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Wie funktionieren Ruhezeiten
Mit einer Ruhezeit pausierst du die Mitgliedschaft eines Kontakts für einen bestimmten Zeitraum – zum Beispiel wegen Urlaub, Krankheit oder einer Trainingspause. Während der Ruhezeit ruht der Beitragseinzug, und die Fälligkeit verschiebt sich automatisch. Über die Option Verlängerung steuerst du, wie sich die Pause auf Vertragsende und Kündigungsfrist auswirkt.
Was beim Eintragen einer Ruhezeit passiert
Am Beginn der Ruhezeit zieht OptiOffice automatisch die eventuelle Ruhezeit-Gebühr ein und verschiebt anschließend die nächste Fälligkeit um die Dauer der Ruhezeit. Während der Ruhezeit wird die Mitgliedschaft als pausiert gekennzeichnet.
Nach Ablauf der Ruhezeit reaktiviert sich die Mitgliedschaft automatisch und wird wieder im nächsten SEPA-Lastschriftlauf berücksichtigt. Auf Wunsch erhält der Kontakt per E-Mail eine Bestätigung, dass die Ruhezeit eingetragen wurde.
Eine Ruhezeit eintragen
Öffne den Vertrag des Mitglieds über Verträge und füge über Ruhezeit hinzufügen eine neue Ruhezeit hinzu. In der Maske legst du folgende Angaben fest:
- Von Datum und Bis Datum – der Zeitraum, in dem die Mitgliedschaft ruht.
- Ruhezeit-Gebühr – optional ein Betrag, der zu Beginn der Ruhezeit automatisch eingezogen wird.
- Verlängerung – steuert, wie sich die Ruhezeit auf Vertragsende und Kündigungsfrist auswirkt (siehe nächster Abschnitt).
- Bestätigungs-E-Mail – optional, damit der Kontakt eine Bestätigung über die eingetragene Ruhezeit erhält.
Mit Speichern übernimmst du die Ruhezeit. Sobald sie in Kraft tritt, wird die Fälligkeit des Mitgliedsbeitrags automatisch verschoben.
Die drei Verlängerungs-Optionen
Im Feld Verlängerung hast du drei Auswahlmöglichkeiten. Sie unterscheiden sich darin, ob sich durch die Ruhezeit das Vertragsende und die Kündigungsfrist nach hinten verschieben:
| Verlängerung | Kündigungsfrist | Vertragsende | Kann der Kunde später kündigen? |
|---|---|---|---|
| Nein | bleibt unverändert | bleibt unverändert | Nein – Laufzeit und Fristen bleiben wie im Vertrag |
| Vertragsende | bleibt unverändert | verschiebt sich um die Länge der Ruhezeit | Nein – der Kunde muss zum ursprünglichen Termin kündigen, bekommt die pausierte Zeit aber hinten angehängt |
| Kündigungsfrist + Vertragsende | verschiebt sich um die Länge der Ruhezeit | verschiebt sich um die Länge der Ruhezeit | Ja – der Kunde darf entsprechend später kündigen |
Nein bedeutet also: keine Verlängerung. Nur der Beitragseinzug verschiebt sich um die Ruhezeit, Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist bleiben unberührt.
Bei Vertragsende verlängert sich zwar die Laufzeit, die Kündigungsfrist verschiebt sich aber nicht – der Kunde darf dadurch nicht später kündigen. Hier ein Video zur Verdeutlichung:
Bei Kündigungsfrist + Vertragsende verschieben sich beide um die Dauer der Ruhezeit. Auch hier nochmal ein Video zur Verdeutlichung:
Tipps aus der Praxis
Die Einstellung Verlängerung wirkt sich nur aus, wenn die Mitgliedschaft gekündigt wird. Bei einem laufenden, ungekündigten Vertrag ist allein entscheidend, dass sich die Fälligkeit um die Ruhezeit verschiebt.
Die Ruhezeit-Gebühr wird einmalig zu Beginn der Ruhezeit eingezogen – lass das Feld leer, wenn keine Gebühr anfallen soll.
Die Fälligkeit verschiebt sich erst an dem Tag, an dem die Ruhezeit tatsächlich in Kraft tritt, nicht schon beim Eintragen.
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