Welche Einstellungen sind wichtig für den Email-Versand aus OptiOffice?

1. Einstellungen bei deinem Mailprovider

Warum sind die Einstellungen so wichtig?

Die Mail-Anbieter verschärfen nach und nach ihre Spam-Regeln. Das ist uns bei unzähligen Anbietern immer wieder aufgefallen im Laufe der letzten Jahre. Es ändert sich leider ständig etwas an den Regeln und man muss „nachrüsten“, um neue Voraussetzungen und Regeln der E-Mail-Anbieter erfüllen zu können. Ziel ist es, die E-Mail-Postfächer der Nutzer weiter vor Spam zu schützen.

Wenn du eine Fehlermeldung beim E-Mail-Versand aus OptiOffice erhältst, obwohl deine SMTP-Server Daten korrekt in den Studioeinstellungen hinterlegt sind, kann dies an fehlenden SPF- DKIM- oder DMARC-Einträgen bei deinem Mailprovider liegen.

Absender sollten dafür SPF-, DKIM and DMARC-Authentifizierung für ihre E-Mails einrichten.

IONOS hat ebenfalls seit 29.01.2024 Änderungen umgesetzt, die wir hier separat beschreiben: IONOS: Changes to email sending since January 2024. What do I have to do?

SPF-Eintrag

SPF (steht für Sender Policy Framework, also sinngemäß „sicherer Absender“) ist als record in your domain, also deiner Webseite zu hinterlegen.

A TXT record with the following content must be created in the DNS settings of your mail provider:
„v=spf1 ip4:217.160.41.143 include:_spf-eu.ionos.com ~all“
The picture shows this using the example of 1&1/Ionos. With other providers, the interface may look slightly different.

For the procedure with the provider ALL-INKL. You can find instructions for the SPF entry here: Instructions ALL-INCL. SPF record

DMARC-Eintrag

DMARC steht für “Domain-based Message Authentification, Reporting and Conformance”. Es ist ein Mechanismus, der dazu beiträgt, E-Mail-Spoofing und Phishing zu verhindern. DMARC verwendet die Spezifikationen für DKIM (Domain Keys Identified Mail) und SPF (Sender Policy Framework), um die Authentizität von E-Mails zu überprüfen. Mit DMARC kannst du angeben, wie E-Mail-Server mit E-Mails umgehen sollen, die nicht authentifiziert werden können. DMARC-Richtlinien werden in Form eines TXT-Records hinzugefügt. Dieser Eintrag wird DMARC-Record genannt. Der DMARC-Record wird mit dem Subdomain-Namen _dmarc angelegt (z. B. _dmarc.example.com). Der Inhalt des TXT-Records besteht aus Tags, die mithilfe von Semikolons getrennt werden. Hier sind einige der gängigen Tags, die in DMARC-Records verwendet werden:

v: Protokollversion. Der Wert muss DMARC1 lauten.
p: Richtlinie für die Domain. Dieser Wert legt fest, welche Aktion mit verdächtigen E-Mails ausgeführt werden soll. Die möglichen Werte sind:
none: Wenn du diesen Wert angibst, wird der Empfänger gebeten, keine Aktion auszuführen.
quarantine: Die Nachrichten werden vom Empfänger als verdächtig eingestuft oder als Spam markiert.
reject: Der Empfänger wird angewiesen, E-Mails abzulehnen, wenn diese die DMARC-Prüfung nicht bestanden haben.
pct: Prozentsatz der zu filternden E-Mails. Dieser Wert legt den prozentualen Anteil fest, der mittels der DMARC-Richtlinie gefiltert werden soll. Der Standardwert ist 100.
ruf: E-Mail-Adresse, an die die Fehlerberichte gesendet werden.
rua: E-Mail-Adresse, an die die aggregierten Statusberichte gesendet werden.
sp: Richtlinie für Subdomains.
adkim: Legt die Einstellungen des Abgleichsmodus für DKIM Signaturen fest.
aspf: Bestimmt, wie genau Nachrichten mit den SPF-Signaturen übereinstimmen müssen.

Um einen DMARC-Record für deine Domain zu erstellen, musst du den TXT-Record mit den entsprechenden Tags erstellen. Der DMARC-Record wird mit dem Subdomain-Namen _dmarc angelegt (z. B. _dmarc.example.com). Der Inhalt des TXT-Records besteht aus Tags, die mithilfe von Semikolons getrennt werden. Hier ist ein Beispiel für einen DMARC-Record:

_dmarc.example.com. IN TXT „v=DMARC1; p=reject; pct=100; rua=mailto:postmaster@example.com; ruf=mailto:postmaster@example.com“

Die Syntax des DMARC-Records ist sehr wichtig.

IONOS hat eine hilfreiche Anleitung zum Konfigurieren eines DMARC-Records veröffentlicht. Den Beitrag findet ihr hier: DMARC-Record für eine Domain konfigurieren

Wenn du nicht sicher bist, wie du den SPF- oder DMARC-Record erstellen sollst, wende dich am besten an deinen Domain-Host oder an einen IT-Spezialisten.

Check mailbox permissions

In individual cases it may be that, for example, only the main user of the mailbox is allowed to send emails via SMTP. Please check the permissions of the mailbox you use to send in OptiOffice.

Here is an example of this setting for authorization in the mailbox at all-inclusive:

DKIM-Aktivierung

DKIM (DomainKeys Identified Mail) ist eine Methode der E-Mail-Authentifizierung. DKIM fügt deinen Mails eine Signatur hinzu, die deiner Domain zugeordnet ist und bei allen ausgehenden E-Mails genutzt wird. Das Verwenden eines DomainKey ist eine Technik (ähnlich wie SPF), die das Fälschen des Absenders einer E-Mail erschweren soll.

Wenn eine E-Mail versendet wurde, fügt DKIM eine sogenannte DKIM-Signatur zum Header der E-Mail hinzu. Wenn die E-Mail empfangen wird, fragt der empfangende Server den öffentlichen Schlüssel ab, der per TXT-Resource Record in der DNS-Zone der Domain veröffentlicht wurde. Mit diesem Schlüssel wird überprüft, ob die Signatur korrekt ist. Ziel dieses Verfahrens ist, Spammern und Phishern ihre kriminellen Vorhaben zu erschweren.

DKIM nutzt asymmetrische Kryptografie, bei der ein Schlüsselpaar verwendet wird – ein öffentlicher Schlüssel, der im DNS der sendenden Domain veröffentlicht wird und ein privater Schlüssel, der sicher beim E-Mail-Versender aufbewahrt wird.

Bei den meisten Mailprovidern ist DKIM bereits fest aktiviert. Prüfe dies sicherheitshalber gerne einmal nach.

2. Einstellungen in OptiOffice

SMTP-Server Daten

Deine E-Mail SMTP-Serverdaten werden in OptiOffice unter OFFICE -> Einstellungen -> Studio -> E-Mail SMTP Server eingetragen.
Bitte prüfe deine Daten anschließend indem du auf den Button „SMTP TEST“ klickst. Wenn deine SMTP-Daten korrekt sind, erhältst du eine Text-E-Mail. Hier unsere Videoanleitung dazu:

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