Wie gehe ich mit einer Rücklastschrift um, die bei einem Mitglied im Vertrag entstanden ist?

Eine Rücklastschrift entsteht, wenn der SEPA-Einzug eines Beitrags von der Bank zurückgegeben wird – etwa wegen fehlender Deckung, eines Widerspruchs oder einer falschen Bankverbindung. Damit der Beitrag nicht verloren geht, trägst du die Rücklastschrift im Vertrag ein: OptiOffice setzt die Fälligkeit dann automatisch zurück, sodass der Betrag erneut eingezogen werden kann.

Was du dafür brauchst

Bevor du startest, sollte der Vertrag des betroffenen Mitglieds in OptiOffice vorliegen und die Bankverbindung vollständig hinterlegt sein. Nur dann lässt sich die Rücklastschrift korrekt zuordnen und der Beitrag später erneut einziehen.

Die Rücklastschrift im Vertrag erfassen

Öffne zunächst den Vertrag des Mitglieds über Personen → Verträge und wähle den Kontakt aus. Scrolle im Vertrag nach unten bis zum Bereich Zahlungen zu diesem Vertrag und klicke dort auf 1x Rücklastschrift.

OptiOffice vermerkt die Rücklastschrift daraufhin automatisch an der letzten Buchung und setzt die Fälligkeit um einen Zahlungszyklus zurück. So bleibt der offene Beitrag erhalten und kann beim nächsten Einzug erneut abgebucht werden.

Gebühr für die Rücklastschrift hinterlegen

Möchtest du dem Mitglied die von der Bank berechnete Rücklastschriftgebühr weiterberechnen, kannst du dafür einen festen Betrag hinterlegen. Du findest die Einstellung unter Office → Einstellungen → Studio → Kontoverbindung.

Ist dort eine Gebühr hinterlegt, wird sie beim Klick auf 1x Rücklastschrift automatisch mitgebucht – du musst sie nicht von Hand erfassen.

Den offenen Beitrag erneut einziehen

Sobald du alle betroffenen Verträge bearbeitet hast, markierst du sie in der Vertragsübersicht mit dem blauen Haken und klickst auf SEPA-Datei. OptiOffice erstellt daraufhin eine neue SEPA-Datei für den erneuten Einzug der zurückgegebenen Beiträge, die du anschließend wie gewohnt bei deiner Bank bzw. über deine Banking-Software einreichst.

Zahlungserinnerung oder Mahnung versenden

Zahlt das Mitglied trotz erneutem Einzug nicht, kannst du eine Zahlungserinnerung oder Mahnung erstellen. Setze dazu im Vertrag die Mahnstufe – erst danach lässt sich ein Mahnschreiben erzeugen. Anschließend kannst du die Erinnerung im Bereich Zahlungen drucken oder per E-Mail an den Kontakt senden. Das gilt jeweils für die jüngste Rücklastschrift des Vertrags.

Sind bei einem Mitglied mehrere Beträge offen, markierst du die betroffenen Verträge mit dem blauen Haken und übergibst sie an den Bereich Rechnungen. Dort läuft der Mahnprozess nach dem Rechnungs-Schema weiter: Die Mahnstufe vergibst du manuell oder lässt sie über die Serienfunktion automatisch zum hinterlegten Mahndatum hochstufen. Zum Versand nutzt du dann Mahnung drucken – der Button Drucken gibt nur die Rechnung ohne Mahnung aus.

Tipps aus der Praxis

Markiere die zuletzt erstellte SEPA-Datei immer erst als bezahlt, bevor du eine neue erzeugst. Andernfalls warnt dich OptiOffice beim Erstellen der nächsten Datei.

Prüfe bei wiederkehrenden Rücklastschriften, ob die Bankverbindung des Mitglieds noch aktuell ist. Häufig liegt die Ursache an einer veralteten IBAN oder einem nicht gedeckten Konto – dann lässt sich das Problem dauerhaft lösen, statt den Beitrag immer wieder neu einzuziehen.

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