Ich übergebe mein Studio an einen neuen Inhaber, was muss ich tun?

Du möchtest dein Studio an einen neuen Inhaber übergeben? Hier findest du alle wichtigen Schritte, um den Übergang reibungslos zu gestalten.

Hinweis: Der neue Inhaber übernimmt die bestehende OptiOffice-Lizenz und alle Daten bleiben im System erhalten.

Ablauf des Inhaberwechsels:

1. Bisheriger Inhaber informiert uns schriftlich per Email über Übergabezeitpunkt und Nennung des neuen Inhabers
2. Neuer Inhaber bestätigt uns schriftlich per Email, dass der Zugang übernommen werden soll
3. Datensicherung für steuerliche Aufbewahrungspflichten – Daten, die der bisherige Inhaber gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen noch benötigt, bevor die Umstellung auf den neuen Inhaber erfolgt
4. Neuer Inhaber wird als Mitarbeiter angelegt und erhält bei Übergabe die vollen Adminrechte (Chef-Häkchen)
5. Bisheriger Inhaber wird auf inaktiv gestellt – Ab diesem Zeitpunkt hat der bisheriger Inhaber keinen Zugang mehr, sollte am Übergabetag stattfinden
6. Am Zeitpunkt/Tag der Übergabe neue Inhaberdaten und Bankverbindung hinterlegen (Office -> Einstellungen -> Kontoverbindung)
7. evtl. Rechnungsnummern anpassen (Office -> Einstellungen -> Rechnungen -> nächste Rechnungs-Nummer)
8. OptiOffice passt die Lizenz an, richtet das Lastschriftmandat ein und aktualisiert die Lizenzkosten auf die aktuellen Preise.

Was der bisheriger Inhaber vor der Übergabe sichern sollte:

• Die Lizenzrechungen von OptiOffice an dein Studio, diese findest du unter Office -> Einstellungen -> Lizenz -> meine Rechnungen

• Die gestellten Rechnungen an die Kunden aus OptiOffice exportieren, das machst du unter Office -> Rechnungen. Hier hast du zwei Möglichkeiten, wenn du über die Serienfunktion gehst, dann wird eine .csv Datei erstellt oder du gehst über die Drucken-Funktion, dann kannst du deine Rechnungen als PDF herunterladen.

• Die Kasse exportieren, wenn du sie benutzt hast, findest du unter Office -> Kasse -> Exportieren, hier wird wieder eine .csv Datei erstellt. Hier musst du drauf achten dass die Filter so eingestellt sind, dass du nicht nur den aktuellen Monat exportierst, sonst alles was du brauchst

• Deine Verträge exportieren, die findest du unter Personen -> Verträge -> Exportieren, hier wird wieder eine .csv Datei erstellt

• Deine SEPA-Protokolle exportieren, die findest du unter Personen -> Verträge -> SEPA-Protokoll,
  Hier ist es wichtig:
  der Download-Button eine .xml Datei erzeugt (zum einreichen für die Bank),
  der Exportieren-Button eine .csv Datei (Tabellenform) und über
  den Drucken-Button kannst du eine PDF speichern.

Was der neue Inhaber nach der Übergabe tun sollte:

1. Falls noch nicht geschehen Kontodaten und Stammdaten anpassen auf die neue Daten umstellen
2. Logo anpassen
3. Fall nötig Mitarbeiter auf inaktiv setzten und neue anlegen
4. Falls notwenig Änderungen am Angebot des Studio vornehmen, dazu können die Videos des Helpdesks zum Einstieg in OptiOffice zur Hilfe nehmen

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