Mitgliedsbeiträge per Rechnung einziehen

Normalerweise ist es so, dass es sich bei einem Mitgliedsvertrag um ein Dauerschuldverhältnis handelt und der Studiobetreiber keine zusätzliche Rechnung ausstellen muss.

Trotzdem möchten manche Mitglieder (oder z. B. Arbeitgeber, welche Firmenfitness bezuschussen) eine Rechnung über die gezahlte Mitgliedschaft erhalten.

Wenn man allerdings manuell eine Rechnung in OptiOffice erstellt, wird diese als zusätzliche Einnahme gewertet. Wie geht man also am besten vor?

1. Um das Vorgehen zu vereinfachen, solltest du zunächst eine Kontaktgruppe erstellen, und sie den entsprechenden Mitgliedern zuweisen (dafür kannst du auch unsere Serienfunktion nutzen, um Zeit zu sparen, falls es sich um viele Kontakte handelt, die dieser Gruppe zugeordnet werden müssen). In unserem Beispiel nennen wir die Kontaktgruppe „Vertrag auf Rechnung“.
2. Nun wechselst du über den Reiter Personen > Verträge in die Vertragsübersicht. Dort wählst du im Filter Gruppe die zuvor erstellte Kontaktgruppe „Vertrag auf Rechnung“ aus. In der Vertragsübersicht solltest du jetzt alle Kontakte sehen, bei denen der Vertrag auf Rechnung eingezogen werden soll.
   (Hinweis: Du kannst das Vorgehen mit der Kontaktgruppe auch überspringen und die gewünschten Kontakte mithilfe der blauen Häkchen markieren.)
3. Um nun zu allen ausgewählten Verträgen eine Rechnung zu erstellen, klicke auf den Button „Rechnung erstellen“
   
4. Es öffnet sich eine Übersicht zu den erstellten Rechnungen. Klicke auf den Button „Als bezahlt markieren“
5. Wechsle nun in den Reiter Office > Rechnungen
6. Die im vorangegangenen Schritt erstellten Rechnungen sind noch offen und können ggf. noch angepasst werden. Damit sie nun eingezogen werden können, markiere sie mit den blauen Häkchen und setze sie mithilfe der Serienfunktion „Status“ auf „fällig“.
   
7. Im letzten Schritt kann über den Button „SEPA-Datei“ eine .xml Datei erstellt werden, die du bei deinem Onlinebanking zum Lastschrifteinzug hochladen kannst.
   (Hinweis: Damit eine Rechnung in die SEPA-Datei übernommen wird, muss bei der Zahlweise der Rechnung „Lastschrift“ hinterlegt sein. Das ist automatisch der Fall, wenn im Vertrag des Kunden die Zahlweise „Lastschrift“ eingestellt ist).