Kontaktstatus

Der Kontaktstatus ist eine zusätzliche Möglichkeit, deine Kontakte in OptiOffice zu kategorisieren – neben den Kontaktgruppen. Während Kontaktgruppen eher für die inhaltliche Zuordnung gedacht sind (welchen Kurs macht der Kunde, woher kommt er), eignet sich der Kontaktstatus besonders gut, um den Beziehungsstatus eines Kunden abzubilden: Ist das ein Interessent, ein Stammkunde, ein Ehemaliger oder jemand, der gerade pausiert?

Du findest die Einstellungen unter Office → Einstellungen → Kontaktstatus.

Kontaktstatus anlegen

Klicke auf den Button „+ Kontaktstatus hinzufügen“ und vergib einen Namen sowie optional eine Farbe (als Hex-Farbcode oder über den Farbwähler). Du kannst beliebig viele Status anlegen.

Typische Beispiele für Kontaktstatus sind „Interessent“, „Stammkunde“, „Ehemaliger“, „Pausiert“ oder „VIP“. Manche Studios nutzen den Status auch für interne Zwecke wie „Webhook_Status“ für automatisierte Workflows.

Kontaktstatus zuweisen

Den Kontaktstatus weist du einzelnen Kontakten über die Kundenakte zu – unter Kontaktdaten → Bearbeiten. Jeder Kontakt kann genau einen Status haben.

Wo wird der Kontaktstatus verwendet?

Im Vergleich zu den Kontaktgruppen ist der Kontaktstatus an weniger Stellen in OptiOffice eingebunden. Du findest ihn hauptsächlich in der Kontaktliste unter Personen → Kontakte, wo du über den Filter „Status“ gezielt nach einem bestimmten Status filtern kannst. So siehst du z. B. auf einen Klick alle Interessenten oder alle ehemaligen Kunden.

Kontaktstatus vs. Kontaktgruppen

Kontaktgruppen und Kontaktstatus funktionieren auf den ersten Blick ähnlich – beide haben einen Namen und eine Farbe. Der Unterschied liegt in der Vielseitigkeit: Kontaktgruppen tauchen an vielen Stellen in OptiOffice auf (Kontaktliste, Newsletter, Serienfunktion, Aufgaben, Datenimport, Terminarten), während der Kontaktstatus hauptsächlich als Filter in der Kontaktliste zur Verfügung steht.

In der Praxis ergänzen sich beide gut. Die Kontaktgruppe sagt dir, was der Kunde macht (EMS-Training, Gruppenkurse, Laufgruppe), der Kontaktstatus sagt dir, wo er in der Kundenbeziehung steht (Interessent, aktiv, ehemalig). So kannst du z. B. filtern: „Zeige mir alle Interessenten, die in der Kontaktgruppe EMS-Kunden sind“ – und genau diese Gruppe gezielt ansprechen.

Tipps aus der Praxis

Status aktuell halten. Der Kontaktstatus ist nur dann nützlich, wenn er auch gepflegt wird. Wenn ein Interessent zum Stammkunden wird, denk daran den Status zu aktualisieren.

Wenige, klare Status nutzen. Drei bis fünf Status reichen in der Regel völlig aus. Zu viele Status machen die Zuordnung unübersichtlich und werden im Alltag nicht konsequent gepflegt.

Für die schnelle Übersicht nutzen. Der Kontaktstatus eignet sich besonders gut, um morgens schnell zu sehen, welche Interessenten noch offen sind oder welche ehemaligen Kunden man vielleicht nochmal ansprechen könnte.

Weiterführende Artikel

• Kontaktgruppen – Die vielseitigere Alternative für die inhaltliche Zuordnung
• Kundendaten einpflegen – Kontakte anlegen und organisieren
• Umgang mit der Kundenakte – Überblick über alle Bereiche der Kundenakte

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