburtstagsgruß nur in der Sie-Form vorliegen, musst du sie selbst umformulieren, wenn du deine Kunden duzt. Ein Studio, das im Training konsequent duzt und in der Rechnung siezt, wirkt unstimmig.
Denk an die Texte, wenn sich etwas ändert. Neue Öffnungszeiten, neue Bankverbindung, neue Adresse oder ein geändertes Zahlungsziel stehen an mehreren Stellen gleichzeitig. Die Textvorlagen einmal im Jahr durchzugehen, dauert zwanzig Minuten und verhindert peinliche Altlasten.
Weiterführende Artikel
- Diverse Textvorlagen für Rechnungen nutzen – eigene Rechnungstexte anlegen und auswählen
- Briefpapier hinterlegen – Format, zwei Layouts und Zuweisung im Kontaktprofil
- Zahlungserinnerung oder Mahnung nach Rücklastschrift bei Verträgen – Mahnstufe im Vertrag setzen und Mahnschreiben versenden
- Rechnungen verwalten und organisieren – wo die Texte auf der fertigen Rechnung landen
- Rechnung per Lastschrift/SEPA einziehen – wann die Lastschrift-Variante gezogen wird
- Onlineshop – wo AGBs, Widerrufsbelehrung und Datenschutzerklärung erscheinen
- Widerrufs-Button einbinden – gesetzliche Pflicht seit dem 19. Juni 2026
- Verträge / Mitgliedschaften anlegen – dort liegen die AGBs für den Online Abschluss
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