OPTIOffice
Kursverwaltungssoftware
Wachstum steigern und Prozesse optimieren: Mit der Kursverwaltungssoftware OptiOffice
Einfach Alles Verwalten
Genau, was du willst. Exakt, was du brauchst.
Mit OptiOffice kannst du vieles, was mit anderen Systemen nicht möglich ist. Es ist eine Software, mit der du alles für dein Unternehmen erledigen kannst.
Seminarverwaltungs Software für maximale Effizienz
Eine einzige Software für die Kursverwaltung ermöglicht es Ausbildern, Lehrern, Trainern und anderen Verantwortlichen im Bildungsbereich, alle administrativen Aufgaben effizient zu erledigen. Anstatt Zeit mit verschiedenen, inkompatiblen Programmen zu verschwenden, bietet dir diese Software einen aktuellen Überblick über die aktiven und inaktiven Teilnehmer deiner Kurse und Seminare. So kannst Du sicherstellen, dass alle Rechnungen korrekt und rechtzeitig verschickt werden.
Eine Software – großer Nutzen!
Fluktuation senken
Behalte deine Kunden jederzeit im Blick. Biete OptiOffice als Zusatzservice an und verbessere dadurch deine Kundenbindung.
Zusatzumsatz generieren
Erstelle professionelle Trainings- und Ernährungspläne. Verkaufe Onlinekurse und steigere deinen Umsatz.
Wachstum beschleunigen
Konzentriere dich auf das wesentliche in deinem Business. Vergeude keine Zeit für unnötige Verwaltungsaufgaben.
Image verbessern
Professionelles Auftreten gegenüber deinen Kunden. OptiOffice zum Ausdrucken, App oder Einbindung auf deiner Webseite.
All-in-one-Lösung
Mitgliederverwaltung, SEPA-Lastschrift, Onlinekalender, App, Rechnungen, Termine, Newsletter und vieles mehr…
Online-Software
Kein Download und keine aufwändige Installation notwendig! Einfach anmelden und du kannst direkt loslegen.
Läuft auf allen Endgeräten
Ob PC, Mac, Tablet oder vom Smartphone. OptiOffice ist Responsive und unterstützt dich zudem mit einer tollen App.
Preis/Leistung
Eine intuitive Software mit vielen großartigen Funktionen zu einem unschlagbaren, kleinen und fairen Preis.
Warum OptiOffice?
Wir verstehen die Herausforderungen, denen Personaltrainer, Studiobetreiber und Therapeuten täglich gegenüberstehen. Deshalb haben wir OptiOffice entwickelt, um eure täglichen Abläufe einfacher, strukturierter und effizienter zu gestalten.
Es geht darum, wie du dein Unternehmen mit mehr Leichtigkeit, Professionalität und
Zeitersparnis führen kannst.
OptiOffice macht mühsame Verwaltung zum Erlebnis.
Mehr Zeit für wichtigere Dinge im Leben mit der Kursverwaltung Software
Als engagierter Verantwortlicher im Bildungsbereich ist die Arbeit mit Deinen Schülern und Klienten Deine Leidenschaft. Durch die Nutzung der Software von OptiOffice kannst Du die zeitaufwendigen Aufgaben, wie Klientenverwaltung und Buchungsprozesse einschließlich SEPA-Lastschriftkontrolle, delegieren und somit mehr Raum für neue Kunden schaffen. Die Mitgliederverwaltung mit OptiOffice gibt dir die Kontrolle über Deinen Zeitplan zurück.
OptiOffice bietet jedoch weit mehr als eine benutzerfreundliche Seminarverwaltungssoftware. Diese fortschrittliche Kursverwaltungssoftware unterstützt dich nicht nur bei der effizienten Organisation Deiner Termine und Buchhaltung, sondern auch bei der Verwaltung Deiner Mitglieder sowie der Erstellung von Lehrplänen und für Deine Klienten.
Entscheide selbst, wo Du arbeiten möchtest!
Endlich eine Lösung, die auf allen Endgeräten funktioniert – OptiOffice ist komplett responsive!
- Schneller Zugriff auf wichtige Informationen
- Verwalte Deine Kunden bequem von unterwegs
- Jederzeit Einsicht auf Deine Notizen egal, wo Du bist
- Nutze die OptiOffice Apps für mehr Komfort
Mit der Seminarverwaltungssoftware schneller und innovativer arbeiten
Die OptiOffice Software für Kursanbieter überzeugt durch eine Vielzahl funktionaler Online-Anwendungen, die stets in aktualisierter Form zur Verfügung stehen.
Zeitsparende Kundenverwaltung
Mit der integrierten Kunden- & Mitgliedermanagement-Funktion hast du stets den perfekten Überblick über deine Kunden und Mitglieder. Verwaltungsaufgaben werden vereinfacht und du kannst mehr Zeit für das Training oder die individuelle Betreuung deiner Kunden aufwenden.
Leichte Terminbuchung
Die Buchung und Planung von Terminen war noch nie so einfach. Unsere intuitive Terminbuchungsfunktion ermöglicht deinen Kunden eine schnelle und unkomplizierte Buchung von Trainingseinheiten.
Automatisiertes Rechnungssystem
Durch den automatisierten Rechnungsprozess sparst du Zeit und minimierst das Risiko von menschlichen Fehlern. Einnahmen und Ausgaben behältst du so stets im Blick.
Modernes Online-Coaching & -Marketing
Mit OptiOffice kannst du deine Online-Präsenz stärken und vielfältige Online-Coaching und -Marketing Maßnahmen durchführen. So baust du den Kontakt zu deinen Kunden aus und gewinnst neue dazu.
Personalisierte Business App
Mit OptiOffice kannst du eine eigene Business App erstellen und damit deinen Kunden ein einzigartiges Benutzererlebnis bieten.
Flexibilität
Unsere Lösung ist online basiert und läuft auf allen Endgeräten – PC, Mac, Tablet oder Smartphone. So bist du immer flexibel und kannst jederzeit und überall auf deine Daten zugreifen.
Eigene Business App in Minuten startklar
Digitalisierung ist in aller Munde. Geh auch du mit der Zeit und biete deinen Kunden den digitalen Service an. Begeistere deine Kunden oder Mitglieder mit deiner eigenen App.
- Die OptiOffice-App bietet dir und deinen Kunden die mobile Freiheit
- Individuelle Vorgaben für mehr Flexibilität
- Einfach festlegen was dein Kunde mit der App machen darf
- Trainingstracking, Terminvergabe, Messungen anlegen und vieles mehr…
- Auf Wunsch bekommst du deine eigene App im App Store
Die wichtigsten Funktionen im Überblick!
OptiOffice bringt dein Business weiter. Deine tägliche Arbeit wird smarter.
Terminplanung einfach gemacht!
Der wohl einfachste Kalender
Mithilfe des Kalenders von OptiOffice lassen sich Termine leichter verwalten und Dir bleibt mehr Zeit für die angenehmen Dinge des Lebens. Ein Klick in den Kalender, Kunde auswählen, fertig! Uns war wichtig, Termine machen muss schnell und einfach gehen.
Voller Terminkalender dank Online Terminbuchung
Kennst du das? Dein Team verbringt viel Zeit mit Terminverwaltung per Telefon oder E-Mail, anstatt sich um wertvollere Aufgaben im Studiobetrieb zu kümmern?
Das muss nicht sein! Lass deine Kunden auf deiner Homepage die Termine selber buchen. Die Integration ist kinderleicht. Gib deinen Kunden die Flexibilität sich Rund um die Uhr Termine zu buchen und erhöhe Deine Auslastung. Egal ob über die Homepage-Integration, Kundencenter oder die KundenApp.
- Terminplaner in Deine Homepage einbauen
- Kunden können selber Termine Online buchen
- Mehr Auslastung durch Wartelisten-Funktion
Weniger Terminausfälle durch Benachrichtigungen
Automatische Abrechnung direkt aus dem Termin
Durch die Verknüpfungen der Leistungen innerhalb der Terminart, kann OptiOffice nach ausführen des TerminChecks, die Leistung entsprechend abrechnen.
Hat Dein Kunde ein entsprechendes Paket (z.b. 10er Karte) oder eine Mitgliedschaft, bei der diese Leistung enthalten ist, wird automatisch vom Kontingent eine Einheit abgezogen. Sollte der Kunde kein gültiges Kontingent haben, wird automatisch eine Rechnung erstellt.
Erstelle Dienstpläne für einen reibungslosen Ablauf
Dank unserer intuitiven Buchungsfunktion wird das Festlegen von Terminen zum Kinderspiel. Dies ermöglicht Deinen Klienten, ihre Kursstunde mit wenigen Klicks zu buchen, was den gesamten Planungsprozess für beide Seiten angenehmer und effizienter macht..
Vollautomatisierte Rechnungserstellung
Die Kursverwaltung Software ermöglicht es dir, alle wichtigen Kundendaten übersichtlich und aktuell zu verwalten. Du hast jederzeit Zugriff auf Informationen zu Kursen, Sonderaktionen, Angebotspaketen, Terminen, SEPA-Mandaten und Kundenanfragen. Über das Kundencenter können deine Kunden zudem eigenständig ihre Daten einsehen, was durch ein praktisches Login-System unterstützt wird. Dieses System lässt sich ebenfalls für die speziell entwickelte App für Kunden und Trainer nutzen, wodurch die Kommunikation und Betreuung deiner Klienten auf ein neues Niveau gehoben wird.
- Perfekter Überblick über alle Rechnungen
- Brillante Verknüpfung mit dem OptiOffice Kalender
- Ein Klick reicht für die Rechnungserstellung
- Automatisierte Rechnungserstellung & trotzdem flexibel
- Rechnungen mit einem Klick per Mail versenden
- Einfaches Mahnsystem mit Pfiff!
- Ein Klick und Rechnungen mit SEPA-Lastschrift einziehen
Kunden- & Mitglieder einfach verwalten und betreuen
- Alle Daten & Fakten zum Kunden an einer zentralen Stelle
- Verwalte Pakete & Mitgliedschaften
- Mitgliedschaftsbeiträge einfach mit SEPA-Lastschrift einziehen
- Kundencenter mit Loginsystem für Kunden
- Kunden- & Trainer-App für noch bessere Betreuung
- Besserer Verkauf durch einfaches Leadsystem
Zahlen & Fakten in Perfektion!
- Erkenne Stärken & Schwächen in Deinem Business
- Erhalte eine Vielfalt übersichtlicher Auswertungen
- Erkenne frühzeitig, was funktioniert und was nicht
- Verbessere dein Marketing
- Gewinne leichter Neukunden
Check In-/Out mit OptiOffice
Du hast die Möglichkeit, den Zugang Deiner Kunden zu Deinen physischen oder digitalen Kurs- und Seminar-Angeboten vollständig zu steuern. Dies wird durch die integrierte Mitgliederverwaltungssoftware ermöglicht, die ein flexibles Check-In-/Out-System bietet. Kunden haben die Option, sich über einen Kartenleser mittels Magnet- oder Chipkarte oder durch die Eingabe eines Codes manuell zu registrieren. Alternativ kannst Du Dich für die ökonomische Lösung entscheiden, indem Du eine App nutzt, die lediglich ein QR-Code-Lesegerät erfordert.
Mit dem Kassensystem abkassieren
- Funktioniert mit jedem Bondrucker
- Zahlung in Bar, Karte, Rechnung oder Gutschrift möglich
- Direkte Verbindung mit dem Kassenbuch
- gesetzeskonform (TSE-Erweiterung möglich) > Mehr Infos
Kurs- und Seminarplanung war noch nie einfacher
- umfangreicher Übungskatalog mit über 800 Übungen
- Integriere Deine eigenen Übungen super einfach
- Filterfunktion erleichtert die Übungsauswahl
- Alle Übungen mit vorgefertigten Texten und Bildern
- Nutze unterschiedliche Layouts für den Ausdruck
- Tracking und Dokumentation der Trainingseinheit mit der App
Digitalisiere deinen Check-Up!
- Einfach vorgefertigte Fragen oder Tests verwenden
- Eigene Fragen und Tests erstellen
- Anamnese-Bögen erstellen, so wie Du es brauchst
- Ganz einfach Vorlagen für die Wiedernutzung speichern
- CheckUp am Tablete mit dem Kunden durchgehen
- Haftungsausschluss hinzufügen, ausdrucken und Kunden begeistern
Mit wenigen Klicks zum Lernplan!
Dein Online-Business mit OptiOffice
Als engagierter Kursleiter hast Du stets die Bedürfnisse Deiner Teilnehmer im Blick. Damit Du und Deine Teilnehmer jederzeit effizient kommunizieren können, unterstützt Dich die Kurs- und Seminarverwaltungssoftware OptiOffice mit vielfältigen Kommunikationsmöglichkeiten.
Bleib mit deinen Kunden in Kontakt
Die Kommunikation zu deinen Kunden / Mitglieder war noch nie so wichtig wie jetzt. Mit unserer Newsletter-Funktion erreichst du deine Kunden.
Onlinebuchung für dein Online Streaming
Hinterlege in den Terminen deinen Link zu deinem virtuellen Trainingsraum. Dein Kunde bucht den Termin entspannt von zuhause.
Passwort geschützter Kundenbereich
Ganz einfach kannst du auf deiner Webseite einen geschützt Bereich erstellen. Deine Kunden melden sich dort oder in der App an.
24 Stunden mit Deinem OnlineShop verkaufen
Mit deinem eigenen Online-Shop kannst du deine Dienstleistungen und Produkte rund um die Uhr vollautomatisiert verkaufen.
KundenApp für den besonderen Service
Biete Deinen Kunden eine KundenApp an. Sei immer in der Hosentasche beim Kunden und griffbereit. Ermögliche mehr Flexibilität und Komfort.
Trainingsbetreuung durch Trainingspläne
Erstelle schnell professionelle Trainingspläne. Deine Kunden können direkt mit der App trainieren und dokumentieren den Trainingserfolg
Videokurse erstellen und Dein eigenes Netflix anbieten
Verkaufe über den Shop Videokurse. Mit automatisierter Abrechnung und Versendung der Zugangsdaten für Deinen geschützten Mitgliederbereich.
Online-CheckUp für modernes Arbeiten
Lass die Anamnese Deinen Kunden vom Sofa aus machen. Die Antworten siehst Du direkt in der Kundenakte. Auch an den Haftungsausschluss ist gedacht.
Personaltrainer die OptiOffice erfolgreich einsetzen
Als Betreiber einer Personal Trainings Lounge ist der reibungslose Ablauf Grundlage für ein professionelles Arbeiten. Nach mehreren getesteten Software war OptiOffice die beste Lösung, die mir und meinen Trainern bis heute optimale Unterstützung im Arbeitsalltag bietet. Die Nutzung ist einfach und intuitiv. Daher kann ich die Software uneingeschränkt weiterempfehlen.
Als Inhaber einer Personal Training Lounge ist mir meine Zeit sehr wichtig. Daher ist diese App und das OptiOffice System sehr hilfreich! Durch die optimale Steuerung der Termine, schnelle Onlineterminbuchung für meine Kunden ist es für mich goldwert. Meine Kunden finden es super, ich investiere meine Zeit in Training oder andere organisatorische Maßnahmen. Super Betreuung und schnelle Reaktionszeit. Top!
Mit OptiOffice habe ich mir ein Programm ins Studio geholt, welches alle Bereiche abdeckt. Trainingsplanerstellung für EMS oder Personaltraining ist total easy, auch die Kalender- und Rechnungsfunktionen sind einfach gestaltet. Alles greift ineinander. Ich bin froh mich für OptiOffice entschieden zu haben. Bei Fragen und Anregungen steht immer jemand zur Verfügung.
OptiOffice bezahlt sich von allein!
Denn mit einer Stunde deiner Zeit kannst du so viel mehr erreichen! Durch die Nutzung von OptiOffice kannst du wöchentlich mindestens drei Stunden mehr einsparen.
OptiOffice Basis Lizenz
(Einzelnutzer-Lizenz)- Kunden- & Mitgliederverwaltung
- Lastschrifteinzug über Sepafunktion
- Rechnungen, Abrechnung & Kassensystem
- Termine, Onlinebuchung & Warteliste
- Terminbestätigung, Newsletter & SMS
- Ressourcen- & Personalplanung
- Statistiken, Reporting & Rechteverwaltung
- Trainingsplaner, Ernährungsmodul & CheckUps
- Kundencenter, Shop, Kursplaner
- Online-Videokurse
- Trainer- und KundenApp
- unschlagbare Konditionen für mehr Arbeitserleichterung
- bleib flexibel – OptiOffice ist monatlich kündbar
- immer aktuelle Version – automatisch kostenlos Updates
- persönlicher Support über E-Mail, Telefon und Facebook-Gruppe
- umfangreicher Hilfebereich mit vielen Erklärvideos & FAQ
- Hilfe bei der konzeptionellen Umsetzung
- Unterstützung der OptiOffice-Community
14 Tage lang testen – ganz ohne Risiko
Die Effizienzsteigerung in der Kurs- und Seminarorganisation durch den Einsatz der Kundenverwaltungssoftware OptiOffice schafft mehr Zeit für neue Kursinhalte und Angebote. Die Investition in diese benutzerfreundliche Software zur Verwaltung von Kursen und Seminarteilnehmenden amortisiert sich in kürzester Zeit. Nach einer 14-tägigen Testphase endet die Lizenz automatisch und Du profitierst von einer jederzeitigen Kündigungsmöglichkeit mit nur einem Monat Kündigungsfrist. Auf Wunsch können individuell anpassbare Zusatzmodule, wie z.B. ein SMS-Service zur Erinnerung an anstehende Kurse oder Seminare, hinzugefügt werden.
Dein OptiOffice kannst Du erweitern
Mit unseren Zusatzmodulen kannst Du den Funktionsumfang von OptiOffice erweitern und noch vielseitiger arbeiten. OptiOffice kann noch mehr und ist anpassbar.
+ Weiteren Mitarbeiter
individuell zubuchbar- Kalender für Mitarbeiter
- Schicht- & Personalplanung
- Berechtigungen festlegen
- Statistiken & Stundenzettel
+ SMS-Sevice
individuell zubuchbar- SMS – Terminbestätigungen
- SMS – Nachrichten an Kunden
- SMS – Nachrichten aus Terminen
- individuell Einstellbar
+ Automatischen Türöffner
individuell zubuchbar- zuzüglich 10€/ pro Monat für Service
- Steuerungsmodul für Türöffner
- Steuerungssoftware
- Kontaktlosen Zutritt zu deinem Studio
+ Eigene App im App-Store
individuell zubuchbar- zuzüglich 15€/ pro Monat für Service
- eigene App für Android & IOS
- Programmierung inklusive
- Updates und Erweiterungen inklusive
+ TSE-Kassensystem
individuell zubuchbar- Zuzüglich einmalige Aktivierung 37€
- Bar-Einnahmen gesetzeskonform und sicher verbuchen
- Kassenlizenz inkl. Cloud TSE
- Bons automatisch signieren dank TSE-Implementierung
- Zahlung in Bar, Karte, Rechnung oder Gutschrift möglich
+ Marketing Plus Erweiterung
individuell zubuchbar- Kontaktformulare (Leads und Newsletterabonnenten direkt in OptiOffice einspielen)
- Webhook (Lass Kontakte aus anderen Tools in OptiOffice automatisch einspielen)
- Mail-Automation (E-Mail-Kampagnen aufsetzen, automatisierte FollowUps per E-Mail für Leads oder ein E-Mail Kundenbetreuungssystem aufbauen)
- Weitere E-Mail Designvorlagen
- Erweitertes Leadmanagement (Das erweiterte Leadmanagement lässt Lead-Nachverfolgung vereinfachen)
+ Therapeuten Abrechnung
individuell zubuchbar- Diagnosenverzeichnis für Rechnungen
- GebüH für Heilpraktiker-Abrechnung
- Patienten Daten in Rechnungen
- Abrechnung für PKV
Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer.
Häufig gestellte Fragen
Was sind die Hauptfunktionen von OptiOffice?
Das Kursverwaltungsprogramm von OptiOffice bietet eine Reihe von Schlüsselfunktionen, darunter eine intuitive Terminplanung, eine vollautomatische Rechnungsstellung, eine einfache Kunden- und Mitgliederverwaltung, eine umfassende Übersicht über Finanzen und Kursdaten, ein flexibles Check-In/Out-System für Kurse und Seminare, ein effizientes Kassensystem, eine einfache Kurs- und Seminarplanung sowie Werkzeuge zur Digitalisierung von Check-Ups und zur Erstellung individueller Lernpläne.
Wie vereinfacht OptiOffice die Terminplanung?
OptiOffice vereinfacht die Terminplanung durch eine intuitive Buchungsfunktion, die es den Kundinnen und Kunden ermöglicht, Kurse mit wenigen Klicks zu buchen. Dies verbessert den Planungsprozess für beide Seiten und erleichtert den Zugang zu Ihren Angeboten.
Kann OptiOffice bei der finanziellen Verwaltung meiner Bildungseinrichtung helfen?
Ja, durch die vollautomatische Rechnungsstellung und die klare Übersicht über Einnahmen und Ausgaben unterstützt OptiOffice die Finanzverwaltung Ihres Unternehmens erheblich. Es reduziert das Fehlerpotenzial und spart wertvolle Zeit.
Bietet OptiOffice Funktionen für die Mitgliederverwaltung?
Ja, OptiOffice ermöglicht eine effiziente Verwaltung aller wichtigen Kundendaten, wobei Informationen zu Kursen, Terminen und Kundenanfragen stets übersichtlich und aktuell gehalten werden. Über ein Kundencenter können die Kundinnen und Kunden zudem selbstständig auf ihre Daten zugreifen.
Wie erleichtert OptiOffice die Organisation von Kursen und Seminaren?
Das Kursverwaltungsprogramm von OptiOffice erleichtert die Organisation von Kursen und Seminaren durch ein breites Angebot an standardisierten Lernmodulen, intuitive Such- und Drag&Drop-Funktionen für die Kursgestaltung sowie die Verfolgung und Dokumentation des Lernerfolgs. Dies ermöglicht eine effiziente Planung und Implementierung von Bildungsangeboten, die sich positiv auf den Lernerfolg der Teilnehmenden auswirkt.
Experten die OptiOffice erfolgreich einsetzen
Ich bin einfach begeistert. Dieses Programm ist alltagsfreundlich, kinderleicht und trotzdem so komplex, dass alle meine Erwartungen an eine High-End Lösung übertroffen wurden. Dank OptiOffice sind wir noch professioneller und schneller geworden. Weiter bin ich mir sehr sicher, dass das Preis-Leistungsverhältnis absolut unschlagbar ist.
Mir als Leiter einer großen Ausbildungsorganisation ist es besonders wichtig, dass meine Teilnehmer sich auf ihr Kerngeschäft (optimale Kundenberatung) konzentrieren. Dafür bietet OptiOffice die ideal Unterstützung. Terminplanung, Abrechnungstool, Check-Up und sogar Trainingsplanerstellung… was will man mehr?
Mit OptiOffice habe ich nicht nur eine Komplettlösung für mein Kerngeschäft PREMIUM PERSONAL TRAINING ® und meine damit verbunden administrativen Tätigkeiten gefunden, sondern auch ein hochmotiviertes Team, das auf meine Wünsche zeitnah und unkompliziert eingeht. Ich kann die Software jedem Personaltrainer empfehlen!
Du wünschst dir eine persönliche Beratung?
Du kannst dich jederzeit gerne an uns wenden – wir legen großen Wert darauf, deine Bedürfnisse und Ziele zu unterstützen. Unsere Fachleute sind bereit, all deine Fragen zu klären und dir zu zeigen, wie du mit dem Kursverwaltungsprogramm das Beste herausholen kannst.
Ob du nun technische Hilfe suchst oder mehr über die Funktionen und Anwendungsbereiche von OptiOffice erfahren möchtest, unser Team steht bereit, um dir individuell und mit Fokus auf deine Ziele zu helfen.
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