Warum erhalten Kontakte eine E-Mail oder einen Newsletter mehrfach?

OptiOffice möchte deine E-Mails an deine Empfänger verschicken. Es verbindet sich per SMTP mit deinem Postfach-Anbieter und die E-Mails werden zu dessen SMTP-Server übertragen. Damit ist die Sache aus Sicht von OptiOffice erledigt. Das ist so, als würdest du einen frankierten Brief in den Briefkasten einwerfen. Danach kannst du nichts mehr tun.

Der Anbieter, der deine E-Mails verwaltet kann z.B. Microsoft Office 365, GMail, Web.de, 1und1 oder Ionos sein. Dieser Postfach-Anbieter möchte vermeiden, dass seine Server für Spam missbraucht werden. Deshalb wird sicherheitshalber ein sogenanntes „Quota“ bzw. Versandlimit vom Anbieter festgelegt, das nur eine bestimmte Anzahl von Mails in einem bestimmten Zeitrahmen (Minuten/Stunden/Tage) gestattet.

Unser Server möchte die Email natürlich zuverlässig an deinen Kunden zustellen. Deshalb versendet er die Mail nach einem Fehlversuch (z.B. durch ein überschrittenes Limit) später noch einmal. Das ist allgemein im gesamten SMTP-System so. Sollte dann das Limit wieder offen sein, geht sowohl die erste Mail, als auch die neue Mail raus. Das liegt daran, dass die Server mancher Anbieter diese Mails puffern, was diese uns aber nicht mitteilen. Daher kommen manchmal die Mails bei Kunden mehrfach an.

Die Lösung besteht ganz einfach darin, ein größeres Paket bei deinem Anbieter zu buchen, das ein höheres oder sogar gar kein Limit vorsieht. Das Limit wächst also mit deinem Unternehmen.

Hier ein Beispiel der Limits bei Microsoft-Anwendungen:

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