OPTIOffice
Yoga Studio Software
Kunden- & Mitgliedermanagment, Trainingspläne, Ernährungspläne, Terminbuchung, Rechnungen, Online coaching & online marketing and much more….
Simply manage everything
Exactly what you want. Exactly what you need.
With OptiOffice you can do many things, that are not possible with other systems. It is a software that you can use to do anything for your business.
Warum eine Yoga Studio Software wichtig ist
In der sich stetig wandelnden Welt des Yoga-Business ist es unabdingbar, stets flexibel und auf dem neuesten Stand zu bleiben. Zu den vielen Tools, die deinem Yoga-Studio zum Erfolg verhelfen können, gehört auch eine effiziente Yoga Studio Software.
Sie ist dein Ticket für ein einfacheres und effektiveres Management deines Studios, indem sie dir die unter anderem Verwaltung von Kunden und Mitgliedern, die Organisation von Terminen, die Abwicklung von Rechnungen und das Online-Coaching erleichtert.
OptiOffice: Dein Partner für eine effiziente Verwaltung
OptiOffice ist einer der führenden Anbieter von spezialisierten Softwarelösungen für Yoga Studios. Wir verstehen, welche Herausforderungen sich im täglichen Betrieb ergeben können und haben daher eine Software entwickelt, die genau auf diese Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Mit OptiOffice an deiner Seite kannst du deinen Fokus zurück auf das Wesentliche legen: Deine Passion für Yoga und deine Schüler.
One software - great benefit!
Reduce fluctuation
Keep an eye on your customers at all times. Offer OptiOffice as an additional service and thereby improve your customer loyalty.
Generate additional sales
Create professional training and nutrition plans. Sell online courses and increase your sales.
Accelerate growth
Focus on the essentials in your business. Don't waste time on unnecessary administrative tasks.
Improve your image
Professional appearance towards your customers. OptiOffice for printing, app or integration on your website.
All-in-one solution
Member management, SEPA direct debit, online calendar, app, bills, appointments, newsletters and much more ...
Online software
No download and no complex installation necessary! Just register and you can start right away.
Runs on all devices
PC, Mac, tablet or smartphone. OptiOffice is responsive and also supports you with a great app.
Price/performance
Intuitive software with lots of great features at an unbeatable, small and fair price.
Warum OptiOffice?
Wir verstehen die Herausforderungen, denen Personaltrainer, Studiobetreiber und Therapeuten täglich gegenüberstehen. Deshalb haben wir OptiOffice entwickelt, um eure täglichen Abläufe einfacher, strukturierter und effizienter zu gestalten.
It's about how you can run your company with more ease,
professionalism and time savings.
OptiOffice turns tedious administration into an experience.
Die All-in-One Lösung für Yoga Studios
Hast du es satt, mit unordentlichen Kundenlisten und chaotischen Terminplanungen umzugehen? Bist du es leid, dich mit komplizierten Rechnungsprozessen herumschlagen und ineffektive Online-Marketing-Strategien durchzuführen? Deine aktuellen Softwarelösungen bringen dich nicht weiter und du bist auf der Suche nach einer Alternative, die tatsächlich einen Unterschied macht?
Kennst du das Problem, wenn du aufwendige Trainings- und Ernährungspläne in Word oder Photoshop erstellen musst und hierfür mehrere Stunden investieren musst? Oder wenn du noch immer gewöhnliche Excel-Tabellen zur Rechnungslegung verwendest? Du siehst den Bedarf, diesen überholten und zeitaufwändigen Prozess zu automatisieren und mehr Zeit dafür zu haben, was dir wirklich wichtig ist?
Du kennst auch diese ständig aufreibenden Terminvereinbarungen per Telefon, WhatsApp oder E-Mails, die dir schlichtweg zu viel Zeit rauben? Und während du mobil unterwegs bist, im Park oder direkt beim Kunden, wünschst du dir einen bequemen Zugriff auf alle deine wichtigen Daten, unabhängig von Ort und Zeit?
OptiOffice hat seit seiner Gründung eine klare Mission: Die Bereitstellung von erstklassigen Softwarelösungen, die für alle Bereiche der Gesundheitsbranche verwendet werden. Jedes Studio ist einzigartig und hat seine eigenen spezifischen Bedürfnisse. Deshalb haben wir unsere Software mit vielen flexiblen Features gestaltet. Mit uns an deiner Seite hast du einen starken Partner, der dir hilft, dein Studio höchst effizient und erfolgreich zu führen.
Decide for yourself where you want to work!
Finally a software that works on all end devices - OptiOffice is completely responsive!
- Quick access to important information
- Manage your customers conveniently on the way
- Access to your notes at any time, no matter where you are
- Use the OptiOffice apps for more comfort
Die Vorteile der Yoga Studio Software
Es können vielfältige Herausforderungen entstehen, wenn ein Yoga Studio ohne effiziente Verwaltungstools betrieben wird. Die Verfolgung von Mitgliedschaften, Terminplanung und Buchhaltung kann schnell überwältigend werden und zu Fehlern führen.
Unsere Yoga Studio Software vereinfacht die täglichen Management-Herausforderungen. Alles ist in einem benutzerfreundlichen System organisiert, was sowohl Zeit als auch Kosten spart. Im Folgenden findest du einige der zentralen Vorteile:
Zeitsparende Kundenverwaltung
Mit der integrierten Kunden- & Mitgliedermanagement-Funktion hast du stets den perfekten Überblick über deine Kunden und Mitglieder. Verwaltungsaufgaben werden vereinfacht und du kannst mehr Zeit für das Training oder die individuelle Betreuung deiner Kunden aufwenden.
Leichte Terminbuchung
Die Buchung und Planung von Terminen war noch nie so einfach. Unsere intuitive Terminbuchungsfunktion ermöglicht deinen Kunden eine schnelle und unkomplizierte Buchung von Trainingseinheiten.
Automatisiertes Rechnungssystem
Durch den automatisierten Rechnungsprozess sparst du Zeit und minimierst das Risiko von menschlichen Fehlern. Einnahmen und Ausgaben behältst du so stets im Blick.
Modernes Online-Coaching & -Marketing
Mit unserer Software kannst du deine Online-Präsenz stärken und vielfältige Online-Coaching und -Marketing Maßnahmen durchführen. So baust du den Kontakt zu deinen Kunden aus und gewinnst neue dazu.
Personalisierte Business App
Mit OptiOffice kannst du eine eigene Business App erstellen und damit deinen Kunden ein einzigartiges Benutzererlebnis bieten.
Flexibilität
Unsere Software ist online basiert und läuft auf allen Endgeräten – PC, Mac, Tablet oder Smartphone. So bist du immer flexibel und kannst jederzeit und überall auf deine Daten zugreifen.
Your own business app is ready to go in minutes
Everyone is talking about digitization. Go with the times and offer your customers the digital service. Inspire your customers or members with your own app.
- The OptiOffice app offers you and your customers mobile freedom
- Individual specifications for more flexibility
- Simply specify what your customer can do with the app
- Training tracking, scheduling, creating measurements and much more ...
- If you wish, you can get your own app in the App Store
The most important functions at a glance!
OptiOffice takes your business further. Your daily work will be smarter.
Scheduling made easy!
Der wohl einfachste Kalender
Mithilfe des Kalenders von OptiOffice lassen sich Termine leichter verwalten und Dir bleibt mehr Zeit für die angenehmen Dinge des Lebens. Ein Klick in den Kalender, Kunde auswählen, fertig! Uns war wichtig, Termine machen muss schnell und einfach gehen.
Voller Terminkalender dank Online Terminbuchung
Kennst du das? Dein Team verbringt viel Zeit mit Terminverwaltung per Telefon oder E-Mail, anstatt sich um wertvollere Aufgaben im Studiobetrieb zu kümmern?
Das muss nicht sein! Lass deine Kunden auf deiner Homepage die Termine selber buchen. Die Integration ist kinderleicht. Gib deinen Kunden die Flexibilität sich Rund um die Uhr Termine zu buchen und erhöhe Deine Auslastung. Egal ob über die Homepage-Integration, Kundencenter oder die KundenApp.
- Build a scheduler into your homepage
- Customers can book appointments online themselves
- More workload thanks to the waiting list function
Weniger Terminausfälle durch Benachrichtigungen
Automatische Abrechnung direkt aus dem Termin
By linking the services within the appointment type, OptiOffice can bill the service accordingly after the appointment check has been carried out.
Hat Dein Kunde ein entsprechendes Paket (z.b. 10er Karte) oder eine Mitgliedschaft, bei der diese Leistung enthalten ist, wird automatisch vom Kontingent eine Einheit abgezogen. Sollte der Kunde kein gültiges Kontingent haben, wird automatisch eine Rechnung erstellt.
Erstelle Dienstpläne für einen reibungslosen Ablauf
Es muss nicht kompliziert sein! In unserer Yoga Studio Software haben wir die besten Features für eine effiziente Terminplanung gebündelt.
Fully automatic invoice generation
Als Inhaber eines Yoga-Studios weißt du bestimmt, wie mühsam die Rechnungsstellung sein kann und wie oft diese Aufgabe verschoben wird. Mit der speziellen Lösung von OptiOffice ist dieser Aufwand jedoch Geschichte!
- Perfect overview of all invoices
- Brilliant link with the OptiOffice calendar
- One click is enough to generate an invoice
- Automated invoicing & still flexible
- Send invoices by email with one click
- Simple dunning system with a flair!
- One click to collect invoices with SEPA direct debit
Easily manage and support customers and members
- All data & facts about the customer in one central place
- Manage packages & memberships
- Simply collect membership fees with SEPA direct debit
- Customer center with login system for customers
- Customer & trainer app for even better support
- Better sales through a simple lead system
Numbers & facts in perfection!
- Recognize strengths and weaknesses in your business
- Receive a variety of clear reports
- Find out early, what works and what doesn't
- Improve your marketing
- Gain new customers more easily
Check in / out with OptiOffice
Mit der Yoga Studio Anwendung OptiOffice wird der Check-In-/Out-Vorgang zum reinen Vergnügen. Deine Teilnehmer können mühelos mit ihrer Mitgliedskarte einchecken.
OptiOffice bietet dabei maximale Flexibilität und unterstützt diverse Kartenformate. Egal ob Magnetkarten, Chipkarten, Transpondersysteme oder einfach die manuelle Eingabe – du wählst, was am besten zu deinem Studio passt.
Check-in very easily via the OptiOffice app!
Aber es gibt noch weitere Vereinfachungen: Dank der OptiOffice-App können deine Teilnehmer ihren Check-In per Klick in der App auf ihrem Smartphone durchführen. Ein einziges QR-Lesegerät wird hierfür von der App verlangt – eine bedeutende Kostenersparnis, da teure Check-In-Karten der Vergangenheit angehören.
Die Yoga Studio Lösung OptiOffice nimmt dir Arbeit ab und sorgt für den maximalen Komfort für dich und deine Teilnehmer.
Cash in with the cash register system
OptiOffice macht den Verkauf deiner Produkte zu einem einfachen und effizienten Prozess.
Unsere Software ist mit jedem Bondrucker kompatibel und ermöglicht Zahlungen in Bar, mit Karte, per Rechnung oder Gutschrift. Unsere Lösung ist direkt mit dem Kassenbuch verbunden und gesetzeskonform, wobei eine Erweiterung auf die TSE möglich ist. Nutze die Vorteile unserer Anwendung und mach dein Geschäft zukunftssicher.
- Works with every receipt printer
- Payment in cash, card, invoice or credit is possible
- Direct connection with the cash book
- Compliant with the law (TSE extension possible) > More information
Training planning has never been easier
Biete deinen Kunden ein unvergleichliches Erlebnis mit unserer Anwendung. Sie werden von den individuell angepassten Trainingsplänen, die du mit Hilfe unserer Applikation professionell erstellst, begeistert sein.
- Extensive exercise catalog with over 800 exercises
- Integrate your own exercises super easily
- Filter function facilitates exercise selection
- All exercises with ready-made texts and pictures
- Use different layouts for printing
- Tracking and documentation of the training session with the app
Die Zeiten, in denen du stundenlang passende Übungen für deine Kunden zusammenstellen musstest, sind vorbei. Bei uns findest du mit wenigen Klicks die richtigen Übungen, die du per Drag & Drop einfach in den Trainingsplan deines Kunden integrierst.
Lege Wiederholungen und Sätze fest und schon ist der Trainingsplan fertig. Deine Kunden können diesen dann bequem über eine App abrufen oder ausdrucken.
Digitalisiere deinen Check-Up!
Mit der Yoga Studio Software kann das Erstellen von Anamnesebogen für ein Erstgespräch kinderleicht gestaltet werden.
Dadurch verwandelst du das Einführungsgespräch in ein besonderes Erlebnis! Profitiere von den vorprogrammierten Fragen und Tests. Du kannst aber auch einen persönlichen Stil einbringen, indem du deine eigenen CheckUps kreierst. Bei allem bietet diese Anwendung die absolute Flexibilität, um die Formulare nach deinem Geschmack und Bedarf zu entwerfen.
- Just use ready-made questions or tests
- Create your own questions and tests
- Create anamnesis questionnaire as you need it
- Easily save templates for reuse
- CheckUp am Tablete mit dem Kunden durchgehen
- Add a disclaimer, print it out and delight customers
Get to the nutrition plan with just a few clicks!
- Comprehensive recipe database
- over 70.000 groceries
- Easily create recipes yourself
- Innovative nutrition planner
Your online business with OptiOffice
Die hochmoderne Software ist mehr als nur ein Programm – es ist dein Ticket zu gesteigerten Einnahmen und effizienten, automatisierten Prozessen. Mit OptiOffice kannst du problemlos eine Online-Betreuung für deine Kunden anbieten und somit dein Angebotsspektrum erweitern.
Stay in touch with your customers
Communication with your customers / members has never been more important than it is now. You can reach your customers with our newsletter function.
Online booking for your online streaming
Enter your link to your virtual training room in the appointments. Your customer books the appointment relaxed from home.
Password protected customer area
You can easily create a protected area on your website. Your customers log in there or in the app.
Sell 24 hours in your online shop
With your own online shop you can sell your services and products fully automatically around the clock.
Customer app for that special service
Offer your customers a customer app. Always be in the pocket of your customer and close at hand. Allow more flexibility and convenience.
Training support through training plans
Create professional training plans quickly. Your customers can train directly with the app and document the success of the training
Create video courses and run your own stream
Sell video courses through the shop. With automated billing and sending of the access data for your protected member area.
Online check-up for modern work
Let your customer take the anamnesis from the sofa. You can see the answers directly in the customer file. The disclaimer is also considered.
Personaltrainer die OptiOffice erfolgreich einsetzen
As the operator of a personal training lounge, the smooth process is the basis for professional work. After several software tests, OptiOffice was the best solution, which to this day offers me and my trainers optimal support in everyday work. It is easy and intuitive to use. Therefore, I can recommend the software unreservedly.
As the owner of a personal training lounge, my time is very important to me. Therefore this app and the OptiOffice system are very helpful! Thanks to the optimal control of appointments and fast online appointment booking for my customers, it is worth gold for me. My customers think it's great, I invest my time in training or other organizational measures. Great support and quick response time. Top!
With OptiOffice I brought a program into the studio that covers all areas. Creating training plans for EMS or personal training is totally easy, and the calendar and billing functions are also simple. Everything interlocks. I am happy to have chosen OptiOffice. There is always someone available for questions and suggestions.
OptiOffice pays for itself!
Because an hour of your time is worth a lot more! And with OptiOffice you gain significantly more than three hours per week.
OptiOffice basic license
(Einzelnutzer-Lizenz)- Customer & member management
- Direct debit via Sepa function
- Invoices, billing & cash register system
- Termine, Onlinebuchung & Warteliste
- Appointment confirmation, newsletter & SMS
- Resource & personnel planning
- Statistics, reporting & rights management
- Training planner, nutrition module & checkups
- Customer center, shop, course planner
- Online video courses
- Trainer and customer app
- unbeatable conditions to make work easier
- stay flexible - OptiOffice can be canceled on a monthly basis
- Always the latest version - updates are automatically free of charge
- personal support via email, phone and Facebook group
- extensive help area with many explanatory videos & FAQs
- Help with the conceptual implementation
- Support of the OptiOffice community
Teste unsere Software 14 Tage lang ganz ohne Risiko
Unsere Softwarelösung steht dir 14 Tage lang völlig kostenlos und ohne jegliches Risiko zur Verfügung. Du gehst dabei keine Verpflichtungen ein und es fallen auch keinerlei Gebühren an. Solltest du dich entscheiden, das Programm nicht weiter nutzen zu wollen, musst du auch nicht explizit kündigen.
Mit OptiOffice bist du zudem nicht an einen langfristigen Vertrag gebunden. Es steht dir frei – sofern du es möchtest – mit einer einmonatigen Kündigungsfrist aus dem Vertrag auszusteigen.
You can expand your OptiOffice
With our additional modules you can expand the functional scope of OptiOffice and work in an even more versatile manner. OptiOffice can do even more and is customizable.
+ Other employees
can be booked individually- Calendar for employees
- Shift & personnel planning
- Set permissions
- Statistiken & Stundenzettel
+ SMS service
can be booked individually- SMS appointment confirmations
- SMS messages to customers
- SMS messages from appointments
- Individually adjustable
+ Automatischen Türöffner
can be booked individually- zuzüglich 10€/ pro Monat für Service
- Steuerungsmodul für Türöffner
- Steuerungssoftware
- Kontaktlosen Zutritt zu deinem Studio
+ Own app in the app store
can be booked individually- Plus 15 € / per month for service
- Own app for Android & IOS
- Programming included
- Updates and extensions included
+ TSE-Kassensystem
can be booked individually- Zuzüglich einmalige Aktivierung 37€
- Bar-Einnahmen gesetzeskonform und sicher verbuchen
- POS license including Cloud TSE
- Automatically sign receipts thanks to TSE implementation
- Payment in cash, card, invoice or credit is possible
+ Marketing Plus Erweiterung
can be booked individually- Kontaktformulare (Leads und Newsletterabonnenten direkt in OptiOffice einspielen)
- Webhook (Lass Kontakte aus anderen Tools in OptiOffice automatisch einspielen)
- Mail-Automation (E-Mail-Kampagnen aufsetzen, automatisierte FollowUps per E-Mail für Leads oder ein E-Mail Kundenbetreuungssystem aufbauen)
- Weitere E-Mail Designvorlagen
- Erweitertes Leadmanagement (Das erweiterte Leadmanagement lässt Lead-Nachverfolgung vereinfachen)
+ Therapist billing
can be booked individually- Diagnosis directory for invoices
- Fee for alternative practitioner billing (GebüH)
- Patient data in bills
- Billing for private health insurance
All prices are exclusive of statutory VAT.
Häufig gestellte Fragen
Warum sollte ich eine spezielle Yoga Studio Software für mein Studio nutzen?
Eine spezielle Softwarelösung wurde speziell entwickelt, um die einzigartigen Herausforderungen und Bedürfnisse eines Yoga Studios zu erfüllen. Es können Themen wie Kunden- und Mitgliedermanagement, Terminplanung, Rechnungsstellung, Online-Coaching und Online-Marketing auf einer einzigen Plattform zentral gesteuert werden. Damit kannst du deinen Fokus mehr auf das Wesentliche legen.
Sind Updates in der monatlichen Gebühr von OptiOffice enthalten?
Ja, in der monatlichen Gebühr sind automatische Updates enthalten, die dafür sorgen, dass die Software stets auf dem neuesten Stand bleibt. So profitierst du ständig von neuen Funktionen und Verbesserungen, ohne dafür zusätzlich zahlen zu müssen.
Kann ich meine eigenen Übungen in den Trainingsplan einfügen?
Ja, mit der Funktion zur Trainingsplanung kannst du ganz einfach deine eigenen Übungen in den Katalog integrieren und diese für die individuellen Fitnesspläne deiner Kunden verwenden.
Wie viel kostet die Nutzung von OptiOffice?
Wir bieten OptiOffice zu einem unschlagbaren Preis-Leistungs-Verhältnis an. Für bereits 69 € pro Monat bekommst du einen umfassenden Funktionsumfang, inklusive Kundenverwaltung, Terminplanung, Rechnungsstellung und noch vieles mehr.
Kann man OptiOffice vorher testen?
Wir bieten dir die Option, OptiOffice 14 Tage lang völlig kostenlos und ohne jegliches Risiko auszuprobieren. Du gehst dabei keine Verpflichtungen ein und es fallen auch keinerlei Gebühren an. Sobald die Testphase abgelaufen ist, endet das Testabo automatisch.
Ist die Software einfach zu bedienen?
Ja, OptiOffice wurde entwickelt, um die Bedürfnisse von Yoga Studio Betreibern so einfach wie möglich zu erfüllen. Die Funktionen sind intuitiv und benutzerfreundlich, sodass du ohne komplizierte IT-Kenntnisse loslegen kannst. Darüber hinaus bieten wir umfassenden Support und viele hilfreiche Erklärvideos.
Experts who use OptiOffice successfully
I am just excited. This program is everyday-friendly, very easy and yet so complex that all my expectations of a high-end solution have been exceeded. Thanks to OptiOffice, we have become even more professional and faster. I am also very sure that the price-performance ratio is absolutely unbeatable.
As the head of a large training organization, it is particularly important to me that my participants concentrate on their core business (optimal customer service). OptiOffice offers the ideal support for this. Scheduling, billing tools, check-ups and even the creation of training plans ... what more could you want?
With OptiOffice I have not only found a complete solution for my core business PREMIUM PERSONAL TRAINING ® and my associated administrative activities, but also a highly motivated team that responds to my wishes promptly and without complications. I can recommend the software to every personal trainer!
Du wünschst dir eine persönliche Beratung?
Wenn du eine persönliche Beratung wünschst, stehen wir dir jederzeit zur Seite – deine Anforderungen und Ziele sind uns sehr wichtig. Unsere Experten sind bereit, all deine Fragen zu klären und die Vorteile von OptiOffice zu demonstrieren.
Unabhängig davon, ob du Hilfestellungen zur Technik brauchst oder ob du mehr über die Funktionalitäten und Anwendungsmöglichkeiten erfahren möchtest, wir sind bereit dir individuell und zielgerichtet weiterzuhelfen.
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