OPTIOffice

Mitgliederverwaltung Software

Das Kundenverwaltungsprogramm für die Gesundheitsbranche

OPTIOffice ist eine intuitive Software zur Mitgliederverwaltung, die Profis aus den Bereichen Personaltraining und Physiotherapie sowie Fitnessstudios optimal im Alltag unterstützt.

Simply manage everything

Exactly what you want. Exactly what you need.  

With OptiOffice you can do many things, that are not possible with other systems. It is a software that you can use to do anything for your business.

Mitgliederverwaltungssoftware für maximale Effizienz

Mit nur einer einzigen Mitgliederverwaltung Software haben engagierte Therapeuten, Fitness- und Personaltrainer sowie viele andere Führungskräfte in der Gesundheitsbranche alle Verwaltungsaufgaben im Griff. Statt in verschiedenen nicht kompatiblen Programmen mit großem Zeitaufwand zu arbeiten, hast Du mit einer Software den ständig aktuellen Überblick über die aktiven und passiven Teilnehmer Deiner Kurse, sodass alle Rechnungen korrekt und pünktlich versendet werden.

Frau arbeitet mit Laptop

One software - great benefit!

Reduce fluctuation

Keep an eye on your customers at all times. Offer OptiOffice as an additional service and thereby improve your customer loyalty.

Generate additional sales

Create professional training and nutrition plans. Sell online courses and increase your sales.

Accelerate growth

Focus on the essentials in your business. Don't waste time on unnecessary administrative tasks.

Improve your image

Professional appearance towards your customers. OptiOffice for printing, app or integration on your website.

All-in-one solution

Member management, SEPA direct debit, online calendar, app, bills, appointments, newsletters and much more ...

Online software

No download and no complex installation necessary! Just register and you can start right away. 

Runs on all devices

PC, Mac, tablet or smartphone. OptiOffice is responsive and also supports you with a great app.

Price/performance

Intuitive software with lots of great features at an unbeatable, small and fair price. 

Warum OptiOffice?

Wir verstehen die Herausforderungen, denen Personaltrainer, Studiobetreiber und Therapeuten täglich gegenüberstehen. Deshalb haben wir OptiOffice entwickelt, um eure täglichen Abläufe einfacher, strukturierter und effizienter zu gestalten.

It's about how you can run your company with more ease,
professionalism and time savings.

OptiOffice turns tedious administration into an experience.

Zeitersparnis für die wichtigen Aufgaben im Studio

Als leidenschaftlicher Personaltrainer liebst Du das Arbeiten mit Deinen Kunden. Wenn Du OPTIOffice für dich die zeitraubenden Arbeiten wie die Verwaltung Deiner Klienten und alle Buchungsaufgaben inklusive der Kontrolle der SEPA-Lastschriften erledigen lässt, hast Du noch mehr Termine für neue Kunden frei. Mit dem Einsatz der OPTIOffice Mitgliederverwaltung entscheidest Du wieder selbst über Deinen Zeitplan.

OPTIOffice ist nämlich mehr als nur ein leicht bedienbares Kundenverwaltungsprogramm. Die hochmoderne Online-Software bietet Dir auch das einfache Management Deiner gesamten Terminplanung, Deiner Buchhaltung inklusive der Mitglieder Verwaltung, das Aufstellen von neuen Trainings- sowie Ernährungsplänen für Deine Kunden.

Decide for yourself where you want to work!

Endlich eine Lösung, die auf allen Endgeräten funktioniert – OptiOffice ist komplett responsive!

  • Quick access to important information
  • Manage your customers conveniently on the way
  • Access to your notes at any time, no matter where you are
  • Use the OptiOffice apps for more comfort
Mitgliederverwaltung Check-In

Mit der Mitgliederverwaltungssoftware effizienter arbeiten

Die OPTIOffice Software zur Mitgliederverwaltung überzeugt mit einer Vielzahl funktioneller Online-Anwendungen, die immer in aktualisierter Variante zur Verfügung stehen.

Zeitsparende Kundenverwaltung

Mit der integrierten Kunden- & Mitgliedermanagement-Funktion hast du stets den perfekten Überblick über deine Kunden und Mitglieder. Verwaltungsaufgaben werden vereinfacht und du kannst mehr Zeit für das Training oder die individuelle Betreuung deiner Kunden aufwenden.

Leichte Terminbuchung

Die Buchung und Planung von Terminen war noch nie so einfach. Unsere intuitive Terminbuchungsfunktion ermöglicht deinen Kunden eine schnelle und unkomplizierte Buchung von Trainingseinheiten.

Automatisiertes Rechnungssystem

Durch den automatisierten Rechnungsprozess sparst du Zeit und minimierst das Risiko von menschlichen Fehlern. Einnahmen und Ausgaben behältst du so stets im Blick.

Modernes Online-Coaching & -Marketing

Mit OptiOffice kannst du deine Online-Präsenz stärken und vielfältige Online-Coaching und -Marketing Maßnahmen durchführen. So baust du den Kontakt zu deinen Kunden aus und gewinnst neue dazu.

Personalisierte Business App

Mit OptiOffice kannst du eine eigene Business App erstellen und damit deinen Kunden ein einzigartiges Benutzererlebnis bieten.

Flexibilität

Unsere Lösung ist online basiert und läuft auf allen Endgeräten – PC, Mac, Tablet oder Smartphone. So bist du immer flexibel und kannst jederzeit und überall auf deine Daten zugreifen.

Your own business app is ready to go in minutes

Everyone is talking about digitization. Go with the times and offer your customers the digital service. Inspire your customers or members with your own app.

  • The OptiOffice app offers you and your customers mobile freedom
  • Individual specifications for more flexibility
  • Simply specify what your customer can do with the app
  • Training tracking, scheduling, creating measurements and much more ...
  • If you wish, you can get your own app in the App Store

The most important functions at a glance!

OptiOffice takes your business further. Your daily work will be smarter.

Scheduling made easy!

Der wohl einfachste Kalender

Mithilfe des Kalenders von OptiOffice lassen sich Termine leichter verwalten und Dir bleibt mehr Zeit für die angenehmen Dinge des Lebens. Ein Klick in den Kalender, Kunde auswählen, fertig! Uns war wichtig, Termine machen muss schnell und einfach gehen.

Voller Terminkalender dank Online Terminbuchung

Kennst du das? Dein Team verbringt viel Zeit mit Terminverwaltung per Telefon oder E-Mail, anstatt sich um wertvollere Aufgaben im Studiobetrieb zu kümmern?

Das muss nicht sein! Lass deine Kunden auf deiner Homepage die Termine selber buchen. Die Integration ist kinderleicht. Gib deinen Kunden die Flexibilität sich Rund um die Uhr Termine zu buchen und erhöhe Deine Auslastung. Egal ob über die Homepage-Integration, Kundencenter oder die KundenApp.

  • Build a scheduler into your homepage
  • Customers can book appointments online themselves
  • More workload thanks to the waiting list function
Weniger Terminausfälle durch Benachrichtigungen
Die wohl effektivste Maßnahme gegen Terminausfälle ist eine automatische Terminbestätigung und eine Terminerinnerung. Indem Du Deine Kunden an den nächsten Termin erinnerst, senkst du die No-Shows um ganze 75%! Mit OptiOffice kannst Du gegen Terminausfälle was tun – ohne Aufwand und ganz automatisch per E-Mail oder SMS.
Automatische Abrechnung direkt aus dem Termin
Die Abrechnung erfolgt entweder beim Buchen des Termins oder nach dem Termin, über den TerminCheck.
By linking the services within the appointment type, OptiOffice can bill the service accordingly after the appointment check has been carried out.

Hat Dein Kunde ein entsprechendes Paket (z.b. 10er Karte) oder eine Mitgliedschaft, bei der diese Leistung enthalten ist, wird automatisch vom Kontingent eine Einheit abgezogen. Sollte der Kunde kein gültiges Kontingent haben, wird automatisch eine Rechnung erstellt.

Erstelle Dienstpläne für einen reibungslosen Ablauf
Organisiere und verwalten Deine Mitarbeiterinformationen aus einem zentralen Tool heraus. Plane Arbeitszeiten und behalte den Überblick durch den Personalplan in OptiOffice.

Die intelligente OPTIOffice Terminplanung sorgt nach dem schnellen Eintragen der Termine nicht nur optisch ansprechend für den optimalen Überblick. Mit dieser Anwendung erfolgt auch die automatische Abrechnung jedes absolvierten Termins. Sogar die Erstellung der Dienstpläne Deiner Mitarbeiter gelingt Dir mühelos..

Fully automatic invoice generation

Die vollautomatisierte Rechnungsstellung, die Dein perfekt geführter Terminkalender Dir ermöglicht, umfasst auch das Versenden der Rechnungen per E-Mail. Sowohl Rechnungs- als auch Mahnungsversand erfolgen mit nur einem Klick. Genauso schnell nutzt Du die Dir erteilten SEPA-Lastschriften, um Deine offenen Rechnungsbeträge einzuziehen.

  • Perfect overview of all invoices
  • Brilliant link with the OptiOffice calendar
  • One click is enough to generate an invoice
  • Automated invoicing & still flexible
  • Send invoices by email with one click
  • Simple dunning system with a flair!
  • One click to collect invoices with SEPA direct debit

Easily manage and support customers and members

Mit der Kundenverwaltung Software OPTIOffice hast Du die Daten Deiner Kunden stets aktuell im Blick. Kurse, Sonderangebote, Pakete, Termine, SEPA-Mandate und sogar Anfragen stehen Dir rund um die Uhr zur Verfügung. Schließlich haben Deine Kunden über das Kundencenter Zugang zu ihrem eigenen Datenbestand. Dieses Loginsystem ist auch für die raffinierte Kunden- & Trainer-App nutzbar. Kommunikation hat bei OPTIOffice für eine optimierte Betreuung Deiner Klienten oberste Priorität.

  • All data & facts about the customer in one central place
  • Manage packages & memberships
  • Simply collect membership fees with SEPA direct debit
  • Customer center with login system for customers
  • Customer & trainer app for even better support
  • Better sales through a simple lead system

Numbers & facts in perfection!

Alle Deine Zahlen und Daten, die für Dein Studio wichtig sind, zeigt Dir die Software zur Mitgliederverwaltung in einer Vielzahl von Darstellungen. Du erkennst anhand von Listen, Balkendiagrammen und Tortensymbolen den Stand Deiner wirtschaftlichen Aktivitäten. Mithilfe der täglichen Auswertung kannst Du frühzeitig Dein Engagement forcieren oder eine Neuausrichtung wählen.

  • Recognize strengths and weaknesses in your business
  • Receive a variety of clear reports
  • Find out early, what works and what doesn't
  • Improve your marketing
  • Gain new customers more easily

Check in / out with OptiOffice

Du behältst die Kontrolle über den Zugang Deiner Kunden zu Deinen Räumlichkeiten oder zu Deinem Online-Angebot, denn die Mitgliederverwaltungssoftware beinhaltet auch ein vielseitig einsetzbares Check In-/Out-System. Deine Kunden können sich am Kartenleser mit Magnetkarte und Chipkarte oder auch manuell mit einem Code anmelden. Oder Du wählst die kostensparende Alternative der App, für die Du nur ein QR-Lesegerät benötigst.

Cash in with the cash register system

Sogar den Verkauf von Merchandise-Artikeln wie Handtücher, Ratgeberbücher oder Getränke und Snacks organisierst Du günstig und einfach mit dem Kundenverwaltungsprogramm von OPTIOffice. Ein Bondrucker und eine Touchscreen-Kasse reichen aus, um Kunden die Zahlung in Bar, mit Karte oder auf Rechnung zu ermöglichen. Jeder Kasssenvorgang inklusive Gutschriften wird direkt gesetzlich korrekt im Kassenbuch erfasst. Du organisierst Dein Kassensystem mit minimal wenig Geräten und Aufwand, denn die Mitgliederverwaltung Software übernimmt alle wesentlichen Aufgaben.

  • Works with every receipt printer
  • Payment in cash, card, invoice or credit is possible
  • Direct connection with the cash book
  • Compliant with the law (TSE extension possible) > More information

Training planning has never been easier

Bei der Zusammenstellung von individuellen Trainingsplänen für Deine Kunden greifst Du bei OPTIOffice auf einen Katalog von über 800 Standardübungen zurück, die Du mit Deinen eigenen Geheimtipps kombinieren kannst. Jede Übung ist mit Erläuterungen und nachvollziehbaren Bildern in zahlreichen Layouts zum Ausdrucken im System integriert. Über eine Suchfunktion findest Du jederzeit mit einem Klick die für Deinen Kunden passenden Sequenzen, die Du mit der Funktion Drag&Drop inklusive der Angabe der Wiederholungen zusammenstellst. Die App sorgt auch beim Training mithilfe von Tracking und Dokumentation für den optimalen Erfolg Deiner Kunden.

  • Extensive exercise catalog with over 800 exercises
  • Integrate your own exercises super easily
  • Filter function facilitates exercise selection
  • All exercises with ready-made texts and pictures
  • Use different layouts for printing
  • Tracking and documentation of the training session with the app

Digitalisiere deinen Check-Up!

Die praktischen Check-Up-Listen der Mitgliederverwaltung Software OPTIOffice helfen Dir sowohl als Studioleiter und Therapeut als auch als Mitarbeiter im betrieblichen Gesundheitsmanagement. Der Nutzen der Standardformulare für die Anamnese, für Bewertungsbögen und für Tests, die Deine Kunden nach Absolvierung einer Trainingseinheit gerne mitmachen, ist auch für Deine Dokumentation sehr groß. Schließlich sorgt der vorformulierte Haftungsausschluss auf Deinem Anmeldebogen für Deine Sicherheit.
  • Just use ready-made questions or tests
  • Create your own questions and tests
  • Create anamnesis questionnaire as you need it
  • Easily save templates for reuse
  • CheckUp am Tablete mit dem Kunden durchgehen
  • Add a disclaimer, print it out and delight customers

Get to the nutrition plan with just a few clicks!

Für jeden Kunden einen eigenen perfekt zum Gesundheitszustand passenden Ernährungsplan zusammenzustellen, ist mit der Kundenverwaltung Software ganz leicht. Zahlreiche Rezepte und über 70.000 Lebensmittel stehen in der Datenbank zur Verfügung, um einen individuellen Plan für vollschlanke, für sehr dünne oder für gesundheitlich empfindliche Kunden zu erstellen. Jüngere Menschen benötigen mehr Kalorien als Senioren. Deine Kunden werden sich über den persönlichen Ernährungsplan mit exklusiven Rezepten nach ihrem Geschmack freuen.

  • Comprehensive recipe database
  • over 70.000 groceries
  • Easily create recipes yourself
  • Innovative nutrition planner

Your online business with OptiOffice

Als engagierter Trainer fokussierst Du immer auf die Bedürfnisse Deiner Kunden. Damit Du Deine Kunden und auch sie Dich jederzeit schnell erreichen kannst, hilft Dir die Software Mitgliederverwaltung OPTIOffice mit einer Vielzahl von Kommunikationswegen.

Stay in touch with your customers

Communication with your customers / members has never been more important than it is now. You can reach your customers with our newsletter function.

Online booking for your online streaming

Enter your link to your virtual training room in the appointments. Your customer books the appointment relaxed from home.

Password protected customer area

You can easily create a protected area on your website. Your customers log in there or in the app.

Sell 24 hours in your online shop

With your own online shop you can sell your services and products fully automatically around the clock.

Customer app for that special service

Offer your customers a customer app. Always be in the pocket of your customer and close at hand. Allow more flexibility and convenience.

Training support through training plans

Create professional training plans quickly. Your customers can train directly with the app and document the success of the training

Create video courses and run your own stream

Sell video courses through the shop. With automated billing and sending of the access data for your protected member area.

Online check-up for modern work

Let your customer take the anamnesis from the sofa. You can see the answers directly in the customer file. The disclaimer is also considered.

Personaltrainer die OptiOffice erfolgreich einsetzen

As the operator of a personal training lounge, the smooth process is the basis for professional work. After several software tests, OptiOffice was the best solution, which to this day offers me and my trainers optimal support in everyday work. It is easy and intuitive to use. Therefore, I can recommend the software unreservedly.

SEBASTIAN AUTHENRIETH

Inh. PT-Lounge Kornwestheim

As the owner of a personal training lounge, my time is very important to me. Therefore this app and the OptiOffice system are very helpful! Thanks to the optimal control of appointments and fast online appointment booking for my customers, it is worth gold for me. My customers think it's great, I invest my time in training or other organizational measures. Great support and quick response time. Top!

KONSTANTIN WIESNER

Inh. PT-Lounge Erding

With OptiOffice I brought a program into the studio that covers all areas. Creating training plans for EMS or personal training is totally easy, and the calendar and billing functions are also simple. Everything interlocks. I am happy to have chosen OptiOffice. There is always someone available for questions and suggestions.

ANNA WIEGMANN

Inh. Fitness Lounge

OptiOffice pays for itself!

Denn mit einer Stunde deiner Zeit kannst du so viel mehr erreichen! Durch die Nutzung von OptiOffice kannst du wöchentlich mindestens drei Stunden mehr einsparen.

  • unbeatable conditions to make work easier
  • stay flexible - OptiOffice can be canceled on a monthly basis
  • Always the latest version - updates are automatically free of charge
  • personal support via email, phone and Facebook group
  • extensive help area with many explanatory videos & FAQs
  • Help with the conceptual implementation
  • Support of the OptiOffice community

14 Tage lang testen – ganz ohne Risiko 

Die Zeitersparnis durch die Abwicklung aller Verwaltungsaufgaben durch die Kundenverwaltung Software OPTIOffice ermöglicht Dir neue Termine für neue Kunden. Daher amortisieren sich die Kosten für die intuitive Software Mitgliederverwaltung innerhalb sehr kurzer Zeit. Nach der Probezeit von 14 Tagen endet die Lizenz automatisch. Zudem hast Du dauerhaft eine Kündigungsfrist von nur einem Monat, damit Du immer flexibel bist. Nach Wunsch kannst Du weitere nach Maß auf Deine Bedürfnisse zugeschnittene Module wie den SMS-Service für die Terminerinnerung Deiner Kunden hinzubuchen.

You can expand your OptiOffice

With our additional modules you can expand the functional scope of OptiOffice and work in an even more versatile manner. OptiOffice can do even more and is customizable.

All prices are exclusive of statutory VAT.

Häufig gestellte Fragen

Mit der optimierten Präsentation Deines Angebots lädst Du Kunden zum Buchen von Streaming-Kursen an, nachdem sie ihren Anamnese-Bogen online ausgefüllt haben. Am PC auf Deiner Homepage und auf dem Tablet in der App nutzen Deine Kunden 24 Stunden lang an sieben Tagen in der Woche überall auf der Welt Deine Angebote vom Training bis zum Ernährungsplan. Schließlich kannst Du jede Deiner Leistungen mit nur einem Klick so exakt abrechnen, dass alle Daten bereits perfekt für den Steuerberater vorliegen.

Die Lizenz kosten nur eine geringe monatliche Gebühr bei einer kurzen Kündigungsfrist.

Im Helpdesk werden viele Fragen beantwortet. Zudem stehen die Mitarbeiter von OPTIOffice für Fragen auch bezüglich der Updates zur Verfügung.

Dein Steuerberater kann Deine Buchungen importieren.

OPTIOffice funktioniert auf allen Endgeräten.

Experts who use OptiOffice successfully

I am just excited. This program is everyday-friendly, very easy and yet so complex that all my expectations of a high-end solution have been exceeded. Thanks to OptiOffice, we have become even more professional and faster. I am also very sure that the price-performance ratio is absolutely unbeatable.

CHRIS BELL

SHENTISPORTS® Founder

As the head of a large training organization, it is particularly important to me that my participants concentrate on their core business (optimal customer service). OptiOffice offers the ideal support for this. Scheduling, billing tools, check-ups and even the creation of training plans ... what more could you want?

STEPHAN MÜLLER

Inhaber Gluckerkollege, PT-Lounge

With OptiOffice I have not only found a complete solution for my core business PREMIUM PERSONAL TRAINING ® and my associated administrative activities, but also a highly motivated team that responds to my wishes promptly and without complications. I can recommend the software to every personal trainer!

TIMO BARTEL

FA. Spielraum in Darmstadt

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