Wie funktioniert das CheckIn-System?

Im Menüpunkt „Checkin“ siehst du die aktuelle Übersicht aller Kontakte, die gerade im Studio eingeloggt sind.

Um den Check-In nur mit einem Tablet durchzuführen, kannst du den -> Tablet-Login öffnen.
Um zu sehen, wer seit 14 Tagen nicht mehr anwesend war, öffne die 14-Tages-Liste

So kannst du den Checkin nutzen:

In den OptiOffice-Einstellungen musst du einfach die CheckIn-Funktion aktivieren, den Kartenleser am PC anschließen und schon kannst du loslegen. Mit OptiOffice hast du zwei Möglichkeiten unsere CheckIn-Funktion zu nutzen.

Möglichkeit 1.
Für jeden Kontakt ist automatisch ein QR-Code hinterlegt. Damit kannst du den CheckIn über die KundenApp (Du kannst den QR Code auch ausdrucken und deine Kunden als beliebige „Karte“ mitgeben. Ein Vordruck steht zum Ausdrucken bereit.) machen. Natürlich ist der Sinn dahinter, dass du papierlos arbeiten kannst.

Möglichkeit 2.
Natürlich kannst du auch mit Transponderkarten arbeiten.
Alle Kartenleser, die wie eine Tastatur (HID-konform nennt sich das) funktionieren, können mit OptiOffice genutzt werden. Daher haben wir keinen bestimmten Hersteller auf den wir beschränkt sind.

Folgende QR-Lesegeräte sind mit OptiOffice kompatibel:
https://www.amazon.de/gp/product/B01HZHP104

Folgende RFID-Lesegeräte sind mit OptiOffice kompatibel:
https://www.amazon.de/gp/product/B018OYOR3E
und
https://amzn.eu/d/3zkcgwd

Folgende Magnetkarten-Lesegeräte sind mit OptiOffice kompatibel:
https://www.amazon.de/Walfront-Magnetkartenleser-Magnetischer-Kreditkartenleser-Registrierkasse/dp/B07GHXRBVD
und
https://www.amazon.de/ciciglow-Magnetstreifen-Kartenleser-USB-Hand-Swipes-gesteuertes-Magnetkarten-Leseger%C3%A4t-USB-Schnittstelle-default/dp/B09PYS5BYJ

Wenn du schon ein Lesegerät hast und testen möchtest ob der Kartenleser funktioniert, kannst du das ganz einfach tun:
Öffne ein leeres Textdokument in Word oder einem anderen Schreibprogramm und ziehe die Karte durch den Kartenleser. Wenn die Nummer der Karte im Text erscheint, kannst du den Kartenleser auch mit OptiOffice verwenden.

Was kannst du im CheckIn alles sehen?

Der CheckIn bietet verschiedene Übersichtsmöglichkeiten über deine Mitglieder, hier farblich markiert was man alles einsehen kann in der CheckIn-Übersicht:

blau: hier kannst du erkennen wie viel von deinem angegebenen Limits erreicht ist.
grün: hier siehst du wann dein Mitglied sich eingecheckt hat und ob es Hinweise für dieses Mitglied gibt, welche man in der Kundenakte hinterlegen kann
pink: wenn du auf dieses Schlüsselsymbol klickst kannst du eine Schließfachnummer hinterlegen (diese kannst du dann auch nochmal bei dem Mitglied in der Kundenakte nachvollziehen unter Personen -> Kontakte -> spezifische Kundenakte -> CheckIn)

Dann kannst du noch diese Kacheln noch anklicken und dann öffnet sich nochmal eine größere Kachel mit mehr Details zu dem Kunden:

Hier kannst du dann noch mehr zu dem Kunden sehen, solche Dinge wie: Ob Aufgaben vorliegen, was in den Hinweisen drin steht, nochmal die Schlüsselnummer, Geburtstag, Telefonnummer, ob Rechnungen offen sind, welchen Vertrag das Mitglied hat, welches Paket das Mitglied hat, ob Guthaben noch offen ist und in welchen Kontaktgruppen hinterlegt sind.
Natürlich kannst du den Kunden hier auch manuell auschecken.

,

Stichwörter: einchecken, Eingang, Checkin, Checkout, Check Out, Check-Out, wie geht das, wie kann ich einchecken, Schlüsselnummer, Schließfach, Schlüsselnummer.