Briefpapier hinterlegen

Mit einem eigenen Briefpapier geben deine Dokumente aus OptiOffice ein stimmiges, professionelles Bild ab, ganz im Look deines Studios. Du hinterlegst dafür einfach deine eigene Vorlage, zum Beispiel mit Logo, Kopf- und Fußzeile, und OptiOffice legt sie als Hintergrund über deine Schreiben. Hast du kein eigenes Briefpapier hinterlegt, verwendet OptiOffice automatisch sein Standard-Layout.

Das Briefpapier verwaltest du unter Office → Einstellungen → Textvorlagen. Insgesamt kannst du dort zwei verschiedene Layouts hinterlegen, sodass du zum Beispiel für unterschiedliche Anlässe oder Marken zwei Varianten zur Auswahl hast.

Die richtige Datei vorbereiten

Damit dein Briefpapier sauber und in guter Qualität gedruckt wird, kommt es auf das passende Dateiformat und die richtige Größe an. Hinterlege deine Vorlage als JPG oder PNG im Format DIN A4.

Für einen scharfen Ausdruck empfehlen wir eine Auflösung von 300 DPI. Das entspricht bei DIN A4 genau 2480 × 3508 Pixeln. Wenn du deine Vorlage in dieser Größe anlegst, sitzt später alles an der richtigen Stelle und wird nicht unscharf.

Ein Layout einem Kunden zuordnen

Welches Briefpapier für einen Kunden verwendet wird, legst du direkt in seiner Kundenakte fest. Dort wählst du eines deiner beiden Layouts aus oder stellst „kein Briefpapier“ ein. Entscheidest du dich für „kein Briefpapier“, greift automatisch das Standard-Layout von OptiOffice. Dazu musst du die Kundenakte bearbeiten und unter den Rechnungseinstellungen findest die Möglichkeit das Briefpapier festzulegen.

So kannst du pro Kunde steuern, wie seine Dokumente aussehen, und bei Bedarf einzelne Kunden bewusst vom eigenen Briefpapier ausnehmen.

Oder wenn du es bei mehreren Kunden machen möchstet findest du unter der Serienfunktion „Briefpapier“ und kannst das dort für mehrere oder alle Kunden festlegen.

Tipps aus der Praxis

Lege dein Logo und wichtige Angaben wie Adresse oder Kontaktdaten direkt fest in die Briefpapier-Grafik. Da das Briefpapier als Hintergrund verwendet wird, erscheinen diese Elemente dann auf deinen Rechnungen, ohne dass du sie jedes Mal neu eintragen musst.

Lass am oberen und unteren Rand sowie an den Seiten genug Freiraum für den eigentlichen Inhalt. Wenn Kopf- und Fußzeile zu groß ausfallen, bleibt für Text und Tabellen wenig Platz.

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Stichwörter: Briefpapier, Briefkopf, Layout, Textvorlagen, Logo, Vorlage, DIN A4, 300 DPI, Standard-Layout, Kundenakte, Dokumente gestalten, Design