Meine Terminbestätigungen / andere E-Mails kommen nicht an

Allgemeine Erklärung des E-Mail System

Das weltweite E-Mail System darf man leider nicht als zuverlässig betrachten. Auf dem Weg zum Empfänger kann vieles passieren. Selbst wenn die E-Mail aus OptiOffice heraus erfolgreich versandt wurde, so bedeutet das noch lange nicht, dass sie den Empfänger zu 100% erreichen wird. OptiOffice schickt die E-Mail zuerst an den Server des Empfängers. Dieser prüft den Inhalt der E-Mail und eventuelle Anhänge – und dabei verfährt jeder Postfach-Anbieter etwas anders – und kategorisiert sie anhand mehrerer Faktoren. Dabei kann die Mail als SPAM markiert werden und entweder im Spam-Ordner des Empfängers landen oder SOFORT gelöscht werden, bevor sie den Empfänger irgendwie erreicht hätte. Alles nach dem Versand können wir leider zu 0% beeinflussen. Die vielen Spam-Versender auf der Welt zwingen die Provider leider zu diesem Vorgehen und verhindern somit auch unsere legitimen Mails zum Teil. Nochmals: Darauf haben wir leider keinerlei Einfluss.

Wir wollen dir das E-Mail-System mal ganz kurz beschreiben. Also was genau passiert, wenn man eine E-Mail verschickt. Es gibt 4 Beteiligte an diesem Unterfangen:

1) Dein E-Mail Programm (Outlook / Webmailer / OptiOffice / Handy-Mail-App /…)
2) Dein Postfach-Anbieter bzw. dessen Server
3) Der Postfach-Anbieter des Empfängers bzw. dessen Server
4) Da E-Mail-Programm des Empfängers

Einzelne Schritte des E-Mail Versand

• OptiOffice möchte eine E-Mail an einen bestimmten Empfänger verschicken. Es verbindet sich per SMTP mit deinem Postfach-Anbieter. Die E-Mail wird zu dessen Server verschoben und der Server bestätigt OptiOffice die erfolgreiche Übertragung. Ab jetzt hat OptiOffice nichts mehr damit zu tun und kann nichts weiter beeinflussen!! Das ist ganz ganz wichtig zu verstehen. Die Probleme tauchen erst danach auf! Ansonsten hättest du von OptiOffice eine Meldung erhalten, in der von falschen SMTP-Daten zu deinem Postfach die Rede wäre.

• Dein Postfach-Anbieter prüft, ob du Mails verschicken darfst (du hast kein Versand-Limit erreicht und wurdest nicht als Spam-Versender gemeldet ) und versucht den Server des Empfänger-Postfaches zu ermitteln, der anhand der E-Mail-Adresse eindeutig zugeordnet werden kann, z.B. Yahoo. Jetzt verbinden sich die beiden Server. Beide prüfen nochmals bestimmte Regeln, ob der Austausch gestattet werden darf.

• Dein Postfach verschiebt die E-Mail zum Empfänger-Postfach. Dieser prüft anhand seines Spam-Filters (in letzter Zeit sehr sehr strikt), ob die E-Mail inhaltlich als Spam gilt. WENN sie anhand seiner internen Regeln als Spam gilt, gibt es drei Möglichkeiten, die jeder Empfänger-Postfach-Anbieter unterschiedlich handhabt:
1) Die E-Mail wird zugestellt und als Spam markiert
2) Die E-Mail landet im Spam-Ordner der Empfänger-Programms
3) UND jetzt wird es spannend: Die E-Mail wird gelöscht! Diese E-Mail kommt nirgend an und man kann nichts dagegen machen.

• Der Empfänger öffnet sein Mail-Programm und findet die E-Mail im 1) Postengang 2) Spam-Ordner oder 3) gar nicht.

TLDR: Ja, OptiOffice hat die E-Mail erfolgreich verschickt =)

SMTP-Serverdaten

Bitte vergewissere dich, dass deine E-Mail SMTP-Serverdaten in OptiOffice richtig eingepflegt sind.
Wenn die Daten noch nicht vollständig sind, befülle sie mit deinen Daten und klicke den (testen) Button. Wenn deine SMTP-Daten korrekt sind, erhältst du eine Text-E-Mail.

Sollten deine E-Mails trotzdem nicht bei deinen Kunden ankommen, kann es an dem Spam-Filter von deren E-Mail-Anbieter liegen. Achtung: Manche Anbieter wie GMX oder WEB.de löschen Mails direkt und legen sie gar nicht im SPAM Ordner ab! Das liegt leider außerhalb unseres Einflusses. Wenn die Kunden deine E-Mail-Adresse in ihr Adressbuch aufnehmen, erhöht das deine Chancen erfahrungsgemäß deutlich.

Wenn du bei den in diesem Abschnitt beschriebenen Aufgaben Hilfe brauchst, wenden dich am Besten an deinen Systemadministrator.

SPF-Eintrag hinterlegen

SPF (steht für Sender Policy Framework, also sinngemäß „sicherer Absender“) ist als Eintrag in deiner Domain, also deiner Webseite zu hinterlegen. Er dient im Grunde zur Abwehr von SPAM. Hier ist wichtig zu verstehen, dass der SPF-Record dafür sorgt, dass deine Mails nicht als SPAM beim Empfänger-Server eingestuft werden. Wenn du den SPF-Eintrag also hinterlegst, bewirkst du, dass der Empfänger-Server deine Mail prüfen kann ob du, als Versender, SPAM bist oder nicht. Dabei wird der Mail-Header der Mail geprüft, ob Sender-Domain auch zu dem Sender-Server passt.

Einfach erklärt:
Wenn du den SPF-Record hinterlegst und eine Mail schreibst, sagt der SPF-Record dem Empfänger: „Hallo, ich bin kein Spam.“

In den DNS-Einstellungen deines Mailproviders muss dafür ein TXT-Record mit folgendem Inhalt erstellt werden:
„v=spf1 ip4:217.160.41.143 include:_spf-eu.ionos.com ~all“
Das Bild zeigt dies am Beispiel von 1&1/Ionos. Bei anderen Anbietern kann die Oberfläche etwas anders aussehen.

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