OPTIOffice
Vereinssoftware
Die organisierte Vereinsverwaltungssoftware – Einfach alles im Griff
Kunden- & Mitgliedermanagment, Trainingspläne, Ernährungspläne, Terminbuchung, Rechnungen, Online coaching & online marketing and much more….
Simply manage everything
Exactly what you want. Exactly what you need.
With OptiOffice you can do many things, that are not possible with other systems. It is a software that you can use to do anything for your business.
Für wen ist OptiOffice?
Die OptiOffice ist die perfekte Lösung für dich, wenn du als Personal Trainer, Studiobetreiber oder Therapeut tätig bist und zusätzlich Verantwortung in der Vereinsverwaltung trägst. Als Fitness- oder Gesundheitsprofis, die ihre Kunden- und Mitgliederverwaltung optimieren möchten, bietet unsere Software eine Vielzahl von Funktionen, um deine Prozesse zu vereinfachen und zu digitalisieren.
Du kannst deine Termine und Rechnungen zentral verwalten, deine Mitgliederdaten übersichtlich organisieren und hast die Möglichkeit, durch Online-Coaching und Online-Marketing dein Angebot zu erweitern und interessanter zu gestalten.
Mit der OptiOffice Vereinssoftware kannst du deine Vereinsarbeit professionell abwickeln und gemeinsam mit deinen Kollegen oder Mitgliedern deinem Interesse effizient und erfolgreich nachgehen.
Software für Vereine: Vereinsverwaltung leicht gemacht
OptiOffice ist Dein idealer Partner für eine effiziente und strukturierte Vereinsverwaltung. Unsere vereinsorientierte Software stellt Dir zahlreiche praktische Funktionen zur Verfügung, die die Verwaltung von Mitgliedern, Terminbuchungen sowie Rechnungs- und Online-Marketing-Aufgaben spielend leicht machen.
Du kannst Dich bequem zurücklehnen, während die Vereinsverwaltungssoftware Prozesse organisiert und automatisiert. Lange Tage der Tabellenkalkulation und zeitaufwändige Verwaltungsaufgaben gehören der Vergangenheit an.
Stattdessen kannst Du Dich auf eine benutzerfreundliche Oberfläche freuen, die auf den tatsächlichen Anforderungen und Bedürfnissen Deines Vereins abgestimmt ist. Auch in Sachen Online-Coaching bietet Dir OptiOffice erstklassige Unterstützung. Mit wenigen Klicks kannst Du Trainingspläne erstellen, Übungen visualisieren und Termine planen.
All Deine Management-Aufgaben sind somit komfortabel und übersichtlich unter einem Dach gebündelt. OptiOffice macht Vereinsverwaltung leicht und unterhaltsam!
One software - great benefit!
Reduce fluctuation
Keep an eye on your customers at all times. Offer OptiOffice as an additional service and thereby improve your customer loyalty.
Generate additional sales
Create professional training and nutrition plans. Sell online courses and increase your sales.
Accelerate growth
Focus on the essentials in your business. Don't waste time on unnecessary administrative tasks.
Improve your image
Professional appearance towards your customers. OptiOffice for printing, app or integration on your website.
All-in-one solution
Member management, SEPA direct debit, online calendar, app, bills, appointments, newsletters and much more ...
Online software
No download and no complex installation necessary! Just register and you can start right away.
Runs on all devices
PC, Mac, tablet or smartphone. OptiOffice is responsive and also supports you with a great app.
Price/performance
Intuitive software with lots of great features at an unbeatable, small and fair price.
Warum OptiOffice?
Wir verstehen die Herausforderungen, denen Sportvereine, Personaltrainer, Studiobetreiber und Therapeuten täglich gegenüberstehen. Deshalb haben wir OptiOffice entwickelt, um eure täglichen Abläufe einfacher, strukturierter und effizienter zu gestalten.
It's about how you can run your company with more ease,
professionalism and time savings.
OptiOffice turns tedious administration into an experience.
Wir arbeiten DSGVO konform!
Datensicherheit steht bei uns an erster Stelle! Die Sicherheit Deiner Daten wird bei uns genauso priorisiert wie die Benutzerfreundlichkeit unserer Software. Aber was bedeutet das konkret? Zunächst einmal hosten wir unsere Software ausschließlich auf Servern in Deutschland. Dadurch stellen wir sicher, dass die strengen deutschen Datenschutzrichtlinien eingehalten werden.
Des Weiteren ist OptiOffice genauso sicher wie Online-Banking. Deine Daten werden verschlüsselt übertragen, um einen maximalen Schutz vor unerlaubten Zugriffen zu gewährleisten. Durch diese Maßnahmen verhindern wir, dass Deine Daten in die falschen Hände geraten.
Wir sorgen zudem durch kontinuierliche und regelmäßige Updates dafür, dass die Sicherheitsstandards auf dem neuesten Stand sind. Somit sind Deine Daten nicht nur sicher, sondern auch vor zukünftigen Bedrohungen geschützt.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist das Thema Datenverlust. Sollte das System abstürzen oder ein anderes unerwartetes Ereignis eintreten, sind Deine Daten bei uns sicher. Wir führen regelmäßige Backups durch, sodass im Falle eines Falles eine komplette Wiederherstellung der Daten möglich ist.
Und um noch einen Schritt weiter zu gehen, vermeiden wir jedes unnötige Tracking von Daten. Wir erheben und verarbeiten nur die Daten, die unbedingt nötig sind, um unsere Dienstleistungen anbieten zu können. Durch diese Maßnahme stellen wir sicher, dass wir die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stets einhalten.
Bei OptiOffice stellen wir sicher, dass Deine Daten in sicheren Händen sind. Wir sind uns der Bedeutung von Datensicherheit bewusst und setzen alles daran, um die Daten unserer Nutzer zu schützen und die Einhaltung der Datenschutzstandards zu gewährleisten.
Decide for yourself where you want to work!
Endlich eine Lösung, die auf allen Endgeräten funktioniert – OptiOffice ist komplett responsive!
- Quick access to important information
- Manage your customers conveniently on the way
- Access to your notes at any time, no matter where you are
- Use the OptiOffice apps for more comfort
Auch für Verbände nutzbar!
Neben der Mitgliederverwaltung bietet unsere Software für Vereine zusätzlich auch spezialisierte Lösungen, die speziell für Verbände zugeschnitten sind. Sie bietet dir einen raschen und umfassenden Überblick über deine gesamten Organisationsprozesse.
Von der einfacheren Vereinsverwaltung, über spezifische Vereinsarbeit bis hin zur detaillierten Erstellung unterschiedlicher Organisationsstrukturen – mit OptiOffice hast du jederzeit die volle Kontrolle und den notwendigen Überblick.
Unsere umfassenden Funktionen erlauben dir, alle Aspekte deiner Verbandsarbeit vollständig abzudecken und somit eine optimale Organisation und Verwaltung zu erreichen.
Die richtige Software für deinen Verein
Bist du es satt, dass dein Verein immer wieder mit Listen und ineffizienter Verwaltungssoftware kämpfen muss? Oft fehlt es an den notwendigen Funktionen, und die vorhandenen Softwarelösungen bieten einfach keine adäquate Lösung für die Anforderungen und Bedürfnisse deines Vereins. Aber welche Anwendung ist die richtige, um dich bei den internen administrativen Aufgaben zu unterstützen?
Bei der Lösung dieser Herausforderungen stehen wir dir zur Seite. Unsere Software ist auf die speziellen Anforderungen und Bedürfnisse deines Vereins zugeschnitten. Sie deckt alle wichtigen Bereiche von der Mitgliederverwaltung bis zur Buchhaltung ab und besticht zudem durch ihr benutzerfreundliches Design, das es deinem Verein ermöglicht, stets den Überblick zu behalten.
Die spezifischen Ziele können je nach Verein variieren, aber eines ist allen gemeinsam: für deine Mitglieder ist es wesentlich, dass die Verwaltung deines Vereins optimal funktioniert. Auf diese Weise ist es dir und deinem Team möglich, auf einfache Weise zu arbeiten und professionelle Strukturen zu etablieren. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten miteinbezogen werden. Mit unserer langjährigen Erfahrung und den wichtigsten Funktionen stehen wir dir bei diesem Prozess zur Seite.
Im Folgenden geben wir dir einen Einblick in die zentralen Vorteile unserer Vereinsverwaltungssoftware:
Zeitsparende Kundenverwaltung
Mit der integrierten Kunden- & Mitgliedermanagement-Funktion hast du stets den perfekten Überblick über deine Kunden und Mitglieder. Verwaltungsaufgaben werden vereinfacht und du kannst mehr Zeit für das Training oder die individuelle Betreuung deiner Kunden aufwenden.
Leichte Terminbuchung
Die Buchung und Planung von Terminen war noch nie so einfach. Unsere intuitive Terminbuchungsfunktion ermöglicht deinen Kunden eine schnelle und unkomplizierte Buchung von Trainingseinheiten.
Automatisiertes Rechnungssystem
Durch den automatisierten Rechnungsprozess sparst du Zeit und minimierst das Risiko von menschlichen Fehlern. Einnahmen und Ausgaben behältst du so stets im Blick.
Modernes Online-Coaching & -Marketing
Mit OptiOffice kannst du deine Online-Präsenz stärken und vielfältige Online-Coaching und -Marketing Maßnahmen durchführen. So baust du den Kontakt zu deinen Kunden aus und gewinnst neue dazu.
Personalisierte Business App
Mit OptiOffice kannst du eine eigene Business App erstellen und damit deinen Kunden ein einzigartiges Benutzererlebnis bieten.
Flexibilität
Unsere Lösung ist online basiert und läuft auf allen Endgeräten – PC, Mac, Tablet oder Smartphone. So bist du immer flexibel und kannst jederzeit und überall auf deine Daten zugreifen.
Your own business app is ready to go in minutes
Everyone is talking about digitization. Go with the times and offer your customers the digital service. Inspire your customers or members with your own app.
- The OptiOffice app offers you and your customers mobile freedom
- Individual specifications for more flexibility
- Simply specify what your customer can do with the app
- Training tracking, scheduling, creating measurements and much more ...
- If you wish, you can get your own app in the App Store
The most important functions at a glance!
OptiOffice takes your business further. Your daily work will be smarter.
Scheduling made easy!
Der wohl einfachste Kalender
Mithilfe des Kalenders von OptiOffice lassen sich Termine leichter verwalten und Dir bleibt mehr Zeit für die angenehmen Dinge des Lebens. Ein Klick in den Kalender, Kunde auswählen, fertig! Uns war wichtig, Termine machen muss schnell und einfach gehen.
Voller Terminkalender dank Online Terminbuchung
Kennst du das? Dein Team verbringt viel Zeit mit Terminverwaltung per Telefon oder E-Mail, anstatt sich um wertvollere Aufgaben im Studiobetrieb zu kümmern?
Das muss nicht sein! Lass deine Kunden auf deiner Homepage die Termine selber buchen. Die Integration ist kinderleicht. Gib deinen Kunden die Flexibilität sich Rund um die Uhr Termine zu buchen und erhöhe Deine Auslastung. Egal ob über die Homepage-Integration, Kundencenter oder die KundenApp.
- Build a scheduler into your homepage
- Customers can book appointments online themselves
- More workload thanks to the waiting list function
Weniger Terminausfälle durch Benachrichtigungen
Automatische Abrechnung direkt aus dem Termin
By linking the services within the appointment type, OptiOffice can bill the service accordingly after the appointment check has been carried out.
Hat Dein Kunde ein entsprechendes Paket (z.b. 10er Karte) oder eine Mitgliedschaft, bei der diese Leistung enthalten ist, wird automatisch vom Kontingent eine Einheit abgezogen. Sollte der Kunde kein gültiges Kontingent haben, wird automatisch eine Rechnung erstellt.
Erstelle Dienstpläne für einen reibungslosen Ablauf
Es muss nicht immer kompliziert sein! In unserer Software für Sportvereine haben wir intuitive Funktionen für eine effiziente Terminverwaltung integriert.
Fully automatic invoice generation
Mit dem Softwareprogramm profitierst du von einer vollautomatisierten Rechnungserstellung, die dir wertvolle Zeit und Energie spart. Keine manuellen Fehler, kein wiederholtes Prüfen – deine Abrechnungsprozesse werden effizienter und stressfreier gestaltet.
- Perfect overview of all invoices
- Brilliant link with the OptiOffice calendar
- One click is enough to generate an invoice
- Automated invoicing & still flexible
- Send invoices by email with one click
- Simple dunning system with a flair!
- One click to collect invoices with SEPA direct debit
Vereinsmitglieder einfach verwalten und betreuen
- All data & facts about the customer in one central place
- Manage packages & memberships
- Simply collect membership fees with SEPA direct debit
- Customer center with login system for customers
- Customer & trainer app for even better support
- Better sales through a simple lead system
Numbers & facts in perfection!
- Recognize strengths and weaknesses in your business
- Receive a variety of clear reports
- Find out early, what works and what doesn't
- Improve your marketing
- Gain new customers more easily
Cash in with the cash register system
Mit dem Kassensystem kannst du beim Produktverkauf einfach und unkompliziert abkassieren. Mit der intuitiven Touchscreen-Kasse ist das Verkaufen ein Kinderspiel. Die Bedienung ist denkbar einfach.
Durch die Verbindung deines Bondruckers mit unserem System, erstellst du nicht nur Rechnungen im Handumdrehen, sondern behältst auch stets den perfekten Überblick über deine Umsätze.
- Works with every receipt printer
- Payment in cash, card, invoice or credit is possible
- Direct connection with the cash book
- Compliant with the law (TSE extension possible) > More information
Weitere wichtige Funktionen der Vereinssoftware
Wir haben dabei zahlreiche Features integriert, die deinen Verein in der Organisation und Verwaltung unterstützen können.
Das macht OptiOffice zu einer kompletten Lösung, die darüber hinaus vielfältig einsetzbar ist, beispielsweise auch für Personaltrainer, Fitnessstudios oder Therapeuten. Somit erweitert sich der Nutzen und zeigt auf, wie flexibel unsere Softwarelösung ist.
- schnelle und maßgeschneiderte Erstellung von Trainings- und Kursplänen
- individuelle Gestaltung von Ernährungsplänen
- Digitalisierung von Check-up´s
- Vereinfachung von Check In/Out-Prozessen
Your online business with OptiOffice
Wie du mittels Vereinsverwaltungssoftware in kürzester Zeit dein Leistungsangebot digital erweitern, deinen Umsatz steigern und Abläufe optimieren kannst. Nutze OptiOffice für deine Online-Betreuung!
Stay in touch with your customers
Communication with your customers / members has never been more important than it is now. You can reach your customers with our newsletter function.
Online booking for your online streaming
Enter your link to your virtual training room in the appointments. Your customer books the appointment relaxed from home.
Password protected customer area
You can easily create a protected area on your website. Your customers log in there or in the app.
Sell 24 hours in your online shop
With your own online shop you can sell your services and products fully automatically around the clock.
Customer app for that special service
Offer your customers a customer app. Always be in the pocket of your customer and close at hand. Allow more flexibility and convenience.
Training support through training plans
Create professional training plans quickly. Your customers can train directly with the app and document the success of the training
Create video courses and run your own stream
Sell video courses through the shop. With automated billing and sending of the access data for your protected member area.
Online check-up for modern work
Let your customer take the anamnesis from the sofa. You can see the answers directly in the customer file. The disclaimer is also considered.
Personaltrainer die OptiOffice erfolgreich einsetzen
As the operator of a personal training lounge, the smooth process is the basis for professional work. After several software tests, OptiOffice was the best solution, which to this day offers me and my trainers optimal support in everyday work. It is easy and intuitive to use. Therefore, I can recommend the software unreservedly.
As the owner of a personal training lounge, my time is very important to me. Therefore this app and the OptiOffice system are very helpful! Thanks to the optimal control of appointments and fast online appointment booking for my customers, it is worth gold for me. My customers think it's great, I invest my time in training or other organizational measures. Great support and quick response time. Top!
With OptiOffice I brought a program into the studio that covers all areas. Creating training plans for EMS or personal training is totally easy, and the calendar and billing functions are also simple. Everything interlocks. I am happy to have chosen OptiOffice. There is always someone available for questions and suggestions.
OptiOffice pays for itself!
Denn mit einer Stunde deiner Zeit kannst du so viel mehr erreichen! Durch die Nutzung von OptiOffice kannst du wöchentlich mindestens drei Stunden mehr einsparen.
OptiOffice basic license
(Einzelnutzer-Lizenz)- Customer & member management
- Direct debit via Sepa function
- Invoices, billing & cash register system
- Termine, Onlinebuchung & Warteliste
- Appointment confirmation, newsletter & SMS
- Resource & personnel planning
- Statistics, reporting & rights management
- Training planner, nutrition module & checkups
- Customer center, shop, course planner
- Online video courses
- Trainer and customer app
- unbeatable conditions to make work easier
- stay flexible - OptiOffice can be canceled on a monthly basis
- Always the latest version - updates are automatically free of charge
- personal support via email, phone and Facebook group
- extensive help area with many explanatory videos & FAQs
- Help with the conceptual implementation
- Support of the OptiOffice community
Kostenloser 14-tägiger Test – ohne Risiken
Lass uns dich einladen, unsere spezielle Vereinssoftware 14 Tage lang komplett kostenfrei und unverbindlich zu testen. Du nimmst dadurch überhaupt kein Risiko in Kauf. Es entstehen keinerlei Verpflichtungen für dich und wir stellen eine Lizenz ohne Kosten zur Verfügung. Entdecke, wie unsere Vereinssoftware dich in deinem Alltag unterstützen kann.
Überlegst du nach der Testphase, unsere Software nicht weiter zu verwenden? Keine Sorge! Es ist nicht nötig, eine Kündigung einzureichen. Mit OptiOffice genießt du Flexibilität und bist nicht an langfristige Verpflichtungen gebunden. Unser Ziel ist es, dich zu unterstützen und nicht „einzusperren“. Aus diesem Grund kannst du mit nur einem Monat Kündigungsfrist jederzeit aus dem Vertrag aussteigen. Nutze diese Gelegenheit und teste unsere Vereinsverwaltung Software 14 Tage lang völlig risikofrei!
You can expand your OptiOffice
With our additional modules you can expand the functional scope of OptiOffice and work in an even more versatile manner. OptiOffice can do even more and is customizable.
+ Other employees
can be booked individually- Calendar for employees
- Shift & personnel planning
- Set permissions
- Statistiken & Stundenzettel
+ SMS service
can be booked individually- SMS appointment confirmations
- SMS messages to customers
- SMS messages from appointments
- Individually adjustable
+ Automatischen Türöffner
can be booked individually- zuzüglich 10€/ pro Monat für Service
- Steuerungsmodul für Türöffner
- Steuerungssoftware
- Kontaktlosen Zutritt zu deinem Studio
+ Own app in the app store
can be booked individually- Plus 15 € / per month for service
- Own app for Android & IOS
- Programming included
- Updates and extensions included
+ TSE-Kassensystem
can be booked individually- Zuzüglich einmalige Aktivierung 37€
- Bar-Einnahmen gesetzeskonform und sicher verbuchen
- POS license including Cloud TSE
- Automatically sign receipts thanks to TSE implementation
- Payment in cash, card, invoice or credit is possible
+ Marketing Plus Erweiterung
can be booked individually- Kontaktformulare (Leads und Newsletterabonnenten direkt in OptiOffice einspielen)
- Webhook (Lass Kontakte aus anderen Tools in OptiOffice automatisch einspielen)
- Mail-Automation (E-Mail-Kampagnen aufsetzen, automatisierte FollowUps per E-Mail für Leads oder ein E-Mail Kundenbetreuungssystem aufbauen)
- Weitere E-Mail Designvorlagen
- Erweitertes Leadmanagement (Das erweiterte Leadmanagement lässt Lead-Nachverfolgung vereinfachen)
+ Therapist billing
can be booked individually- Diagnosis directory for invoices
- Fee for alternative practitioner billing (GebüH)
- Patient data in bills
- Billing for private health insurance
All prices are exclusive of statutory VAT.
Häufig gestellte Fragen
Läuft die Vereinsverwaltungssoftware auf allen Endgeräten?
Ja, OptiOffice ist eine Online-Software, die auf fast allen Endgeräten, wie PC, Mac, Tablet oder Smartphone, einwandfrei läuft. Dank des responsiven Designs passt sich die Darstellung der Software automatisch an das genutzte Endgerät an.
Was kostet die Nutzung der Softwarelösung?
Du kannst unsere Software für Vereine bereits für günstige 47€ im Monat nutzen. Zudem bieten wir eine kostenlose und unverbindliche Testphase von 14 Tagen an, in der du OptiOffice ohne Risiko ausprobieren kannst.
Wie steht es um die Datensicherheit bei OptiOffice?
Die Datensicherheit ist uns sehr wichtig. Deine Daten werden verschlüsselt übertragen und sind somit bestmöglich vor unerlaubten Zugriffen geschützt. Wir hosten unsere Server ausschließlich in Deutschland und halten uns streng an die deutschen Datenschutzrichtlinien.
Kann ich OptiOffice auch für andere Organisationstypen wie z.B. Verbände nutzen?
Ja, OptiOffice bietet auch spezielle Lösungen für andere Organisationstypen, wie z.B. Verbände. So können etwa Verbandsstrukturen oder -verwaltungstätigkeiten mithilfe unserer Software vollständig und effizient abgebildet werden.
Wie lange ist die Vertragslaufzeit?
Die Vertragslaufzeit für die Vereinsverwaltung Software ist flexibel gestaltet. Du bist nicht an lange Laufzeiten gebunden und kannst den Vertrag mit nur einem Monat Kündigungsfrist jederzeit beenden.
Was sind die Vorteile der Vereinssoftware?
Die Vereinssoftware von OptiOffice bietet zahlreiche Vorteile. Sie ermöglicht eine effiziente und zentrale Vereinsverwaltung, was insbesondere die Mitgliederverwaltung, Terminplanung und Rechnungserstellung erleichtert. Dank der Online-Coaching und Online-Marketing Funktionen kannst du dein Angebot erweitern und attraktiver gestalten. Ein weiterer Pluspunkt ist die hohe Flexibilität: Die Vereinssoftware ist online basiert und läuft auf allen Endgeräten. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche behältst du stets den Überblick und kannst deinen Verein erfolgreich und effizient führen. Zudem legt OptiOffice großen Wert auf Datensicherheit, deine Daten sind hier in sicheren Händen.
Experts who use OptiOffice successfully
I am just excited. This program is everyday-friendly, very easy and yet so complex that all my expectations of a high-end solution have been exceeded. Thanks to OptiOffice, we have become even more professional and faster. I am also very sure that the price-performance ratio is absolutely unbeatable.
As the head of a large training organization, it is particularly important to me that my participants concentrate on their core business (optimal customer service). OptiOffice offers the ideal support for this. Scheduling, billing tools, check-ups and even the creation of training plans ... what more could you want?
With OptiOffice I have not only found a complete solution for my core business PREMIUM PERSONAL TRAINING ® and my associated administrative activities, but also a highly motivated team that responds to my wishes promptly and without complications. I can recommend the software to every personal trainer!
Du wünschst dir eine persönliche Beratung?
Bei Fragen kannst du uns jederzeit kontaktieren. Egal ob du Hilfe beim Kundenmanagement, der Terminbuchung, Rechnungserstellung oder beim Online-Marketing benötigst, wir sind für dich da. Schreibe uns eine E-Mail oder nutze das Kontaktformular. Falls du ein persönliches Gespräch bevorzugst, rufe uns auch gerne an.
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