OPTIOffice

Kursverwaltungssoftware

Wachstum steigern und Prozesse optimieren: Mit der Kursverwaltungssoftware OptiOffice

Kunden- und Teilnehmerverwaltung, Erstellung von Lehrplänen, Terminplanung, Kursverwaltung, Abrechnung sowie Online-Marketing und viele weitere Dienstleistungen.

Simply manage everything

Exactly what you want. Exactly what you need.  

With OptiOffice you can do many things, that are not possible with other systems. It is a software that you can use to do anything for your business.

Seminarverwaltungs Software für maximale Effizienz

Eine einzige Software für die Kursverwaltung ermöglicht es Ausbildern, Lehrern, Trainern und anderen Verantwortlichen im Bildungsbereich, alle administrativen Aufgaben effizient zu erledigen. Anstatt Zeit mit verschiedenen, inkompatiblen Programmen zu verschwenden, bietet dir diese Software einen aktuellen Überblick über die aktiven und inaktiven Teilnehmer deiner Kurse und Seminare. So kannst Du sicherstellen, dass alle Rechnungen korrekt and rechtzeitig verschickt werden.

Frau arbeitet mit Laptop

One software - great benefit!

Reduce fluctuation

Keep an eye on your customers at all times. Offer OptiOffice as an additional service and thereby improve your customer loyalty.

Generate additional sales

Create professional training and nutrition plans. Sell online courses and increase your sales.

Accelerate growth

Focus on the essentials in your business. Don't waste time on unnecessary administrative tasks.

Improve your image

Professional appearance towards your customers. OptiOffice for printing, app or integration on your website.

All-in-one solution

Member management, SEPA direct debit, online calendar, app, bills, appointments, newsletters and much more ...

Online software

No download and no complex installation necessary! Just register and you can start right away. 

Runs on all devices

PC, Mac, tablet or smartphone. OptiOffice is responsive and also supports you with a great app.

Price/performance

Intuitive software with lots of great features at an unbeatable, small and fair price. 

Warum OptiOffice?

Wir verstehen die Herausforderungen, denen Personaltrainer, Studiobetreiber und Therapeuten täglich gegenüberstehen. Deshalb haben wir OptiOffice entwickelt, um eure täglichen Abläufe einfacher, strukturierter und effizienter zu gestalten.

It's about how you can run your company with more ease,
professionalism and time savings.

OptiOffice turns tedious administration into an experience.

Mehr Zeit für wichtigere Dinge im Leben mit der Kursverwaltung Software

Als engagierter Verantwortlicher im Bildungsbereich ist die Arbeit mit Deinen Schülern und Klienten Deine Leidenschaft. Durch die Nutzung der Software von OptiOffice kannst Du die zeitaufwendigen Aufgaben, wie Klientenverwaltung und Buchungsprozesse einschließlich SEPA-Lastschriftkontrolle, delegieren und somit mehr Raum für neue Costumer schaffen. Die Mitgliederverwaltung mit OptiOffice gibt dir die Kontrolle über Deinen Zeitplan zurück.

OptiOffice bietet jedoch weit mehr als eine benutzerfreundliche Seminarverwaltungssoftware. Diese fortschrittliche Kursverwaltungssoftware unterstützt dich nicht nur bei der effizienten Organisation Deiner Termine und Buchhaltung, sondern auch bei der Verwaltung Deiner Mitglieder sowie der Erstellung von Lehrplänen und für Deine Klienten.

Decide for yourself where you want to work!

Endlich eine Lösung, die auf allen Endgeräten funktioniert – OptiOffice ist komplett responsive!

  • Quick access to important information
  • Manage your customers conveniently on the way
  • Access to your notes at any time, no matter where you are
  • Use the OptiOffice apps for more comfort
Kursverwaltung Software

Mit der Seminarverwaltungssoftware schneller und innovativer arbeiten

Die OptiOffice Software für Kursanbieter überzeugt durch eine Vielzahl funktionaler Online-Anwendungen, die stets in aktualisierter Form zur Verfügung stehen.

Zeitsparende Kundenverwaltung

Mit der integrierten Kunden- & Mitgliedermanagement-Funktion hast du stets den perfekten Überblick über deine Kunden und Mitglieder. Verwaltungsaufgaben werden vereinfacht und du kannst mehr Zeit für das Training oder die individuelle Betreuung deiner Kunden aufwenden.

Leichte Terminbuchung

Die Buchung und Planung von Terminen war noch nie so einfach. Unsere intuitive Terminbuchungsfunktion ermöglicht deinen Kunden eine schnelle und unkomplizierte Buchung von Trainingseinheiten.

Automatisiertes Rechnungssystem

Durch den automatisierten Rechnungsprozess sparst du Zeit und minimierst das Risiko von menschlichen Fehlern. Einnahmen und Ausgaben behältst du so stets im Blick.

Modernes Online-Coaching & -Marketing

Mit OptiOffice kannst du deine Online-Präsenz stärken und vielfältige Online-Coaching und -Marketing Maßnahmen durchführen. So baust du den Kontakt zu deinen Kunden aus und gewinnst neue dazu.

Personalisierte Business App

Mit OptiOffice kannst du eine eigene Business App erstellen und damit deinen Kunden ein einzigartiges Benutzererlebnis bieten.

Flexibilität

Unsere Lösung ist online basiert und läuft auf allen Endgeräten – PC, Mac, Tablet oder Smartphone. So bist du immer flexibel und kannst jederzeit und überall auf deine Daten zugreifen.

Your own business app is ready to go in minutes

Everyone is talking about digitization. Go with the times and offer your customers the digital service. Inspire your customers or members with your own app.

  • The OptiOffice app offers you and your customers mobile freedom
  • Individual specifications for more flexibility
  • Simply specify what your customer can do with the app
  • Training tracking, scheduling, creating measurements and much more ...
  • If you wish, you can get your own app in the App Store

The most important functions at a glance!

OptiOffice takes your business further. Your daily work will be smarter.

Scheduling made easy!

Der wohl einfachste Kalender

Mithilfe des Kalenders von OptiOffice lassen sich Termine leichter verwalten und Dir bleibt mehr Zeit für die angenehmen Dinge des Lebens. Ein Klick in den Kalender, Kunde auswählen, fertig! Uns war wichtig, Termine machen muss schnell und einfach gehen.

Voller Terminkalender dank Online Terminbuchung

Kennst du das? Dein Team verbringt viel Zeit mit Terminverwaltung per Telefon oder E-Mail, anstatt sich um wertvollere Aufgaben im Studiobetrieb zu kümmern?

Das muss nicht sein! Lass deine Kunden auf deiner Homepage die Termine selber buchen. Die Integration ist kinderleicht. Gib deinen Kunden die Flexibilität sich Rund um die Uhr Termine zu buchen und erhöhe Deine Auslastung. Egal ob über die Homepage-Integration, Kundencenter oder die KundenApp.

  • Build a scheduler into your homepage
  • Customers can book appointments online themselves
  • More workload thanks to the waiting list function
Weniger Terminausfälle durch Benachrichtigungen
Die wohl effektivste Maßnahme gegen Terminausfälle ist eine automatische Terminbestätigung und eine Terminerinnerung. Indem Du Deine Kunden an den nächsten Termin erinnerst, senkst du die No-Shows um ganze 75%! Mit OptiOffice kannst Du gegen Terminausfälle was tun – ohne Aufwand und ganz automatisch per E-Mail oder SMS.
Automatische Abrechnung direkt aus dem Termin
Die Abrechnung erfolgt entweder beim Buchen des Termins oder nach dem Termin, über den TerminCheck.
By linking the services within the appointment type, OptiOffice can bill the service accordingly after the appointment check has been carried out.

Hat Dein Kunde ein entsprechendes Paket (z.b. 10er Karte) oder eine Mitgliedschaft, bei der diese Leistung enthalten ist, wird automatisch vom Kontingent eine Einheit abgezogen. Sollte der Kunde kein gültiges Kontingent haben, wird automatisch eine Rechnung erstellt.

Erstelle Dienstpläne für einen reibungslosen Ablauf
Organisiere und verwalten Deine Mitarbeiterinformationen aus einem zentralen Tool heraus. Plane Arbeitszeiten und behalte den Überblick durch den Personalplan in OptiOffice.

Dank unserer intuitiven Buchungsfunktion wird das Festlegen von Terminen zum Kinderspiel. Dies ermöglicht Deinen Klienten, ihre Kursstunde mit wenigen Klicks zu buchen, was den gesamten Planungsprozess für beide Seiten angenehmer und effizienter macht..

Fully automatic invoice generation

Mit der automatisierten Rechnungsstellung der Kursverwaltung Software von OpenOffice sparst Du nicht nur wertvolle Zeit, sondern reduzierst auch das Fehlerpotenzial erheblich. Dieses System sorgt für eine klare Übersicht über Einnahmen und Ausgaben und erleichtert die finanzielle Verwaltung deines Unternehmens.
Die Kursverwaltung Software ermöglicht es dir, alle wichtigen Kundendaten übersichtlich und aktuell zu verwalten. Du hast jederzeit Zugriff auf Informationen zu Kursen, Sonderaktionen, Angebotspaketen, Terminen, SEPA-Mandaten und Kundenanfragen. Über das Kundencenter können deine Kunden zudem eigenständig ihre Daten einsehen, was durch ein praktisches Login-System unterstützt wird. Dieses System lässt sich ebenfalls für die speziell entwickelte App für Kunden und Trainer nutzen, wodurch die Kommunikation und Betreuung deiner Klienten auf ein neues Niveau gehoben wird.

  • Perfect overview of all invoices
  • Brilliant link with the OptiOffice calendar
  • One click is enough to generate an invoice
  • Automated invoicing & still flexible
  • Send invoices by email with one click
  • Simple dunning system with a flair!
  • One click to collect invoices with SEPA direct debit

Easily manage and support customers and members

Mit der Kursverwaltung Software von OptiOffice kannst Du alle wichtigen Kundendaten übersichtlich und stets aktuell verwalten. Du erhältst jederzeit Zugang zu Informationen über Kurse, Seminare, Angebots-Pakete, Termine, SEPA-Mandate und Kundenanfragen. Darüber hinaus können Deine Klienten über das Kundencenter selbstständig auf ihre Daten zugreifen, unterstützt durch ein praktisches Login-System.

  • All data & facts about the customer in one central place
  • Manage packages & memberships
  • Simply collect membership fees with SEPA direct debit
  • Customer center with login system for customers
  • Customer & trainer app for even better support
  • Better sales through a simple lead system

Numbers & facts in perfection!

Die Kursverwaltungssoftware bietet dir einen umfassenden Überblick über alle relevanten Zahlen und Daten deiner Kurse und Seminare durch verschiedene Darstellungsformen. Durch Listen, Balkendiagramme und Tortendiagramme bekommst du einen klaren Einblick in deine wirtschaftlichen Unternehmungen und welche Kurse und Seminare sich besonders gut verkaufen. Die täglichen Analysen ermöglichen es dir, deine Tätigkeiten zu optimieren und bei Bedarf deine Strategien neu auszurichten.

  • Recognize strengths and weaknesses in your business
  • Receive a variety of clear reports
  • Find out early, what works and what doesn't
  • Improve your marketing
  • Gain new customers more easily

Check in / out with OptiOffice

Du hast die Möglichkeit, den Zugang Deiner Kunden zu Deinen physischen oder digitalen Kurs- und Seminar-Angeboten vollständig zu steuern. Dies wird durch die integrierte Mitgliederverwaltungssoftware ermöglicht, die ein flexibles Check-In-/Out-System bietet. Kunden haben die Option, sich über einen Kartenleser mittels Magnet- oder Chipkarte oder durch die Eingabe eines Codes manuell zu registrieren. Alternativ kannst Du Dich für die ökonomische Lösung entscheiden, indem Du eine App nutzt, die lediglich ein QR-Code-Lesegerät erfordert.

Cash in with the cash register system

Mit der Software für Kursanbieter von OptiOffice kannst Du den Verkauf von Begleitmaterialien zu deinen Kursen, wie zum Beispiel PDF-Büchern oder zusätzlichen Video-Lektionen effizient und kostengünstig abwickeln. Um Kunden die Bezahlung bar, mit Karte oder auf Rechnung anzubieten, genügen ein Bondrucker und eine Touchscreen-Kasse. Alle Kassenvorgänge, einschließlich Gutschriften, werden automatisch und gesetzeskonform im Kassenbuch verbucht. Dank der Software für Kursanbieter gestaltet sich die Organisation Deines Kassensystems mit minimalen Gerätschaften und geringem Aufwand, da sie die wichtigsten Funktionen übernimmt.

  • Works with every receipt printer
  • Payment in cash, card, invoice or credit is possible
  • Direct connection with the cash book
  • Compliant with the law (TSE extension possible) > More information

Kurs- und Seminarplanung war noch nie einfacher

In der Mitgliederverwaltung Software hast Du Zugriff auf eine breite Palette an standardisierten Lehrmodulen, die Du ideal mit Deinen speziellen Insider-Tipps ergänzen kannst. Zu jedem Modul gibt es umfassende Erläuterungen und verständliche Bilder, die sich in verschiedenen Layouts für Handouts ausdrucken lassen. Mit der intuitiven Suchfunktion findest Du blitzschnell die für Deine Teilnehmer maßgeschneiderten Lerninhalte, die Du mit der benutzerfreundlichen Drag&Drop-Funktion einschließlich der Festlegung von Lerneinheiten zusammenstellst. Die Plattform unterstützt zudem durch Tracking und Dokumentation den Lernerfolg Deiner Kursteilnehmer, um optimale Ergebnisse in der Weiterbildung zu sichern.

  • Extensive exercise catalog with over 800 exercises
  • Integrate your own exercises super easily
  • Filter function facilitates exercise selection
  • All exercises with ready-made texts and pictures
  • Use different layouts for printing
  • Tracking and documentation of the training session with the app

Digitalisiere deinen Check-Up!

Die praktischen Checklisten der Kursverwaltungssoftware von OptiOffice unterstützen Dich nicht nur als Kurs- und Seminarleiter, sondern auch als Mitarbeiter im Weiterbildungsbereich. Auch die standardisierten Evaluations- und Testformulare, die Deine Teilnehmenden nach Abschluss einer Lerneinheit gerne ausfüllen, sind für Deine Dokumentation von großer Bedeutung.
  • Just use ready-made questions or tests
  • Create your own questions and tests
  • Create anamnesis questionnaire as you need it
  • Easily save templates for reuse
  • CheckUp am Tablete mit dem Kunden durchgehen
  • Add a disclaimer, print it out and delight customers

Mit wenigen Klicks zum Lernplan!

TSE-Kasse
Mit der Kursverwaltungssoftware von OptiOffice lassen sich für jeden Teilnehmer maßgeschneiderte Kursinhalte und Seminare, die perfekt auf das Vorwissen des Kursteilnehmers abgestimmt sind, mühelos gestalten.

Your online business with OptiOffice

Als engagierter Kursleiter hast Du stets die Bedürfnisse Deiner Teilnehmer im Blick. Damit Du und Deine Teilnehmer jederzeit effizient kommunizieren können, unterstützt Dich die Kurs- und Seminarverwaltungssoftware OptiOffice mit vielfältigen Kommunikationsmöglichkeiten.

Stay in touch with your customers

Communication with your customers / members has never been more important than it is now. You can reach your customers with our newsletter function.

Online booking for your online streaming

Enter your link to your virtual training room in the appointments. Your customer books the appointment relaxed from home.

Password protected customer area

You can easily create a protected area on your website. Your customers log in there or in the app.

Sell 24 hours in your online shop

With your own online shop you can sell your services and products fully automatically around the clock.

Customer app for that special service

Offer your customers a customer app. Always be in the pocket of your customer and close at hand. Allow more flexibility and convenience.

Training support through training plans

Create professional training plans quickly. Your customers can train directly with the app and document the success of the training

Create video courses and run your own stream

Sell video courses through the shop. With automated billing and sending of the access data for your protected member area.

Online check-up for modern work

Let your customer take the anamnesis from the sofa. You can see the answers directly in the customer file. The disclaimer is also considered.

Personaltrainer die OptiOffice erfolgreich einsetzen

As the operator of a personal training lounge, the smooth process is the basis for professional work. After several software tests, OptiOffice was the best solution, which to this day offers me and my trainers optimal support in everyday work. It is easy and intuitive to use. Therefore, I can recommend the software unreservedly.

SEBASTIAN AUTHENRIETH

Inh. PT-Lounge Kornwestheim

As the owner of a personal training lounge, my time is very important to me. Therefore this app and the OptiOffice system are very helpful! Thanks to the optimal control of appointments and fast online appointment booking for my customers, it is worth gold for me. My customers think it's great, I invest my time in training or other organizational measures. Great support and quick response time. Top!

KONSTANTIN WIESNER

Inh. PT-Lounge Erding

With OptiOffice I brought a program into the studio that covers all areas. Creating training plans for EMS or personal training is totally easy, and the calendar and billing functions are also simple. Everything interlocks. I am happy to have chosen OptiOffice. There is always someone available for questions and suggestions.

ANNA WIEGMANN

Inh. Fitness Lounge

OptiOffice pays for itself!

Denn mit einer Stunde deiner Zeit kannst du so viel mehr erreichen! Durch die Nutzung von OptiOffice kannst du wöchentlich mindestens drei Stunden mehr einsparen.

  • unbeatable conditions to make work easier
  • stay flexible - OptiOffice can be canceled on a monthly basis
  • Always the latest version - updates are automatically free of charge
  • personal support via email, phone and Facebook group
  • extensive help area with many explanatory videos & FAQs
  • Help with the conceptual implementation
  • Support of the OptiOffice community

14 Tage lang testen – ganz ohne Risiko 

Die Effizienzsteigerung in der Kurs- und Seminarorganisation durch den Einsatz der Kundenverwaltungssoftware OptiOffice schafft mehr Zeit für neue Kursinhalte und Angebote. Die Investition in diese benutzerfreundliche Software zur Verwaltung von Kursen und Seminarteilnehmenden amortisiert sich in kürzester Zeit. Nach einer 14-tägigen Testphase endet die Lizenz automatisch und Du profitierst von einer jederzeitigen Kündigungsmöglichkeit mit nur einem Monat Kündigungsfrist. Auf Wunsch können individuell anpassbare Zusatzmodule, wie z.B. ein SMS-Service zur Erinnerung an anstehende Kurse oder Seminare, hinzugefügt werden.

You can expand your OptiOffice

With our additional modules you can expand the functional scope of OptiOffice and work in an even more versatile manner. OptiOffice can do even more and is customizable.

All prices are exclusive of statutory VAT.

Häufig gestellte Fragen

Das Kursverwaltungsprogramm von OptiOffice bietet eine Reihe von Schlüsselfunktionen, darunter eine intuitive Terminplanung, eine vollautomatische Rechnungsstellung, eine einfache Kunden- und Mitgliederverwaltung, eine umfassende Übersicht über Finanzen und Kursdaten, ein flexibles Check-In/Out-System für Kurse und Seminare, ein effizientes Kassensystem, eine einfache Kurs- und Seminarplanung sowie Werkzeuge zur Digitalisierung von Check-Ups und zur Erstellung individueller Lernpläne.

OptiOffice vereinfacht die Terminplanung durch eine intuitive Buchungsfunktion, die es den Kundinnen und Kunden ermöglicht, Kurse mit wenigen Klicks zu buchen. Dies verbessert den Planungsprozess für beide Seiten und erleichtert den Zugang zu Ihren Angeboten.

Ja, durch die vollautomatische Rechnungsstellung und die klare Übersicht über Einnahmen und Ausgaben unterstützt OptiOffice die Finanzverwaltung Ihres Unternehmens erheblich. Es reduziert das Fehlerpotenzial und spart wertvolle Zeit.

Ja, OptiOffice ermöglicht eine effiziente Verwaltung aller wichtigen Kundendaten, wobei Informationen zu Kursen, Terminen und Kundenanfragen stets übersichtlich und aktuell gehalten werden. Über ein Kundencenter können die Kundinnen und Kunden zudem selbstständig auf ihre Daten zugreifen.

Das Kursverwaltungsprogramm von OptiOffice erleichtert die Organisation von Kursen und Seminaren durch ein breites Angebot an standardisierten Lernmodulen, intuitive Such- und Drag&Drop-Funktionen für die Kursgestaltung sowie die Verfolgung und Dokumentation des Lernerfolgs. Dies ermöglicht eine effiziente Planung und Implementierung von Bildungsangeboten, die sich positiv auf den Lernerfolg der Teilnehmenden auswirkt.

Experts who use OptiOffice successfully

I am just excited. This program is everyday-friendly, very easy and yet so complex that all my expectations of a high-end solution have been exceeded. Thanks to OptiOffice, we have become even more professional and faster. I am also very sure that the price-performance ratio is absolutely unbeatable.

CHRIS BELL

SHENTISPORTS® Founder

As the head of a large training organization, it is particularly important to me that my participants concentrate on their core business (optimal customer service). OptiOffice offers the ideal support for this. Scheduling, billing tools, check-ups and even the creation of training plans ... what more could you want?

STEPHAN MÜLLER

Inhaber Gluckerkollege, PT-Lounge

With OptiOffice I have not only found a complete solution for my core business PREMIUM PERSONAL TRAINING ® and my associated administrative activities, but also a highly motivated team that responds to my wishes promptly and without complications. I can recommend the software to every personal trainer!

TIMO BARTEL

FA. Spielraum in Darmstadt

Du wünschst dir eine persönliche Beratung?

Du kannst dich jederzeit gerne an uns wenden – wir legen großen Wert darauf, deine Bedürfnisse und Ziele zu unterstützen. Unsere Fachleute sind bereit, all deine Fragen zu klären und dir zu zeigen, wie du mit dem Kursverwaltungsprogramm das Beste herausholen kannst.
Ob du nun technische Hilfe suchst oder mehr über die Funktionen und Anwendungsbereiche von OptiOffice erfahren möchtest, unser Team steht bereit, um dir individuell und mit Fokus auf deine Ziele zu helfen.

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Bist du bereit? Entdecke eine vielseitige Software zur Kursverwaltung!

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